Scopri le 7 regole del Metodo Savino per la Digitalizzazione A Norma dei Processi Aziendali
Attenzione : Quello che di seguito leggerai è il mio metodo registrato e brevettato a nome di Metodo Savino® che spiega come digitalizzare i processi della tua azienda , attraverso le 7 regole di digitalizzazione dei processi.
L’Infografica del Metodo SavinoLe 7 regole del Metodo Savino
Ci sono delle regole ben precise per la corretta digitalizzazione dei processi aziendali prima ancora della conservazione digitale, della dematerializzazione e della digitalizzazione e se ti vuoi davvero digitalizzare, sia che tu sia una PA, un’azienda sanitaria o un’azienda di qualsiasi tipo e qualsiasi dimensione, devi focalizzarti su una sola cosa : il ripensamento dei processi.
Già soltanto leggerle ti dovrebbe far pensare che la tua vista nel digitalizzare la tua azienda o la tua PA o il tuo lavoro, deve essere per processi.
Visto che hai letto fin qui, hai due possibilità. O continui la lettura dell’articolo fino alla fine e avrai capito cosa diavolo è questo Metodo Savino, oppure ti vedi i 7 video di 2 minuti ciascuno che ti spiegano in modo pratico e veloce il Metodo e come può aiutarti a dematerializzare i processi senza prendere sanzioni e senza commettere errori, a questo link.
Decidi tu .
Quindi prima di pensare alla Digitalizzazione a Norma, ci sono queste 7 regole del Metodo Savino :
- Definizione dei modelli organizzativi della tua gestione dei processi documentali. Questo significa che dovrai rivedere completamente i tuoi processi informatici e le tue soluzioni rispetto ai modelli organizzativi che hai attualmente e a quelli che dovrai gestire dopo il cambiamento. Perché tutto deve portarti ad una sola vittoria : digitalizzare a monte i tuoi documenti e le tue informazioni e non certo a valle! , come purtroppo spesso siamo abituati a fare. Quindi pensa per processi!
- Necessità di reingegnerizzare i processi documentali ed informativi in chiave digitale. Prendi quello che hai e lo rivoluzioni, ma senza distruggere quanto hai fatto fin ora. Se ad esempio implementi un Workflow o un repository documentale lo devi fare sempre guardando che tipo di impatto ci sarà. Quindi ci vuole progettazione e programmazione. In questa fase devi disegnare i tuoi processi che producono ancora documenti cartacei e devi reingegnerizzarli per rendere quei processi privi di carta, ovvero devi fare in modo che quei processi, dopo essere reingegnerizzati , devono produrre documenti nativamente informatici che puoi gestire e condividere nella tua organizzazione in modo facile e veloce. In questo modo avrai processi digitali che saranno più agili, più efficienti e più efficaci. Ma non solo. Perchè , applicando la conservazione digitale a norma, saranno processi opponbili a terzi e quindi tutte le informazioni gestite , avranno anche una valenza legale probatoria.
- Attua il Modello Organizzativo al tuo Organigramma . La tua organizzazione sta per essere digitalizzata. Ecco parti da un organigramma e definisci gli step del tuo modello per attuare correttamente la digitalizzazione secondo la norma e le best practices. Ricordati che il tuo Organigramma cambierà in base alla reingegnerizzazione dei tuoi processi in ottica digitale, quindi deve essere riorganizzato sulla base dello step precedente e quindi dei processi che hai digitalizzato. Il tuo organigramma deve cambiare sulla base delle nuove informazioni che hai digitalizzato così come le responsabilità di ciascuna persona. Definisci inoltre nell’organigramma il miglioramento qualitativo lavorativo che avrai sicuramente, visto che hai reingegnerizzato i processi. In questa fase, potrebbe accadere che ti accorgi che una persona nel tuo organigramma, grazie alla digitalizzazione, ora ha più tempo libero per fare altre mansioni o per essere ricollocato in altri reparti.
- Mappa documenti, tipologie e funzioni aziendali. In questa fase devi preoccuparti di definire quali documenti ed informazioni andrai a digitalizzare e conservare in digitale e se oltre ai documenti ci sono informazioni e record che saranno stati reingegnerizzati. Vedi le funzioni aziendali associate a ciascun progetto e valuta come questo cambia nel progetto di dematerializzazione. Oltre ai Workflow, inizia quindi a gestire uno storico versione dei documenti e dei record, uno storico transazioni e gli alert predisposti per aiutarti ad anticipare eventuali problemi. Imposta regole di condivisione e regole di gestione dei tuoi processi aziendali, legate ovviamente alle tipologie e funzioni aziendali. In questo modo grazie alle regole avrai tutto sotto controllo e potrai gestire le tue informazioni in modo efficace ed efficiente oltre che sicuro.
- Devi fare un’analisi preliminare a attenta e su misura, prima della definizione e dell’implementazione del piano di digitalizzazione. Devi prevedere delle fasi di monitoraggio e di feedback costanti per la definizione e il raggiungimento del piano di digitalizzazione. Ascolta tutti gli stakeholders che faranno parte della digitalizzazione a norma. Misura. Misura gli impatti e di nuovo analizzi. E poi misura ancora e scegli la strada che in base allo scenario perfetto è quella che ti garantisce di diventare Digitale per davvero. Innovando e portandoti dietro tutti i vantaggi della digitalizzazione a norma. Ovvio che i feedback ti serviranno per mettere a punto anche eventuali esigenze del tuo personale rispetto ai nuovi processi di digitalizzazione per fare in modo che sia la tecnologia ad adattarsi a te e non viceversa! Anche il monitoraggio ti servirà per misurare dopo le prime modifiche i cambiamenti migliorativi che hai avuto nel frattempo e dovrai migliorare sempre di più il tuo processo rispetto all’obiettivo di digitalizzazione finale.
- Implementazione del piano di sicurezza e di quello di conservazione digitale. Ti serve un piano. Che sia un piano vestito su misura per te e non un pacchetto che compri già bello e pronto. Faresti un errore e anche grave. Senza sicurezza, tutto quello fatto fin ora, non servirebbe a niente. Devi dunque fare in modo che le informazioni siano sempre recuperabili, integre, leggibili e opponibili a terzi. Fai in modo dunque che il piano di sicurezza sia su misura per te e che ti permetta di dormire sonni tranqulli da tutti i punti vi sta, sia quelli infrastrutturali, sistemistici che di processo. E ti serve che il piano sia sicuro, molto sicuro, per dare opponibilità a terzi delle informazioni e dei documenti informatici e per garantire privacy e certezza di quello che gestisci.
- Prima la Compliance Digitale e poi Parti. Quando stai per partire , riverifica di essere compliance alla normativa, anche quella in agiornamento. Quindi stai attento all’aggiornamento evolutivo sia tecnologico , di standard che appunto normativo. Poi è tutto pronto. Inizia a partire con un progetto pilota e verifica i feedback. Intervista gli stakeholders e il personale e cambia per migliorare sempre di più.
Ecco 7 semplici (si fa per dire) regole per iniziare a digitalizzarti.
Troppo complicato ?
Lascia che ti spieghi in dettaglio ogni singola regola, con parole ancora più semplici e dirette. Andiamo alla prima :
PRIMA REGOLA, MODELLI ORGANIZZATIVI
Dunque, prima ti ho parlato del rivoluzionario METODO SAVINO che ha prodotto risultati sorprendenti per tutte le organizzazioni, pubbliche e private, che lo hanno applicato nei loro processi.
Se mi hai seguito con attenzione, ora sai che il METODO SAVINO è formato da sette regole ben precise, che rappresentano un passaggio fondamentale e necessario per la digitalizzazione della tua organizzazione aziendale, piccola o grande che sia.
Adesso voglio parlarti della prima regola: la definizione dei modelli organizzativi nella gestione dei processi documentali.
Che cosa voglio dire?
Concentrati per un attimo sulla tua organizzazione aziendale.
Prendi un qualsiasi tuo processo aziendale che produce documenti. Disegna il modello organizzativo ed il flusso di quel processo focalizzandoti sugli obiettivi di digitalizzazione che hai in mente di raggiungere.
Per fare ciò, occorre partire da un’accurata analisi della situazione attuale della tua azienda, detta “as is”, per arrivare alla situazione futura desiderata, detta “to be”. Ovvero quella che sarà digitalizzata.
Senza questa operazione preliminare sul tuo modello organizzativo, l’utilizzo di un servizio, per quanto innovativo ed evoluto possa essere, non ti sarà di grande aiuto!
Non pensare soltanto ai processi informatici e alle soluzioni che utilizzi, o che hai utilizzato, per conservare ed archiviare diverse tipologie di documenti ed informazioni.
Tieni conto anche degli stakeholder e del personale della tua azienda che partecipa ai flussi documentali per migliorare il loro modo di lavorare e gestire in maniera efficiente le informazioni e i documenti digitalizzandoli.
Seguendo il METODO SAVINO potrai sviluppare nuove procedure e metodologie documentali digitalizzate, che incideranno positivamente sul tuo modello organizzativo aziendale e sul tuo processo.
Tutto questo lavoro deve portarti ad un unico importante risultato: digitalizzare le tue informazioni ed i tuoi documenti a monte, senza rischiare di ritrovarti il problema alla fine del processo.
Ora, dopo aver messo in pratica la prima regola, potrai passare al secondo punto fondamentale: la reingegnerizzazione dei processi documentali ed informativi in chiave digitale.
Che cosa vuol dire?
SECONDA REGOLA, REINGEGNERIZZAZIONE
Dunque con la prima regola abbiamo visto insieme come si effettua un’accurata analisi dello stato dell’arte della tua azienda e come si può intervenire per migliorare i processi.
Oggi ti parlerò del secondo step: la REINGNERIZZZAZIONE DEI PROCESSI DOCUMENTALI ED INFORMATIVI IN CHIAVE DIGITALE.
Non farti spaventare da quello che sto per dirti: devi prendere quello che hai e provare a rivoluzionarlo, senza però buttare quanto di buono hai fatto finora.
Voglio farti un esempio pratico, così ci capiamo meglio: se ti trovi ad implementare un workflow e quindi ad organizzare il tuo lavoro in azienda con l’ausilio di un software, oppure a sviluppare una repository documentale, devi tenere sempre in considerazione gli effetti delle tue azioni.
Anche in questo caso le parole chiave sono: PROGETTAZIONE e PROGRAMMAZIONE.
Innanzitutto devi occuparti della corretta gestione dei tuoi processi che generano ancora documenti cartacei. Poi è fondamentale reingegnerizzarli per rendere gli stessi processi senza carta e a prova di digitale.
Cosa significa? Significa che devono generare esclusivamente documenti digitali da poter gestire e condividere all’interno della tua organizzazione nel modo più facile e veloce possibile. Il risultato sarà: processi più agili, efficienti ed efficaci.
Ma non finisce qui. Non ti accontenterai certo di aver eliminato la carta e digitalizzato i tuoi documenti. Tu vuoi che questi siano anche opponibili a terzi.
Questo è possibile grazie alla conservazione digitale a norma, che consente di attribuire valenza legale a tutte le informazioni generate dai tuoi processi aziendali reingegnerizzati.
Spero di averti fatto riflettere sulla necessità di organizzare meglio i tuoi processi aziendali. Ora passiamo alla terza : l’organigramma.
TERZA REGOLA : ORGANIGRAMMA
Qui ti spiegherò il terzo passaggio fondamentale del metodo Savino: l’organigramma.
Attenzione, non voglio sostituirmi alla persona che si occupa di gestione delle risorse umane all’interno della tua azienda. Se hai scelto i tuoi collaboratori è perché, evidentemente, ti fidi di loro e delle loro competenze.
Voglio solo spiegarti come migliorare il tuo organigramma in funzione della digitalizzazione dei processi aziendali.
Per prima cosa, parti dalle risorse e comincia a valutare i loro compiti e le loro responsabilità all’interno dell’azienda.
Se hai scelto di accogliere la digitalizzazione nella tua impresa, devi pensare che questa comporterà significativi cambiamenti nell’organizzazione del tuo lavoro. Cambiamenti che incideranno soprattutto sui ruoli ricoperti dai tuoi collaboratori.
E’ probabile che ci saranno figure professionali più in linea con i nuovi modelli organizzativi, ed altre invece che dovranno affrontare un percorso di formazione o essere impiegate in altri reparti.
Ciò non vuol dire premiare alcuni e mettere dietro la lavagna qualcun altro. Significa, semplicemente, che potrai migliorare la tua organizzazione allocando meglio le risorse, qualificandole e responsabilizzandole.
Il nuovo organigramma, così concepito, produrrà enormi vantaggi non solo nei processi aziendali ma anche nella qualità del lavoro svolto dai tuoi collaboratori.
Tutti lavoreranno al meglio delle loro possibilità, perché agevolati dai processi di digitalizzazione.
Ci siamo. Ora sei pronto ad affrontare il quarto step del metodo Savino: le attività di monitoraggio e feedack.
QUARTA REGOLA : MONITORAGGIO E FEEDBACK
Il tuo viaggio verso la digitalizzazione è arrivato al quarto step.
Prima ti ho spiegato come reingegnerizzare i tuoi processi aziendali e come sviluppare un nuovo organigramma.
Ora ti parlerò delle attività di monitoraggio e feedback.
La prima azione da compiere è unʹaccurata analisi delle fasi del tuo progetto di digitalizzazione.
Il piano, infatti, dovrà essere cucito su misura per rispondere alle esigenze della tua azienda, apportando così quei vantaggi necessari al miglioramento dei processi.
Ecco perché diventa fondamentale la fase di monitoraggio e feedback.
Provare e riprovare più volte, misurare costantemente i risultati raggiunti, sono attività fondamentali per realizzare concretamente un modello di digitalizzazione efficace.
Per farlo, devi prestare grande attenzione a tutti gli attori che partecipano al processo di digitalizzazione, rendendoli protagonisti, sulla base delle loro competenze e confrontandoti con loro sui risultati raggiunti.
Quando lo ritieni necessario, indossa anche gli abiti del professore di matematica: misura, misura e misura ancora.
Solo grazie ad unʹapprofondita analisi dei dati e del loro impatto sul processo di digitalizzazione, potrai imboccare la strada giusta e costruire il tuo scenario perfetto.
Ricorda, però, la tecnologia che implementerai dovrà adattarsi alla tua organizzazione e non viceversa.
Questo è un passaggio determinante per farsì che le tue risorse possano gestire in modo efficace tutti i processi di digitalizzazione.
Un altro elemento che dovrai tenere in considerazione è lʹinnovazione.
Cosa voglio dire? Grazie al monitoraggio e feedback dei risultati, avrai una visione complessiva della tua organizzazione aziendale, che ti consentirà di diventare DAVVERO DIGITALE.
Ora sei pronto per passare al livello successivo: le tipologie e le funzioni aziendali.
QUINTA REGOLA : TIPOLOGIE E FUNZIONI AZIENDALI
Con lo step precedente abbiamo capito quanto sia importante lʹattività di monitoraggio e feedback allʹinterno dei processi di digitalizzazione.
Adesso voglio parlarti del quinto step del mio metodo, ovvero le tipologie e le funzioni aziendali.
Devi concentrarti, prima di tutto, sui documenti e sulle informazioni che andrai a conservare in digitale e sui record che sono stati precedentemente reingegnerizzati.
Devi, in seguito, controllare quali sono le funzioni aziendali associate a ciascun progetto e valutare quali cambiamenti apporteranno al processo di dematerializzazione, una volta concluso.
Durante questa fase, oltre a gestire i workflow, devi predisporre uno storico, quindi un archivio con documenti, record e transazioni.
Inoltre, puoi prevenire eventuali problematiche grazie al supporto di specifici alert, che segnaleranno col dovuto anticipo la presenza di anomalie allʹinterno del processo.
Una volta effettuate queste operazioni, è fondamentale impostare delle regole di condivisione e gestione di tutti i processi aziendali, legate alle tipologie e alle funzioni aziendali.
Queste regole rappresentano la tua bussola, la tua mappa, perché grazie a loro puoi avere sempre sotto controllo i tuoi processi aziendali e gestire tutti i documenti e tutte le informazioni in modo efficace, efficiente, sicuro e, soprattutto, a norma.
Ora passiamo al Piano di Sicurezza.
SESTA REGOLA : PIANO DI SICUREZZA
Precedente abbiamo approfondito insieme il quinto punto del mio metodo, ossia monitoraggio e feedback.
Mancano soltanto due step alla fine del percorso, poi potrai avviare finalmente il processo di digitalizzazione della tua organizzazione aziendale.
A questo punto ti serve un piano.
Qualcosa che funzioni solo per te, non un prodotto in serie, preconfezionato o che compri già bello e pronto.
Ti sto parlando della sesta regola del Metodo Savino: lo sviluppo del piano di sicurezza e conservazione digitale.
Ti serve un vestito cucito su misura per le tue esigenze: un abito sartoriale e non un capo da grande distribuzione.
Se ti affidi a soluzioni già pronte, rischi di commettere un grave errore, vanificando tutto il lavoro di digitalizzazione che hai effettuato negli step precedenti.
La parola chiave è “SICUREZZA”.
Il tuo obiettivo, adesso, è rendere quelle informazioni che hai precedentemente digitalizzato, recuperabili, integre, leggibili e, soprattutto, opponibili a terzi.
Che cosa voglio dire?
Il tuo documento, per essere valido ed efficace, deve avere valore legale non solo per te e il tuo cliente, ma anche per un terzo soggetto. Altrimenti, il rischio è quello di rendere inutile tutto il lavoro svolto.
Qui interviene il tuo piano di sicurezza e conservazione digitale. Uno strumento che ti permette di gestire le informazioni e i documenti nel modo corretto.
Vuoi dormire sonni tranquilli? Ciò che ti occorre è un piano blindato, che dia sicurezza e valore giuridico ai tuoi documenti e che garantisca il rispetto della privacy e la certezza delle tue informazioni.
Solo così potrai essere a prova di legge.
Ci siamo quasi, adesso sei pronto per affrontare lʹultima prova: la settima regola del metodo Savino: la Compliance Digitale.
SETTIMA REGOLA : COMPLIANCE DIGITALE
Siamo quasi alla fine del nostro percorso.
Dopo averti illustrato i vantaggi della digitalizzazione, attraverso i sei step del mio metodo, voglio parlarti dellʹultimo passo: la compliance digitale.
Che cosa intendo? Devi conoscere le regole del gioco.
La tua azienda è chiamata ad essere compliance, e quindi in regola, rispetto alle normative vigenti che riguardano tecnologia, azioni e comportamenti delle tue risorse e policy aziendale.
Fai attenzione, la normativa è in continuo aggiornamento, soprattutto per quanto riguarda il tema della digitalizzazione.
LʹItalia è uno dei paesi allʹavanguardia da questo punto di vista, basta pensare al Codice dell’Amministrazione Digitale, alle risoluzioni e circolari dell’Agenzie delle Entrate, e alle azioni intraprese dal Ministero dell’Economia e da quello della Salute.
A norma di legge e grazie allʹapplicazione delle regole del mio metodo, puoi eliminare tutta la carta che circola nella tua azienda, ma devi sempre tenere sotto controllo gli aggiornamenti del legislatore e la formazione continua delle tue risorse.
Infatti, per essere compliance, è necessario monitorare e controllare regolarmente i tuoi sistemi.
Bene, ci siamo.
Ora che hai conosciuto le sette regole del metodo Savino, puoi far decollare il tuo piano di digitalizzazione aziendale.
Parti con un progetto pilota e verifica i feedback. Intervista gli stakeholders e il personale e cambia per migliorare sempre di più.
Una volta intrapresa la strada della digitalizzazione, la tua azienda non sarà più la stessa.
I cambiamenti che hai introdotto miglioreranno la tua organizzazione aziendale e ti permetteranno di essere, davvero, full paperless e a norma di legge.
Ti lascio col mio mantra, che ormai dovresti aver imparato: è più importante dematerializzare i processi che i documenti.
Il punto è che puoi impegnarti quanto vuoi, ma se ti manca la Cultura Digitale, allora non potrai vincere questa sfida.
Qui trovi anche il video che ti spiega in poche parole il Metodo Savino e le 7 regole di Digitalizzazione
Se vuoi subito approfondire senza impegno come il mio Metodo ti può aiutare a digitalizzare il tuo lavoro ed il tuo business, leggendo un white paper gratuito che ti spiegherà passo passo come farlo, allora basta cliccare qui.
Che il Digitale sia Con Te
Un caro saluto, Nicola.
