Workflow e processi aziendali

Un numero sempre maggiore di aziende decidono di prendere parte ad una digitalizzazione d’impresa, fenomeno che può avvenire attraverso lo Smart Working. I processi aziendali vengono automatizzati e compiuti da sistemi IT, mentre il flusso del lavoro o Workflow Management è appannaggio dell’uomo. Tale gestione richiede l’impiego di software per mantenere la testimonianza del lavoro effettuato e l’automazione di parte di esso.

Questa azione è ineludibile anche per le PMI (piccole e medie imprese), poiché sono diversi i vantaggi che ne derivano. Individuare, gestire e analizzare i processi aziendali attraverso il Workflow Management costituisce una combinazione volta all’ottimizzazione ed al risparmio, la gestione dei documenti che è parte fondamentale del Workflow Management presenta molti aspetti positivi e si ottiene attraverso l’uso di un software di gestione documentale, consentendo semplicità nell’uso dei dati, la sicurezza nel mantenerne l’integrità, l’impiego del Cloud per utilizzarli su qualunque dispositivo, un’efficiente gestione dei documenti, la possibilità di impostare una gerarchia con permessi di accesso e non ultima la personalizzazione. Il flusso di lavoro suddivide il processo in micro-attività chiamate task.

Il Workflow Management si occupa di individuare i singoli task ed assegnarli alla persona ritenuta idonea o gestirli da software. In ogni istante si ha il vantaggio di poter avere l’intero processo sotto controllo. Implementando il flusso lavorativo con un Portale Web, si può visualizzare i task eliminabili o ripetitivi. Impiegando modelli drag-and-drop si può rivedere facilmente tutto il processo evidenziando le parti che non servono. Questa facilità di monitoraggio permette di prevenire eventuali criticità, divenendo tempestivamente reattivi. Il Workflow Management permette di gestire oltre ai dati, anche il personale, assegnando mansioni in modo chiaro e diretto e garantendo la possibilità di individuare immediatamente il responsabile che ha provocato un arresto nel flusso. Si può impiegare questa gestione del flusso anche per migliorare la comunicazione tra le persone ed i dipartimenti coinvolti in un processo aziendale perché spesso la semplice e-mail non permette una grande fluidità di comunicazione. Inoltre, ogni componente ha una visione completa in modo da poter operare senza dover arrestare l’attività di qualcun altro. In pratica ogni soggetto aziendale può essere edotto su quali sono i task da eseguire, il carico che ogni task comporta, chi sta lavorando sul task e quanto tempo è necessario per svolgerlo.

Workflow definizione: facciamo chiarezza

Non è facile dare una definizione esaustiva di Workflow, visto che il termine può venire associato a concetti anche molto diversi tra loro. Un Workflow è la formalizzazione di un processo impiegata per la gestione di determinate attività, dove per processo si intende ciò che accade all’interno di un sistema durante una procedura composta a sua volta da sotto-processi. Ciascun processo e sotto-processo è a sua volta costituito da un insieme di attività. Ogni attività è un singolo step (task) all’interno del processo. Il Workflow è costituito dalle attività di automazione, mentre il processo viene definito da attività sia automatiche che manuali. Il processo racchiude cosa dev’essere fatto, da chi ed in quale sequenza. In sintesi il Workflow indica la gestione di processi lavorativi attraverso la creazione di modelli ed il Management informatico, vale a dire “gestione elettronica dei processi lavorativi con il relativo scambio di informazioni tra i diversi soggetti coinvolti.

Tipologie di Workflow

Ci sono essenzialmente due tipi di Workflow: il Workflow procedurale ed il Workflow ad hoc. Questi due modelli vengono creati da quello che viene definito “motore di Workflow” che definisce regole e procedure così da automatizzare il processo decisionale.

Il Workflow Procedurale

È noto anche come Workflow direttivo o di produzione: sono procedure già note all’azienda e vengono eseguite mediante procedimenti prestabiliti.

Il Workflow Dinamico

Si basa su un modello di collaborazione che non ha nulla di prestabilito ed è per questo che viene chiamato dinamico. Prevede l’intervento dei soggetti coinvolti a seconda delle decisioni che vengono prese durante il flusso di lavoro.

BPM “Business process management” cos’è

Impiegare processi fluidi ed efficienti per rendere l’azienda performante è la metodologia propria del BPM. Esso costituisce l’avviamento di un nuovo orientamento culturale e tecnologico che ripensa l’azienda in termini di processo, aumentando la produttività e la competitività rendendo l’organizzazione maggiormente flessibile. Un percorso strutturato, applicato qualora sia necessario garantire sin dal principio degli standard elevati di efficacia ed efficienza. Il BPM permette di analizzare lo stato as is (lo stato attuale) del processo, individuare in tempo reale le criticità permettendo così di proporre soluzioni alternative. Si può ripensare il processo e fornire una proposta to be (lo stato futuro). Le decisioni prese possono essere condivise con il Cliente e validare il piano operativo condividendo gli obiettivi con il team. È possibile valutare i progressi step by step garantendo così un risultato completo e coerente con gli obiettivi.

Si tende spesso a confondere Workflow Management e ERP, Enterprise resource planning, letteralmente “pianificazione delle risorse d’impresa”. Entrambe le soluzioni si basano sull’automazione dei processi aziendali, il trasferimento dei dati e la condivisione delle informazioni all’interno dell’organizzazione. Gli obiettivi sono gli stessi ma è l’approccio tecnologico e le caratteristiche di ciascuna soluzione che sono diversi. La differenza sostanziale è che il workflow management è centrato sul processo, mentre ERP sul dato. Entrambe le soluzioni sono necessarie e si integrano tra loro, il workflow opera in quelle fasi dove ERP è assente e viceversa. Il workflow elabora i dati del sistema ERP e li inserisce automaticamente nel processo digitalizzato, dove il personale svolge le proprie attività.

Vantaggi del workflow

Il workflow, grazie ai percorsi predefiniti, all’assegnazione dei ruoli ed alla gestione delle scadenze, aumenta l’efficienza e riduce drasticamente gli errori, abbattendo i tempi di risposta. Inoltre ha il vantaggio di tenere i singoli processi costantemente sotto controllo da parte dei responsabili. Tutti gli attori sono continuamente coinvolti nei processi indipendentemente da dove si trovino. Permette di gestire in base a logiche scelte a seconda del caso, per esempio urgenza, importanza ecc., garantendo flessibilità d’azione. Grazie all’automazione abbatte i costi amministrativi e permette una riduzione del personale con un consistente incremento della qualità e del suo controllo e non per ultimo garantisce la tracciabilità di ogni singola operazione riducendo l’errore umano. Senza contare l’aspetto ecologico, infatti il Workflow documentale riduce lo spreco di carta.