Se ti dicessi che i documenti che gestisci in azienda e che sono già digitali, non valgono nulla, mi crederesti ?

Probabilmente no e mi manderesti a quel Paese oppure diresti : mah secondo me è una cazzata😂😂😂

In realtà devi sapere che ci sono delle regole normative che ormai esistono da anni sui Documenti Digitali e che non conosci perché giustamente il tuo lavoro è quello di fare l’imprenditore e di combattere ogni giorno contro la concorrenza, contro lo Stato e le Tasse, contro i dipendenti lavativi, etc…

Ti faccio un esempio pratico.

Sapevi che esiste un Regolamento Europeo ormai da tre anni che è stato recepito dal Codice dell’amministrazione digitale e che definisce documento informatico, qualsiasi contenuto elettronico, compreso audio e video, come la rappresentazione informatica di atti e fatti giuridicamente rilevanti ?

E tu sai benissimo che qualunque informazione documentale che gestisci in azienda ha valore giuridico.

Ma non sai che l’unico modo per garantire l’opponibilità a terzi a quelle informazioni e a quei documenti, è applicare una serie di procedure e regole tecniche, altrimenti in mano hai un bel PDF ma che non vale a niente ???

Il Regolamento Europeo è Il Regolamento UE n° 910/2014 – eIDAS

Il Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) – Regolamento UE n° 910/2014 sull’identità digitale – ha l’obiettivo di fornire una base normativa a livello comunitario per i servizi fiduciari e i mezzi di identificazione elettronica degli stati membri.

Ed il codice dell’amministrazione digitale è il famoso CAD Dlgs 82/2005 con tutte le successive modifiche che ci sono state in questi anni. E siamo giunti alla versione 6 del CAD. E credo che fra poco ce ne sarà una settima.

Il punto è che anche un audio Whastapp diventa quindi un documento informatico.

Ma non ci spingiamo così in avanti, parliamo dei documenti che scambi ogni giorno in azienda, come ad esempio contratti, ordini, fatture, rapporti di intervento, ddt, offerte, etc.

Tutto questo impianto documentale ti sei mai chiesto se è a norma ? Oppure la tua risposta è : Nicola ho sempre fatto così, non solo non me lo sono mai chiesto, ma non vedo neanche nessun tipo di problema. Sei tu che sei troppo digitale e ti stai dematerializzando il cervello.

Ora, ammesso che potrei anche vivere in digitale e dematerializzato 😉 , dovresti chiederti perché ho creato, insieme al mio Centro di Competenze Digitale, la piattaforma Conserva.Cloud, ovvero il tuo archivio digitale; resistente alle bombe atomiche, più inviolabile di fort Knox, sempre allineato all’ultima normativa, affinché tu possa gestire in modo sicuro e digitale – tutti i tuoi processi documentali – senza nessuna preoccupazione e senza nessuna sanzione.

Inoltre dovresti chiederti anche perchè Il Sole 24 ore ha pubblicato una mia intervista sull’ importanza della sicurezza normativa dei documenti digitali Lunedì 1 Aprile

E non è una marketta a pagamento. Ma una vera e propria intervista.

Due intere pagine dedicate dal Sole alle dritte più utili per la corretta digitalizzazione, senza disperdere tutte le attenzioni sull’acquisto di software e tools, prestando la massima attenzione affinché i documenti prodotti digitalmente siano normativamente sicuri e validi, anche in assenza di carta ed inchiostro.

Perché dovrebbe essere una buona importanza anche per te?

Perché, con questa mia intervista, il tema della sicurezza normativa dei processi documentali si fa definitivamente strada nei canali mainstream.

Anche una testata come il Sole si è accorta di quanto sia potenzialmente dannoso continuare a produrre documenti digitali senza la giusta consapevolezza.

Una falla mostruosa nella sicurezza del 90% dei business generati dall’imprenditoria italiana

I dati sulle “malpractices” di questo genere sono ancora spaventosamente alti:

• · Offerte e ordini emessi con semplici PDF firmati a penna e poi scansionati per essere mandati via mail
• · Smart documents firmati su device digitali non a norma, magari riproducendo la firma autografa col dito sul display
• · Casse automatiche in GDO che prendono le firme delle carte di credito con POS non a norma…
• · I documenti digitali che usiamo ogni giorno non sono opponibili a terzi, sia in caso di contenziosi che in caso di controlli da parte degli organi di controllo
• · Finché elabori i tuoi ordini, le tue offerte i tuoi contratti in questo modo, tantovale risparmiarsi la fatica e limitarsi ad una bella stretta di mano con i tuoi clienti e fornitori, come si faceva secoli fa.

Si può andare avanti a lungo.

Con la Fattura Elettronica, il problema di documenti elaborati con processi privi di qualsiasi ancora legale, è diventato di pubblico dominio non solo per te, che ti guadagni da vivere lavorando con serietà, ma anche per i truffatori.

Persone senza scrupoli, che acquistano i tuoi servizi o i tuoi prodotti firmando atti e contratti dalla validità legale pressoché nulla e – una volta ricevuta la prestazione o il bene – disconoscono l’acquisto, facendosi ridare i soldi con gli sguardi tronfi di chi vive per truffare e rovinare la gente.

E’ la risposta migliore ai dubbi che ti attanagliavano da un pò:

• · “Ma è così importante mettere in sicurezza i miei documenti sul piano normativo?”
• · “Non è che investo tempo e denaro per mettermi a posto, e poi scopro che non ce n’era alcuna necessità?”

Tutte le maggiori ricerche di mercato mondiali dimostrano come – soprattutto in Italia e in Europa – questa sia la debolezza del momento all’interno di imprese, studi professionali ed enti pubblici o privati.

Non a caso, organizzerò un Tour proprio su questi argomenti.

Per non parlare poi della conservazione sostitutiva-digitale, che diventa obbligatoria e necessaria per gestire correttamente l’opponibilità a terzi e la valenza legale (civile, tributaria e fiscale) di qualunque documento informatico/digitale.

E ricordati, caro amico imprenditore, che il documento informatico non è soltanto il tuo caro PDF, ma qualunque informazione digitale che si trova dentro i sistemi informativi della tua azienda.

Ma torniamo a noi.

Ti farò ora un esempio pratico pratico, così mi credi definitivamente.

Mesi fa io ed il mio Centro di Competenza Digitale, abbiamo affrontato un caso particolare : un’azienda di 300 milioni di euro di fatturato che utilizzava erroneamente la firma elettronica avanzata realizzata con il Tablet, stava finendo nei guai.

Ti ricordo a proposito che usare il Tablet e quindi la firma grafometrica, é solo uno dei possibili metodi per applicare la firma elettronica avanzata.

Quella tipologia di firma, la usi ogni giorno alle Poste, in Banca o quando ritiri il Telepass.

In pratica questa azienda utilizzava nel processo di firma biometrica un Tablet forense ma in modo errato.

Anzi pericoloso e pieno di sanzioni anche di natura penale, perche il loro processo era debole in quanto non usavano la firma forte alla fine del processo di sottoscrizione degli utenti attraverso il Tablet.

Spiego firma forte : in pratica viene aggiunta sul documento su cui viene già apposta una firma grafometrica con Tablet, anche la firma digitale di un altro operatore, così da rafforzare il processo.

Ti dico subito che questa procedura non è sempre obbligatoria e necessaria per qualunque processo aziendale che utilizza la firma avanzata per sostituire la carta.

Dipende dal grado di rischio normativo del processo e la sua opponibilta a terzi.

Morale della favola, abbiamo sistemato tutto prima che ci fosse un controllo e prima che ci fosse una sanzione o anche un contenzioso da parte di uno dei tantissimi loro clienti.

Ma l’imprenditore non aveva sbagliato perché era stato superficiale, ma semplicemente aveva delegato male.

E aveva delegato male perché non era a conoscenza neanche dell’ ABC del processo di digitalizzazione e dematerializzazione che voleva affrontare in azienda.

Se solo avesse potuto leggere gratuitamente una delle miriadi anteprime del mio Libro, avrebbe potuto capire tre cose :

1. Cosa significa la Digitalizzazione Documentale Sicura e perchè tutto il suo impianto documentale è in pericolo.
2. Come delegare l’attività in modo corretto.
3. Come rendere tutto il processo documentale e digitale molto più sicuro e veloce oltre che efficace.

Quindi ti consiglio di prendere gratuitamente la tua copia a questo link. 

Che il Digitale sia Con Te

Nicola.