Scopri cosa vuol dire Dematerializzazione di un Processo invece che di un Documento e perché fin’ora hai commesso almeno 2 clamorosi errori
La Dematerializzazione e la Digitalizzazione dei processi possono essere un enorme volano per la tua impresa, a meno che non commetti questi errori.
Ci sono almeno 2 clamorosi errori nei processi di dematerializzazione e digitalizzazione documentale che molto probabilmente stai commettendo o hai già commesso.
Errore clamoroso numero 1 di Dematerializzazione : tutte le informazioni che spesso vengono rappresentate in forma documentale, sono già presenti in tutti i nostri sistemi informativi aziendali. E spesso andiamo a creare documenti da informazioni che già abbiamo, ma in forma e formati diversi. Invece che dematerializzare processi, stai semplicemente dematerializzando documenti. E l’unico stupido vantaggio che ottieni è quello di non avere più la carta in giro , ma non hai reingegnerizzato il processo e quasi sicuramente le attività che facevi prima con la carta sono rimaste le stesse o quanto meno non sono migliorate e non hai processi più efficienti , più efficaci , più agili è più sicuri.
Errore clamoroso numero 2 di Dematerializzazione : stai partendo dalle tipologie documentali e dai software. Quindi stai erroneamente pensado che per Digitalizzarti devi partire dalla tecnologia e partire ad esempio da un sistema di conservazione o dai tipi di documento che vuoi dematerializzare. In realtà è il contrario.
Perchè anche il concetto di documento è cambiato.
Come sai noi siamo gli spiacialisti della digitalizzazione documentale e quindi noi siamo focalizzati soltanto su queste tematiche perchè le governiamo come se fosse il nostro pane quotidiano.
Devi sapere, ad esempio, che il concetto di documento informatico così come lo pensi non esiste più.
E te lo dimostro :
Il concentto di documento informatico è cambiato nel tempo. La nostra normativa infatti attraverso il famosissimo Codice dell’Amministrazione Digitale, ha avuto ben 6 versioni per adeguarsi anche ai cambiamenti europei. Ad esempio il regolamento Eidas ha indicato la nuova definizione di documento informatico.
Regolamento eIDAS dice che : << documento elettronico è qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva >>
Le modifiche al CAD introdotte dal Dlgs 179/2016 che recepisce anche eIDAS dice che : << il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti >>
Quindi cosa diavolo può essere il documento informatico ?
La risposta oggettiva : qualunque informazione o dati in azienda che è giuridicamente rilevante.
La domanda ora che dovresti porti è : cosa è giuridicamente rilevante nella mia azienda ?
Un altra risposta oggettiva : tutto.
Non ci sono santi su questo.
Quindi. un ulteriore domanda che dovresti porti è : cosa stai conservando a norma di legge e secondo il DPCM del 3 Dicembre 2013 ?
Devi quindi essere capace di evitare questi due errori altrimenti non sarai mai un’azienda Paperless e completamente digitalizzata.
Un primo passo utile per farti capire come diavolo devi gestire la tua azienda, è sicuramente prendere il mio libro, la prima divina commedia mai scritta sulla Digitalizzazione Documentale a Norma di Legge.
Ecco alcuni argomenti che troverai :
– come si conservano i record e le informazioni
– come ottenere dalla fatturazione elettronica i veri vantaggi in termini di processo
– cosa vuol dire digitalizzare un processo invece che un documento
– come si può ad esempio gestire una cartella clinica elettronica senza documenti!
– come ottenere i veri vantaggi della digitalizzazione dei processi
– come ottenere dalla dematerializzazione un percorso pratico e utile per il proprio settore
– come digitalizzarsi a norma grazie alle soluzioni personalizzate create appositamente per te
– come evitare le sanzioni e gli errori della dematerializzazione
-come iniziare un percorso di Dedocumentalizzazione per gestire flussi e processi senza documenti.
Se pensi per processi, come ti insegnerò nel libro, potrai davvero provare sulla tua pelle i veri vantaggi della digitalizzazione dei processi aziendali.
Sarà tutta roba pratica, zero teoria.
Di norme ne abbiamo già abbastanza.
Non ti resta che prenderti il mio libro prima che sia troppo tardi, direttamente qui su Amazon.
Che il Digitale sia Con Te
Un caro saluto,
Nicola.
