E-procurement: i vantaggi della dematerializzazione

In un mondo sempre più digitale anche il settore dei trasporti sta subendo una rivoluzione in tal senso.  Nello specifico si sta assistendo alla dematerializzazione dei documenti necessari per il trasferimento della merce dal produttore al cliente. Questo documento, denominato DDT, può essere elaborato sia dal produttore che vende la merce sia da una persona esterna addetta a svolgere tale compito.

Naturalmente, con l’imposizione del commercio elettronico si è resa indispensabile la digitalizzazione del DDT, visto che le operazioni da effettuare risultano essere così più pratiche e veloci, migliorando significativamente tutta l’organizzazione.

Ad ogni modo è doveroso ricordare che la conservazione della documentazione con validità fiscale deve avvenire secondo le norme previste dalla legge.

Di seguito è possibile reperire tutte le informazioni riguardanti l’approvvigionamento elettronico e di conseguenza capire quali possano essere tutti i vantaggi derivanti da questo tipo di processo.

Cos’è l’e-procurement?

L’e-procurement può essere semplicemente definito come l’approvvigionamento elettronico delle merci, in quanto attraverso questa metodologia non è più necessario compilare dei moduli e avere dei listini cartacei.

Per operare tramite questo sistema le imprese fornitrici devono effettuare l’iscrizione presso l’Albo Fornitori online, in modo tale da compiere tutte le comunicazioni direttamente sulla piattaforma di riferimento.

Grazie a tale portale si sono semplificate tutte le procedure riguardanti tanto la vendita di prodotti tra due fornitori quanto l’acquisto di merci o servizi effettuato da parte di una Pubblica Amministrazione.

Entrando nello specifico di quest’ultima modalità di vendita, si può affermare che l’e-procurement ha ricoperto un ruolo fondamentale, visto che attraverso la digitalizzazione e l’innovazione è riuscito a creare un sistema online in grado di gestire in maniera trasparente le varie gare di appalto, aggiudicazioni nonché il controllo delle fasi relative all’approvvigionamento.

Insomma, con l’utilizzo dell’Albo Fornitori gli acquisti vengono gestiti sicuramente in modo molto più efficiente e con un controllo adeguato.

Inoltre, uno degli aspetti più importanti deriva dal fatto che la piattaforma in questione è totalmente compatibile con i sistemi gestionali adottati dalle aziende che acquistano le merci. Tutto ciò, oltre a fare in modo che si possa ottimizzare la gestione amministrativa, offre la possibilità agli acquirenti di verificare in tempo reale quale sia la disponibilità nei magazzini dei fornitori e capire a che punto del processo si trovi il proprio ordine.

In aggiunta a ciò, il software può essere utilizzato senza essere installato, in modo tale da essere fruito anche dai clienti che non hanno la possibilità di acquistare e gestire l’infrastruttura, permettendo alle Pubbliche Amministrazioni di indire anche una sola gara d’appalto senza dover installare alcuna applicazione.

Infine, accedendo con la firma digitale utile a verificare l’identità , la piattaforma può essere usata contemporaneamente sia dai fornitori sia dagli acquirenti, grazie alla funzione multiutente.

Come funziona l’E-procurement?

Il funzionamento dell’e-procurement è strettamente legato ai DDT digitali, ovvero ai documenti di trasporto elettronici.

Questa tipologia di documento risulta essere sempre più utilizzata da quando è entrata in vigore la legge riguardante l’obbligo della fatturazione elettronica.

I DDT, infatti, sono molto utili quando si emette una fattura differita con la consegna anticipata dei prodotti, aiutando così i commercianti a svolgere tutte le mansioni riguardanti l’amministrazione interna nel modo più corretto.

Naturalmente le normative che regolano i documenti di trasporto variano in base alla nazione in cui avviene la vendita; nello specifico per quanto riguarda l’Italia i documenti possono sia viaggiare insieme alla merce sia essere spediti in maniera online.

È da sottolineare che quest’ultima procedura è stata messa in atto soprattutto nel periodo di chiusura imposta dalla pandemia. Evidentemente tale evento non ha fatto altro che accelerare il processo e indirizzare in modo più repentino le persone verso la dematerializzazione dei documenti di trasporto.

Con il passare del tempo si punta, quindi, alla completa digitalizzazione e sostituzione della documentazione cartacea con una sua copia digitale, sia per l’invio delle fatture sia per la conservazione dei dati.

In particolare, attraverso la digitalizzazione, il documento elettronico viene creato direttamente dal software di riferimento e di conseguenza preso in carico dal sistema che si occupa della produzione del DTT digitale.
Dopo aver subito questo processo il documento di trasporto viene inviato, tramite la modalità telematica, al cliente che ha effettuato l’ordine. In questo modo la consegna del documento e della merce avviene nell’arco della stessa giornata.

Infine, si deve specificare che per autenticare la validità di questa scrittura è necessario che siano presenti sia la firma dell’acquirente sia quella del venditore.

La conservazione, in questo caso, non avviene materialmente, ma è sufficiente creare un archivio digitale contenete il file di riferimento, preservando il documento per i tempi previsti dalla legge, ovvero dieci anni.

In aggiunta a ciò, è bene sapere che nonostante il DDT non abbia un formato stabilito per legge si deve ugualmente redarlo in maniera dettagliata, in modo da fornire tutte le informazioni necessarie, sia quelle riguardanti il mittente sia quelle relative al destinatario. Nello specifico si devono inserire tutti i dati inerenti la partita IVA di entrambe le aziende coinvolte nella compravendita, nonché la descrizione dei prodotti venduti specificando in maniera minuziosa le quantità.

I dati appena descritti sono sufficienti per un classico trasporto di merci, mentre nel caso in cui si debba gestire uno spostamento di materiali pericolosi è necessario inserire informazioni ancora più dettagliate, in quanto l’intero processo richiede delle determinate operazioni volte a garantire la sicurezza dei prodotti e degli addetti ai lavori.

In ambito europeo è stato creato un progetto per la creazione di un mercato unico digitalizzato con lo scopo di rendere più facili le procedure relative all’e-procurement; è possibile trovare maggiori informazioni in merito al seguente link: https://www.savinosolution.com/2020/03/27/cose-peppol-pan-european-public-procurement-online/.

E-procurement per la PA: quali sono i vantaggi?

Gli acquisti effettuati dalla Pubblica Amministrazione nel mondo online offrono numerosi vantaggi non solo per chi procede all’acquisto, ma anche per i fornitori che vendono la merce.

Uno dei vantaggi principali è legato alle tempistiche di approvvigionamento, in quanto, a differenza di ciò che accade con il classico metodo, si riesce ad avere un’elaborazione più accurata degli ordini.

Le migliorie in termini di tempo sono presenti anche per quanto riguarda le comunicazioni tra gli acquirenti e i fornitori. Grazie alla presenza sempre più massiccia di sistemi automatizzati all’interno dei sistemi di approvvigionamento si ha l’opportunità di preparare gli ordini in maniera molto più rapida, ottimizzando anche la gestione di tutti le altre sezioni presenti nell’azienda che in qualche modo sono collegate a tale processo.

Un aspetto sicuramente molto importante e particolarmente osservato da parte dei proprietari è quello relativo alle uscite economiche, in quanto attraverso l’e-procurement si riducono drasticamente i costi. In particolare, tale riduzione dipende dal minore utilizzo della carta e dal minor personale utilizzato per gestire le pratiche. L’ottimizzazione di tutto il processo fa anche in modo da ridurre anche i costi relativi alle giacenze in magazzino, evitando così una buona parte degli sprechi.

Il trasferimento di tutti i dati relativi a una vendita sono resi inattaccabili dal rigido sistema di sicurezza di e-procurement, che garantisce il pieno rispetto delle leggi inerenti la privacy e l’affidabilità della trasmissione dei dati.

La presenza di una piattaforma curata e precisa fa in modo che si possa avere sempre la possibilità di consultare le informazioni e di valutare quali siano le offerte più convenienti. Attraverso tale sistema innovativo si ha anche l’opportunità di monitorare le gare d’appalto tramite delle metodologie più semplici ed efficienti rispetto a quelle utilizzate con altre tipologie di modalità.

Altri vantaggi molto apprezzati sono sicuramente quelli riguardanti la velocità di compilazione della documentazione e la facilità di reperire le informazioni contenute sui documenti.

Infatti, attraverso la compilazione digitale si riduce sensibilmente la possibilità di effettuare errori, visto che la gestione è molto intuitiva e la piattaforma è dotata di un supporto operativo in grado di assistere il personale addetto alla redazione del documento in qualsiasi momento.

Per quanto riguarda, invece, la facilità di rintracciare i dati risulta essere molto evidente che la conservazione dei DDT digitali consente di avere una ricerca molto più rapida, rispetto a quella da attuare nel caso in cui le informazioni siano presenti su dei fogli di carta.

Con le numerose opportunità donate dal mondo digitale si ha l’opportunità di tracciare in modo migliore i documenti relativi ai trasporti, potendo avere un controllo più serrato delle spedizioni svolte e da effettuare.
Come già accennato in precedenza, tutto ciò consente di migliorare l’intero processo di preparazione della merce, aumentando anche l’efficienza delle consegne.

Nel nostro Paese è presente l’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID), che ha il compito di realizzare gli obiettivi riguardanti l’e-procurement, in coerenza con ciò che accade in campo europeo.

In definitiva, attraverso il software di e-procurement le Pubbliche Amministrazioni hanno la possibilità di gestire facilmente gli acquisti e allo stesso tempo bandire una gara d’appalto in maniera efficace e sicura.

 

 

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