Digitalizzazione dei documenti aziendali: il metodo più sicuro per proteggere i documenti

Come sempre, ci sono delle gerarchie che classificano i documenti in base alla loro importanza. Anche in azienda, ciò accade spesso: un documento di prima mano, come un promemoria, o un appunto personale di valore immediato, non ha la stessa portanza di un documento di valore per 10 o più persone. Così, come è giusto, l’ottica aziendale prevede una corretta e gerarchica suddivisione dei documenti, partendo dall’identificazione. In base al grado di priorità, essi possono essere archiviati e conservati nei diversi reparti d’archivio. I documenti core sono quelli di massima importanza: il consiglio è di conoscere le scale gerarchiche per non commettere errori qualora doveste maneggiarne alcuni senza sapere l’entità del danno o dell’onere. Ovviamente, quali sono le migliori strategie per un archivio sempre a posto e in ordine che garantisca la protezione dei documenti? La digitalizzazione può essere LA risposta. Consulteremo insieme le opportune possibilità, nei prossimi paragrafi.

Protezione dei documenti con un archivio digitale e una password

L’archiviazione digitale e la protezione tramite password sono i primi due metodi più semplici e immediati per la protezione dei documenti.
Quanto è importante avere la copia della propria carta d’identità sul Drive quando si viaggia? E quante volte, se vi foste persi il telefono, avreste di conseguenza lasciato allo scoperto tutti i documenti in vostro possesso, anche quelli aziendali? L’ha scoperto chi, viaggiando, ha perso il portafoglio o il documento, e un piccolo gesto di accortezza si è rivelato salvifico ed estremamente saggio: salvare tutti i documenti in formato digitale e proteggerli con una password. A maggior ragione per quanto riguarda i doveri lavorativi, perché non produrre copie digitali di documenti che potreste inavvertitamente smarrire, o non avere sottomano al momento giusto? Ovviamente, questo potrà servire anche nel caso della gestione temporale dell’archivio (come sappiamo, ormai anche le biblioteche stanno creando un formato digitale dei proprio documenti), ma a te che stai lavorando al momento con qualche informazione rilevante, ricorda di duplicarla in un formato cui sei sicuro di dare attenzione. Ovviamente, a seguito della digitalizzazione e scelta della password, questa operazione dovrà essere sempre comunicata ai propri superiori per un confronto di fattibilità. 

Educare il personale alla sicurezza dell’archivio

Quante volte un ambiente ben tenuto e un personale ben formato possono fare la differenza? Nel caso di archivi per documenti aziendali, soprattutto se essi hanno la necessità di essere conservati nel tempo, bisogna assicurarsi di avere tutti gli strumenti idonei all’operazione: deumidificatori, eventuali insetticidi, dispositivi antincendio e antifurto. Non abbiamo solo da considerare le variabili ambientali, ma anche quelle circostanziali: un ladro che ruba dal nostro archivio, se esso non è protetto, è tanto pericoloso quanto l’avvento di un insetto che si nutre di carta e può rovinare ciò che l’archivio stesso custodisce. Da qui, scatta anche la necessità di assumere specialisti della gestione dei documenti e dei processi interni all’edificio: dallo stato di salute di infissi e locali, alla gestione della programmazione dello spazio e delle uscite d’emergenza, per qualunque evenienza.

Digitalizzazione dei documenti aziendali [Metodo più sicuro]

Il miglior modo per proteggere i documenti è quello della digitalizzazione e dell’inserimento in un archivio sicuro, un cloud. Attenzione, non stiamo parlando di cloud per clienti privati (come possono essere Google Drive, iCloud ecc) ma stiamo parlando di veri e propri archivi certificati con un livello di protezione estremamente elevato grazie all’utilizzo di una blockchain. 

La protezione dei documenti tramite blockchain è infatti ad oggi il metodo più sicuro per la conservazione digitale dei documenti della tua azienda, oltre a provarne il valore legale.

Conclusioni

Ultimo punto, da non sottovalutare: affidatevi a dei magazzini di conservazione di materiale cartaceo. Di solito, soprattutto se siete voi a dover mantenere insieme una grande mole di documenti aziendali e non avete fisicamente spazio per contenerli tutti in prospettiva futura, potrebbe essere una buona idea quella di affidarli a degli esperti del settore di stoccaggio. Esistono infatti dei depositi per archivi cartacei in grado di ritirare e conservare i documenti cartacei in breve tempo, usufruendo degli spazi che potrebbero mancarti. Inoltre, come è ovvio, questi archivi sono strettamente sorvegliati 24 ore su 24 e dispongono di un servizio di consultazione sia in remoto (tramite appositi software) sia in presenza: potrai infatti recapitare importanti documenti in tempo brevissimo, a meno di un giorno dalla richiesta, direttamente a casa tua o in azienda. Non sei ancora deciso su quale sia la migliore strategia per i tuoi documenti? Hai bisogno di una consulenza personalizzata? Contattami quiCGli