Come scegliere il miglior software per la gestione documentale

Gli ultimi anni hanno portato importantissime novità dal punto di vista tecnologico. Al giorno d’oggi infatti, anche le aziende, necessitano di alcuni strumenti tecnologici. Tra i più importanti è impossibile non citare il software per le gestione documentale, programma in grado di ordinare qualsiasi archivio e conservare documenti.

L’uso di questi software permette quindi un’ottimizzazione è una velocizzazione i tutti i flussi lavorativi, aumentando in maniera sensibile la produttività dell’azienda e, di conseguenza, anche i profitti.
In seguito verrà analizzato ogni aspetto dei software per la gestione documentale e ne verranno introdotte tutte le caratteristiche principali e le funzioni.

Cos’è l’archiviazione documentale

Al giorno d’oggi, anche per fini ecologici, l’abolizione della carta sta diventando sempre più comune tra le aziende, proprio per questa ragione, occorre ormai archiviare i propri documenti siano essi cartacei o siano essi sotto forma di file digitali, in questo caso mediante una gestione documentale online. Questo è permesso grazie a software appositi, programmi che curano ogni l’archiviazione seguendo le regole imposte dal sistema giuridico italiano.

La procedura di archiviazione documentale, consiste nell’organizzare con precisione tutti i documenti relativi a una determinata azienda all’interno di uno o più file, avvalendosi dell’apposito software.

Si tratta di un sistema di archiviazione piuttosto nuovo, che implica l’uso della tecnologia e che permette di sfruttare a fini lavorativi software di ultima generazione, che in questo caso fungono da veri e propri archivi. Nel caso non fosse ancora chiaro, ogni documento trasformato da analogico a digitale risulta essere in egual misura valido all’eventuale copia caratacea e quindi ne conserva il valore giuridico. Questo anche grazie all’introduzione della firma digitale, atta a garantire la validità di un documento.

Oltre a permettere di sistemare l’archivio in maniera tale da poter reperire velocemente ogni documento di tipo lavorativo, una corretta gestione documentale consente anche di ottimizzare gli spazi e di non intasare gli archivi con documenti di grandi dimensioni.

Quali caratteristiche deve avere un software per l’archiviazione documentale?

Compito di un software per l’archiviazione documentale è facilitare di gran lunga il lavoro d’ufficio. Al fine di svolgere correttamente tutte le sue funzioni, questo moderno programma deve però obbligatoriamente avere delle specifiche caratteristiche, che se non presenti nel software potrebbero gravemente danneggiare l’attività lavorativa.

Le funzionalità di base di ogni software di archiviazione, comprendono per esempio l’archiviazione di dati e la ricerca dei contenuti. Sebbene queste due funzionalità possono sembrare scontate, in realtà non lo sono affatto. La corretta gestione dei flussi documentali è il processo grazie al quale ogni azienda riesce a riorganizzare il proprio archivio. Nella maggior parte dei casi, durante questo procedimento, ogni documento viene registrato a un numero di protocollo e classificato in maniera da permettere una facile ricerca dello stesso.

La conservazione digitale invece è forse il punto più importante di tutto il processo di archiviazione. Quest’ultima infatti, permette di poter conservare documenti in formato digitale e attestarne la valenza giuridica, l’autenticità, l’affidabilità, la leggibilità e non meno importante, la reperibilità. Un documento salvato su un file e non stampato su carta possiede quindi le stesse caratteristiche di integrità e immodificabilità garantite dal codice identificativo e dal rispetto delle normative attualmente in vigore nel nostro paese.

Un software gestionale di buona qualità presenta però ulteriori funzioni, tutte molto utili. La prima è la modalità on-permise, installabile in casa e portatrice di notevoli vantaggi, tra cui:

  • migliore gestione delle risorse interne;
  • sistema di gestione costantemente aggiornato, in grado di facilitare l’esperienza dei suoi utenti;
  • capacità di rispondere a ogni esigenza di business.

Inoltre, tutti coloro che decideranno di aggiungere questa comoda funzione al proprio software di gestione documentale, potranno contare su un servizio di sicura affidabilità che assicura un livello di prestazioni davvero ottimale, su un’elevata comodità che permette di poter integrare su file digitali ogni documento in maniera estremamente agevole, sulla possibilità di poter aumentare l’accesso alle risorse in base alle crescite aziendali e non meno importante, avranno la possibilità di utilizzare nuovi e convenienti metodi di pagamento.

Archiviazione

Archiviare i documenti relativi a qualsiasi attività lavorativa è, al giorno d’oggi, un processo da cui nessuna azienda può prescindere. Questo processo consiste nella riorganizzazione, ormai digitale, dei documenti provenienti dal ciclo attivo e passivo di un’azienda.

Nonostante fino a qualche anno fa, era uso comune ordinare il proprio archivio mediante grosse cartelline piene di fogli e documenti, oggi, grazie alla tecnologia, è possibile risparmiare moltissimo tempo e altrettanto spazio organizzando cartelle ordinate sul proprio computer, grazie a un software di gestione documentale.

La legge Bossanini stabilisce infatti che le aziende possono sostituire completamente i tradizionali metodi di archiviazione con documenti informatici, validi e autentici quanto i precedenti.

Risulta quindi molto difficili trovare ormai un’attività che archivi i propri documenti nella maniera classica, in quanto un archivio digitalizzato è molto vantaggioso. Digitalizzare i propri documenti permette infatti di poter risparmiare una significativa quantità di carta, di ottimizzare gli spazi e di abbattere sensibilmente i costi relativi a eventuali risorse umane.

Ricerca dei contenuti

Come anticipato in precedenza, in un archivio, digitale o non, la ricerca dei contenuti è quel processo che permette di poter trovare con facilità tutti i dati e i documenti archiviati.

Nella classica archiviazione, per trovare facilmente i documenti era necessario solamente recarsi presso le cartelle segnate con la lettera o con il numero identificativo desiderato. Quella digitale funziona più o meno alla stessa maniera, solamente che i documenti non sono più archiviati in delle cartelle fisiche, ma in delle cartelle digitali, organizzate grazie ai software di gestione documentale.

Questi speciali sistemi, sono in grado di strutturare l’archivio digitale proprio come quello analogico e, di conseguenza, trovare e cercare i contenuti dell’archivio risulterà facile e veloce in quanto i contenuti dello stesso saranno ordinati alla stessa maniera. In aggiunta, la digitalizzazione dell’archivio permette di potergli accedere in ogni istante, senza dover per forza recarsi presso il luogo di lavoro e soprattutto senza dover tenere in ufficio una persona addetta alla gestione e al coordinamento dell’archivio.

Scopo quindi dell’archiviazione digitale è quindi quello di facilitare di gran lunga tutti procedimenti e le funzioni relativi a questa pratica, semplificando non solo la pianificazione di tutti i documenti, ma anche la ricerca degli stessi all’interno delle cartelle create mediante l’apposito software.

Conservazione sostitutiva o digitale

Sebbene il concetto di base sia lo stesso della conservazione cartacea dei documenti, l’archiviazione digitale degli stessi si basa su un processo che utilizza sistemi informatici atti ad assicurare un mantenimento a lungo termine del valore giuridico, delle caratteristiche di integrità e autenticità e di leggibilità dei documenti archiviati.

Va però attuata una doverosa distinzione tra conservazione sostitutiva e quella digitale. La prima è un processo che trasforma un determinato documento da cartaceo in digitale e ne preserva tutte le caratteristiche prima elencate. La conservazione sostitutiva prevede l’utilizzo di appositi strumenti in grado di permettere la digitalizzazione e l’autenticazione di documenti come scanner e firma digitale.

La conservazione digitale comprende tutti i procedimenti che consentono di conservare seguendo tutte le normative in vigore qualsiasi documento di natura digitale.
Entrambe queste conservazioni, evidenziano come questa pratica sia fondamentale per ogni azienda.

Proprio la conservazione permette non solo di archiviare i documenti e renderli reperibili molto semplicemente in caso di necessità, ma assicura anche che gli stessi documenti rimangano integri, autentici e fedeli al momento in cui sono stati validati.
Le leggi attualmente in vigore obbligano a conservare obbligatoriamente fatture elettroniche e fatture fiscali , ma è possibile archiviare anche ulteriori documenti, tra cui:

  • libro giornale;
  • libro degli inventari;
  • scritture patrimoniali, reddituali e di magazzino;
  • eventuali dichiarazioni fiscali;
  • bilanci;
  • F23, F34;
  • registro beni ammortizzabili;
  • registri relativi all’IVA.

Scopri DM7, il software per la gestione e l’archiviazione documentale della Savino Solution

A questo punto della lettura è chiaro come sia necessario servirsi di un software di gestione documentale. Una soluzione ci viene offerta dalla Savino Solution, azienda che ha da poco sviluppato il modernissimo software DM7.

Questo sistema di archiviazione permette di digitalizzare documenti e processi, sfruttando funzionalità sia di base sia avanzate. Il software è stato progettato e realizzato con sei servizi REST, in maniera tale da permettere allo stesso di essere accogliente verso sistemi esterni e al fine di separare i dati archiviati dalle varie aziende e dai vari utenti presenti nel sistema così da poter effettuare una digitalizzazione puntuale di qualsiasi processo aziendale.

Servendosi del software DM7 è inoltre possibile gestire non solo i tipi di documento presenti nel sistema, ma anche i tipi di processo, transizioni, workflow digitali, permessi e ruoli di qualsivoglia processo lavorativo.
Riassumendo, DM7 della Savino Solution consente di gestire facilmente diverse realtà e diversi dipartimenti aziendali, pagamenti e prelievi, ricercare ogni documentazione con facilità, visualizzare lo storico di ogni attività lavorativa, gestire tutti gli aspetti dei documenti( classi e tipologie, workflows digitali e transizioni) e creare ulteriori form e documenti.

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