Sistema di interscambio della fattura elettronica (Sdi): tutto quello che c’è da sapere

Dopo un periodo di progressivo adattamento e introduzione, la fatturazione elettronica è ormai una realtà, oltre che obbligo, di molte aziende italiane, che sono obbligate a possedere un software e ad essere abilitate allo strumento per poter operare correttamente e all’interno della legge.

In particolare, oggi, la fatturazione elettronica è gestita dal sistema di interscambio, chiamato anche sdi, facente capo all’Agenzia delle Entrate, che fondamentalmente il compito di ricezione, verifica e controllo dei documenti scambiati fra le aziende.

Ogni azienda, infatti, ha il suo sistema di fatturazione elettronica visto che sono molti i software a disposizione, ma il punto in cui vanno a confluire è unico per tutti. L’introduzione di questo obbligo elettronico per le fatture, in alcuni settori diventato ormai l’unico modo per poter operare regolarmente, ha portato diversi vantaggi agli imprenditori dopo un periodo di prima difficoltà.

Ciò che rende davvero innovativa la fattura elettronica con sdi è soprattutto la garanzia per l’imprenditore o operatore delegato di poter fare a meno di grandi e polverosi scaffali pieni di carta, usufruendo inoltre di interessanti strumenti che permettono il calcolo automatico dell’esposizione IVA, oltre che il volume d’affario e il fatturato emesso. E, non ultima, la possibilità di tenere d’occhio con maggiore facilità le fatture scadute, quelle pagate e quelle ancora da riscuotere.

Dove si trova il Codice Sdi della fattura elettronica?

Chi ha aperto un’impresa da poco e si trova a dover fare i conti con il sistema di interscambio sdi può incorrere in alcune difficoltà iniziali nella gestione delle fatture elettroniche. Specialmente se il proprio software è difficile da usare e se il commercialista non ha preventivamente istruito il suo cliente al modo corretto di inoltrare le fatture.

A differenza del vecchio cartaceo, infatti, le fatture elettroniche devono essere prive di errori e recapitate al destinatario corretto visto che, stornare le fatture errate con nota di credito, espone a controlli e grattacapi.

A distinguere una fattura sdi intestata ad un cliente piuttosto che un altro è il codice destinatario: con questa locuzione – chiamata dai più codice univoco – è fondamentalmente un codice uninominale che individua un soggetto fisico o giuridico all’interno del sistema di fatturazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate.

Per emettere una fattura, infatti, è fondamentale inserirlo e verificarne la correttezza: il programma utilizzato per generare il documento fiscale, infatti, invia al sdi le fatture elettroniche generate in formato XML e controlla la correttezza del codice univoco, accettandole o rifiutandole a seconda dei casi.

Il codice univo può essere diverso a seconda che si tratti di persona fisica, giuridica o professionisti a partita IVA che partecipano al sdi. Il sistema sdi gestisce i codici destinatario in tre modi diversi:

  • Uno è sostanzialmente il metodo più utilizzato dalle imprese, ovvero quello del codice destinatario standard – che si compone in maniera fissa da sette caratteri dell’alfabeto – è indica un programma di fatturazione elettronica. Il codice, inoltre, viene consegnato direttamente dalla camera di commercio al momento del deposito presso gli archivi dell’atto costitutivo.
  • Nel caso in cui la fattura elettronica debba essere emessa nei confronti di una persona fisica, basta mettere sette zeri all’interno del campo apposito destinato al codice univoco, avendo cura di controllare bene i dati anagrafici nell’intestazione: in questo modo, il documento xml sarà disponibile presso il cassetto fiscale – disponibile nell’apposita area dell’Agenzia delle Entrate – da parte del destinatario del documento.
  • Infine, è possibile inoltrare la fattura elettronica anche a mezzo Posta Elettronica Certificata. In questo caso, il file in formato XML dopo essere stato ricevuto dal sdi, sarà disponibile anche presso la casella certificata del destinatario, producendo allo stesso tempo anche tempo effettivo di consegna legale.

Chi può usare il Sdl?

Il sdi e la fattura elettronica sono sistemi nati con lo scopo di fare emergere e limitare i danni prodotti dalla burocrazia italiana in materia di emissione, comunicazione e gestione delle fatture allo Stato Italiano.

In un certo senso, è possibile considerare questo meccanismo come un vero e proprio centro di smistamento postale dotato però di un controllore che si occupa di valutare e certificare che i documenti che arrivano siano in regola, facendo dunque tornare al mittente i documenti fallati o errati per qualsivoglia motivo.

Sebbene oggi se ne parli molto, la fatturazione elettronica con sdi non è ancora obbligatoria per tutti i lavoratori. La legge ha istituito il sistema obbligatoria all’interno della vecchia legge economica del 2008 (la cosiddetta finanziari) la quale afferma che tutte le fatture della Pubblica Amministrazione devono obbligatoriamente passare attraverso il sistema sdi. Da qui, il meccanismo rodato è andato allargandosi fino ad arrivare anche ad altri soggetti privati, diventando obbligatorio per un gran numero di essi (ad oggi, infatti, sono principalmente i lavoratori autonomi con partita IVA oppure chi è sottoposto a regime forfettario, a poterne fare a meno).

Legislativamente, l’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le PMI (Piccole e medie imprese) italiane esiste da giorno 1 gennaio 2019. Chiunque sia sottoposto a questo obbligo non può esimersi e ogni documento fiscale prodotto al di fuori del sistema sdi è nullo e non ha valore legale né probante: naturalmente, ciò vale anche per i documenti fiscali ricevuti e non solo quelli emessi.

Come funziona il sistema di interscambio Sdi?

Da un punto di vista meramente funzionale, quello dell’interscambio fattura elettronica è un sistema che ha il compito di agevolare il passaggio delle fatture fra un fornitore e un’impresa, oppure fra un consumatore e un produttore.

Il sistema è, naturalmente, automatizzato, ma si articola in tre passaggi importanti volti a garantire e confermare l’attendibilità del documento, il fatto che provenga da un soggetto reale e l’attestazione legale dello scambio avvenuto.

A garantire questi passaggi sono innanzitutto delle chiavi elettroniche in grado di garantire l’autenticità dell’indentità di un soggetto. In poche parole si tratta di protocolli di dati che hanno lo stesso funzionamento di una firma elettronica certificata.

Una volta eseguito questo passaggio, la fattura arriva direttamente al sistema sdi di fatturazione elettronica specificando, a questo punto, se si tratta di un ufficio pubblico oppure di un privato: l’algoritmo sa discernere fra i codici destinatario delle piccole e medie imprese in caso abbiano a che fare con lavori per privati o per delle pubbliche amministrazioni. Davanti ad una PEC, il sistema inoltrerà la fattura direttamente all’indirizzo di posta elettronica certificata allegato. Prima di questo piccolo passaggio, gli stessi algoritmi verificano che non ci siano errori di carattere informatico nel documento.

Naturalmente, visto il completo automatismo del processo, gli errori sono pressoché pari a zero: in ogni caso, il sistema di scambio invia un messaggio di conferma direttamente all’utente per ogni passaggio andato a buon fine, permettendo a questo di poter agire prontamente nel caso di errori critici, impedendo dunque perdite di tempo eccessive.

Come inviare una fattura al Sdi

Capito il funzionamento, rimane fondamentale sapere come materialmente effettuare l’invio di una fattura elettronica al sistema di interscambio.

Per rispettare la legge è possibile ricorrere a diversi modi:

  • Il primo è utilizzare il servizio gratuito messo a disposizione dell’Agenzia delle Entrate direttamente sul sito ufficiale.
  • Un altro è mandarlo direttamente per per all’indirizo apposito istituito dallo Stato – una strada molto comoda ma che può portare in breve tempo ad intasare di messaggi la casella email.
  • Infine, la scelta migliore per le piccole e medie imprese che lavorano spesso, è quella di rivolgersi ad un programma FTP.

Fondamentale il fatto che ogni programma di fattura elettronica con interscambio deve possedere un’interfaccia semplice e intuitiva, perfetta per tutti i tipi di utenti e non solo quelli esperti. In sostanza, un programma molto dettagliato permette di facilitare molto la vita dei lavoratori, aumentando la produttività a lavoro e impedendo i rischi collegati ad errori nelle fatture.

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