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Cos’è il workflow documentale?

Saper gestire in maniera efficiente i processi aziendali è la chiave per il successo; spesso, capita che il meccanismo si inceppi per inefficienza di un singolo ramo aziendale o per incompetenza di una risorsa. Intraprendere, quindi, un percorso di gestione che si configuri come un flusso ininterrotto e vantaggioso è l’opzione migliore. Tutto questo, si traduce con un’attività che, nell’era della digitalizzazione, aiuta le imprese a ottimizzare tempi e risorse, riducendo al minimo gli sprechi e gli errori: il workflow. Con il termine workflow si intende esprimere il flusso di lavoro di un’azienda; il workflow può essere documentale, procedurale, lineare o dinamico. Il primo è quello di maggiore interesse in questo articolo, il procedurale potremmo definirlo quello incaricato di far funzionare i processi aziendali; lineare o dinamico ha a che fare con la collaborazione di più individui che intervengono nella regolazione dei flussi decretando il successo finale. Nello specifico, l’applicazione all’ambito documentale indica l’automazione di alcuni processi quali produzione, autenticazione, protocollazione, modifica, condivisione, conservazione e cancellazione dei documenti aziendali. Il ciclo di vita del documento è così preservato in ogni sua parte. Negli ultimi anni, l’avvento del digitale e dello smart working ha reso necessario il lavoro sui documenti anche da remoto, in tempi e spazi che non siano quegli degli uffici e delle ore lavorative. Qualunque documento, in qualunque contesto aziendale, ha un’importanza vitale per l’impresa che deve essere capace di produrlo, condividerlo e conservarlo nella maniera più appropriata. In generale, il workflow documentale permette di raggiungere un’efficenza di gestione, attraverso l’ottimizzazione dei tempi e l’automazione delle procedure. Basti pensare alla quantità e alla diversità dei documenti che ogni giorno vengono gestiti dalle aziende: buste paga, corrispondenza, documenti di trasporto, fatture in entrata e in uscita e molti altri. Una delle caratteristiche più importanti del workflow documentale risiede nella specializzazione degli attori coinvolti nei diversi ruoli: ogni attività viene svolta da un individuo il cui compito è lo svolgimento di una singola mansione. La risorsa umana è la discriminante affinché il workflow documentale renda al massimo del suo potenziale. Ciò che conta, infatti, è che l’obiettivo che permette il raggiungimento del risultato sia comune e condiviso.

Svantaggi del workflow documentale

É difficile individuare alcuni svantaggi risultanti dall’adozione del workflow documentale; di per sè implementare il flusso di lavoro di un documento porta sempre numerosi vantaggi, lo svantaggio maggiore per un’azienda è, infatti, non averlo ancora impiegato. Tuttavia può capitare che i risultati raggiunti non siano quelli sperati o che si ripresentino regolarmente difficoltà e imprevisti; in tal caso è consigliabile rivedere l’intero processo, poiché all’interno del workflow documentale, ci sono diverse correnti, come ad esempio la differenza tra una gestione in Cloud o in House la cui scelta, però, è da fare a seconda delle caratteristiche e della struttura organizzativa dell’azienda. Un ulteriore svantaggio può essere individuato nella necessità che ci sia, primariamente, un background culturale e una formazione che aiuti il personale nel passaggio dalla gestione analogica o cartacea e quella digitale o elettronica; ciò comporta degli investimenti in termini economici che non tutte le aziende sono propense a fare per questioni di possibilità o di mancanza di volontà. Implementare una gestione dei procedimenti documentali comporta necessariamente una revisione dell’intero processo di gestione aziendale perché tutto deve essere integrato, non si può pensare perciò di digitalizzare i documenti senza prima intervenire sul flusso di lavoro rendendolo più automatizzato.

Vantaggi del workflow documentale per una PMI

Nello specifico esistono numerosi vantaggi nell’adottare la procedura del workflow documentale; prima di tutto, è possibile identificare il documento in tempi molto brevi poiché qualunque documento, fattura, contratto, delibera ha seguito il suo percorso ed è facilmente rintracciabile. A monte c’è una conoscenza approfondita del documento, che ne permette una chiara identificazione prima e classificazione poi, a seconda della procedura prevista per il suo trattamento. Data la specializzazione dei ruoli, in caso di errore, è facile individuare la risorsa responsabile della mancanza; tale aspetto crea un vantaggio enorme non tanto per il concetto in sè di individuazione dei responsabili, quanto perché la divisione dei ruoli è da sempre sinonimo di semplificazione e guadagno di tempo e risorse che possono essere inserite in contesti più affini alle loro capacità. Un ulteriore vantaggio risiede, come già anticipato, in un flusso prestabilito che facilita non solo la gestione dei documenti ma l’intera gestione aziendale: il management aziendale poggia sulle fondamenta del management documentale. Le attività risulteranno più ordinate, i servizi verranno erogati in maniera puntuale, ne beneficerà il comparto amministrativo e produttivo ma, soprattutto, la comunicazione tra i diversi settori sarà più agile e veloce. Inoltre a beneficiarne è anche la sicurezza dei dati: vengono meno infatti le compilazioni manuali per lasciare spazio all’auto-compilazione e i protocolli di sicurezza evitano che il documento sia visibile ai non addetti ai lavori. Il workflow documentale tuttavia non è esclusivo delle grandi realtà imprenditoriali ma può essere facilmente applicato anche alle PMI. Può essere adottato soprattutto in fase di passaggio dagli archivi cartacei a quelli digitali dato che è proprio con la digitalizzazione che nasce il concetto di workflow. Nelle PMI-Piccole e Medie Imprese- uno dei settori in cui si applica con maggiore successo il workflow documentale è la registrazione delle fatture elettroniche. È bene sapere che, soprattutto per le PMI, implementare un sistema di workflow documentale può significare la necessità di rivolgersi a consulenti esterni perché spesso le risorse interne non sono sufficientemente formate.

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