Quali sono le tue procedure per digitalizzare a norma il tuo processo documentale ?

Esistono tantissimi software di GED e quindi Gestione Elettronica Documentale e purtroppo troppo spesso si confondono questi software con la digitalizzazione del processo documentale aziendale.

Chi mi segue sa che la mia frase must è da sempre : è più importante dematerializzare il processo che il documento.

Questo significa che per digitalizzare a norma di legge qualunque processo aziendale, la prima cosa a cui si deve pensare non sono i documenti che vengono prodotti da quel processo aziendale, ma solo e soltanto a migliorare in termini di efficienza ed efficacia il processo per trasformarlo da analogico a digitale.

Ma anche se hai fatto questo passaggio fondamentale, in realtà non basta.

No , anzi siamo ancora ad un punto morto.
Anzi un punto pericoloso. Molto.

Perché oltre a pensare a migliorare e reingegnerizzare quel processo, devi renderlo anche a NORMA DI LEGGE.

La Digitalizzazione non è un gioco, non è un software e non è una consulenza fine alla solo efficienza ed efficacia.

Quando senti parlare di Trasformazione Digitale, la prima cosa che devi sapere è che questa Trasformazione deve essere a norma di legge.

Altrimenti quel processo che hai digitalizzato, non soltanto sarà fuori norma, ma poi ti porterà anche sanzioni e pericolosi contenziosi.

Come si fa quindi a raggiungere l’obbiettivo giusto e corretto ?

Si prende il processo, si disegna e si reingegnerizza pezzo per pezzo attraverso una vista normativa e tecnica che sia in grado di assicurare i tre asset : sicurezza normativa del processo, efficienza ed efficacia.

Senza la prima, le altre due non servono a nulla.

Fatto questo, devi poi creare una procedura ad hoc che deve essere ripresa ogni volta che andrai a gestire quel processo.

Quindi devi scrivere una procedura che poi deve diventare un workflow o più workflow che dovrai seguire in azienda ed in modalità digitale.

La modalità digitale significa che tutto quello che farai in quel processo deve essere appunto gestito con strumenti digitali, documenti digitali, workflow digitali e dati digitali.

Poi tutto quello che produce quella procedura deve essere anche conservato a norma di legge e conforme al DPCM e Agid.

Attenzione : la conservazione è solo la parte finale, potresti avere anche il sistema di conservazione più figo del mondo, ma se il processo che produce e che gestisce i documenti ed i dati non è a norma, allora la conservazione non ti salverà dalle sanzioni ed errori.

Questa è l’unica metodologia corretta ed è quella che da sempre facciamo con i nostri clienti applicando il Metodo Savino.

Soltanto dopo interveniamo con il DM7 e il Conserva.Cloud.

Tutte le altre strade saranno sbagliate perché non ti metteranno a riparo dall’essere FUORI NORMA.

Questo è quello che spiego in questo report che ti rimanderà poi al secondo libro che ho scritto.

Che il Digitale sia Con Te
Nicola.