Perchè grazie alle nuove regole di conservazione, il documento diventa un record ?

In questo post, è riportato un mio articolo pubblicato sulla rivista Il Documento Digitale, rivista che affronta con taglio tecnico-giuridico le diverse tematiche afferenti alla gestione del documento informatico, analizzandone tutti gli ambiti di attinenza e con la quale collaboro come membro del Comitato di Redazione. Sono sicuro che la lettura vi piacerà molto….quindi ecco l’articolo :

Come abbiamo visto dalle nuove regole tecniche in materia di conservazione digitale dei documenti informatici, ovvero il DPCM del 3 dicembre 2013 pubblicato in Gazzetta Ufficiale Numero 59 del 12 marzo 2014, i processi di dematerializzazione sono diventati certamente più strutturati e più complessi rispetto a quelle che erano le direttive della delibera CNIPA 11 del 2004. I cambiamenti, che sono dovuti ovviamente all’introduzione di un nuovo standard e di una nuova ISO come l’open archival information system ed al modello UNISincro, sono di natura sia tecnica sia evidentemente di processo.

La maggior parte dei sistemi documentali ad oggi presenti sul mercato, difficilmente sono stati sviluppati con l’intento di essere già adesi a questo nuovo standard, quindi si necessita per molti di questi sistemi informativi una completa reingegnerizzazione di quelli che sono i processi e la gestione, l’archiviazione e in ultimo la conservazione delle informazioni digitali in essi gestiti, archiviati e conservati.

È doveroso ricordare, prima di entrare nel dettaglio, gli elementi fondamentali e più importanti dell’open archival information system. Credo, onde evitare di dilungarmi troppo su aspetti che per loro natura sono molto complessi e che richiedono un approfondimento molto vasto, che sia comodo riassumere tali aspetti in maniera grafica, come da figure seguenti:

oais_modello

Spiegando le figure di cui sopra, se ne evidenziano gli aspetti più importanti:

In figura 2 sono illustratati i concetti di: flussi di ingresso: i flussi dei pacchetti informativi (SIP: Submission Information Package) dalle applicazioni che generano i documenti (Producer) e da eventuali depositi intermedi, quali ad esempio il Repository;
sistema informatico di conservazione (Preserver) che si fa carico della conservazione dei documenti generati dai Producer, gestendoli in pacchetti informativi di archiviazione (AIP: Archival Information Package); flussi di uscita, comprendenti le funzionalità e/o le applicazioni (Consumer) che consentono l’accesso ai documenti conservati. I DIP (Dissemination Information Package) sono i pacchetti informativi usati per la distribuzione.
Dal punto di vista pratico e tecnico questa garanzia può avvenire implementando due possibili tipologie di flussi:
1. Producer – Preserver (presa in carico) – Repository – Consumer
2. Producer – Repository – Preserver (presa in carico) – Consumer;
si tenga presente che anche in questo flusso il consumer agisce solo dopo il preserver o meglio solo dopo l’avvenuta presa in carica dei documenti nel sistema di conservazione.

Invece in Figura 1 si riporta non solo quanto già esposto dalla figura 2, ma si chiariscono bene quali responsabilità sono definite sia in fase di conservazione, sia in quella di distribuzione(consultazione), nonché di produzione. Il Responsabile della Conservazione, è quindi la figura che governa l’intero processo di conservazione e se pur non avendo direttamente responsabilità sulla produzione dei documenti e delle informazioni in capo al Produttore, dovrà colloquiare e collaborare con lo stesso, per garantire l’accettazione di quanto creato, evitando notevoli rifiuti che potrebbero rallentare il processo di conservazione ed evitando problematiche di autenticità. In figura viene anche definito come Utente, qualunque soggetto adibito al controllo dei documenti conservati digitalmente o chiunque ne faccia esplicita richiesta al responsabile della conservazione sostitutiva.

L’obiettivo principale di un modulo di conservazione è quindi quello di consentire la conservazione a lungo termine dei documenti del repository documentale, in modo tale da garantire il mantenimento a lungo termine delle caratteristiche di integrità, autenticità, reperibilità, leggibilità, riproducibilità e trasferibilità. Inoltre, in conformità con quanto indicato dal modello OAIS, il modulo deve attuare la conservazione del documento non solamente come la conservazione di un semplice oggetto informativo digitale, quanto di un pacchetto informativo costituito da informazioni di contenuto, informazioni di identificazione, informazioni di contesto, informazioni di provenienza, informazioni di stabilità, informazioni di pacchetto e dati descrittivi del pacchetto stesso. Ed è appunto per questo motivo, che non è importante conservare un oggetto, bensì un record. Ed è questa la motivazione a me più cara per quanto concerne la funzionalità principe di un sistema documentale.
Ma perché è così importante un sistema documentale che riesca a gestire e conservare un record. Per spiegalo, dobbiamo prima ricordarci che da sempre, un sistema documentale, è una delle funzioni più importanti e portanti del sistema informativo aziendale, sia per il supporto e l’integrazione dei processi decisionali, sia evidentemente per la conservazione e la valorizzazione del patrimonio documentale. E se immaginiamo un’azienda di medie grandi dimensioni, questo patrimonio documentale potrebbe essere anche molto vasto. Pensate ad esempio a quelli che sono oggi chiamati open data e big data.

In ogni processo interno a qualsiasi azienda, dunque, anche se quest’ultima fosse di piccolissime dimensioni, sono coinvolti e al tempo stesso generate diverse informazioni ed è qui che un sistema documentale hai il compito e il dovere di gestire, organizzare e conservare queste informazioni, nel migliore dei modi.
E quale il modo migliore di gestire tutto il sistema documentale, attraverso appunto uno standard come quello dell’open archival information system?
Ma c’è di più, perché molto spesso queste informazioni non sono semplicemente dei documenti, ma molto spesso dei record. E più avanti andrà la tecnologia, e non solo quella informatica, e più ci saranno informazioni e dati da dover gestire, archiviare e conservare per renderle opponibili a terzi. Pensiamo al settore medicale, a quello assicurativo, a quelle bancario, ma anche alla vita di tutti i giorni. Quante sono le informazioni e i dati che dovremmo conservare ? Evidentemente molti. Ed è per questo motivo che il Records Management deve essere la base dei processi di dematerializzazione o meglio ancora di digitalizzazione. Infatti avremo molte più informazioni digitali da dover conservare, piuttosto che informazioni analogiche da dover trasferire su supporti e metodologie digitali. Pensate ad esempio ad un Web Form; sebbene non abbiamo ancora in Gazzetta Ufficiale le regole tecniche sulla formazione dei documenti informatici, ma per ora solo la bozza, è chiaro che anche la compilazione di un semplice form online, è di per se un documento informatico, o meglio ancora un insieme di record da dover archiviare e conservare secondo quanto disposto dalle nuove regole tecniche e dalla normativa attualmente in vigore. E’ dunque per mezzo del Records Management, che il nostro sistema informativo documentale, può avere quel salto di qualità tecnico per essere considerato un vero e proprio Enterprise Content e Digital Preservation Management System. In questo modo, avremo la possibilità, di identificare, garantire e gestire nel modo più corretto possibile i documenti informatici nel tempo, attraverso modelli, requisiti e standard che garantiscono la tanto cercata valenza probatoria e nonchè la certezza e l’efficacia della conservazione di una singola informazione. E per documenti informatici o elettronici, intendo quelli cari al nostro Codice dell’Amministrazione Digitale (82/2005 e successive modifiche). Ed è sempre grazie al Records Management, che oggi in quasi tutti i sistemi documentali, abbiamo funzionalità e concetti importantissimi quali ad esempio il Versioning di un documento o il Workflow di un intero processo o flusso documentale.

Prendendo spunto proprio dal Versioning e dal Workflow, la vera ed interessante sfida tecnica-normativa, è quella di garantire che un documento o una informazione, sia immutabile e certa nel tempo, anche quando cambia il suo stato o cambia la sua versione. Tutti noi sappiamo argomenti ovvi come il Versioning o il Workflow, ma ben altra cosa è capire come conservare o meglio ancora, come applicare un processo di conservazione, anche a quei documenti che mutano nel tempo. La risposta a tutto questo , è appunto la conservazione di un record. Solo tramite la conservazione di un singolo record, il mio processo di dematerializzazione o di conservazione, può garantire la certezza di quel dato. Non voglio certamente dichiarare di doverci dimenticare del PDF e del suo enorme vantaggio, ma credo che sia doveroso concentrarci su cosa sia un documento informatico e su come viene o può essere definito un documento informatico. Chiarisco subito la mia personale definizione, ma che credo incontra il favore di molti : per me un documento informatico è anche una riga di un semplice database. Figuriamoci un PDF!

Ebbene ad oggi ci sono diversi standard che sono stati riconosciuti nel tempo ideali per applicare le logiche del Records Management, ma quello che ritengo più robusto è certamente l’ISO 15489, che contiene tutte le necessarie linee guida per realizzare un sistema di conservazione di record e documenti, ed è indipendente dal tipo di tecnologia scelta e dalla normativa, quindi assolutamente interoperabile. Permette inoltre di definire policy, procedure, strumenti e regole pratiche per conservare documenti ed informazioni e specifica in modo dettagliato i ruoli e le responsabilità degli utenti e degli stakeholders che fanno parte del sistema di records e del processo.

A questo punto se pensiamo ad un sistema di conservazione capace di rispondere alla ISO 15489 e allo standard OAIS, allora abbiamo un binomio di metodologie sicure ed efficaci per la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica.

Perchè è così importante un sistema di Records Management per i nostri cari responsabili della conservazione digitale ? Perchè offre a quest’ultimi di : avere dei modelli organizzativi relazionati alle informazioni che devono essere conservate e non solo ai singoli documenti (come ad esempio un PDF); di essere conformi alle leggi, ai regolamenti e agli standard richiesti; di garantire la conservazione dei documenti nel tempo, indipendentemente dall’evoluzione tecnologica e normativa; di avere nello stesso tempo efficienza ed efficacia nei processi di dematerializzazione e in ultimo, ma non meno importante, di avere un legame univoco ed indissolubile tra record (o documento) e i rispettivi metadati.

Ma non è tutto, perché molto spesso si dimentica che un sistema documentale deve essere interoperabile ed interconnesso. Mentre sul primo, le argomentazioni di sopra, ci dicono come raggiungere questo obiettivo, sul secondo ci sono poche linee guide, o peggio ancora, ci si dimentica del fine ultimo che dovrebbe avere qualsiasi processo documentale digitale. E così facendo, ci si dimentica che una qualità che dovrebbe avere un sistema di conservazione, sia proprio l’interconnessione di quest’ultimo con le principali applicazioni gestionali che si trovano in azienda; deve esistere infatti la possibilità di creare un’unica base informativa che venga alimentata, non solo da funzionalità e da processi come quelli del protocollo informatico, oppure la creazione di diverse tipologie documentali, ma soprattutto da tutti gli applicativi presenti all’interno dell’azienda e che a loro volta si rendano disponibili ad altri stakeholders per mezzo di diversi canali e diversi collegamenti.
Si è sempre parlato infatti, dell’importanza di gestire tutti i flussi digitali di un’azienda con i propri fornitori e propri clienti. Se si pensa alla fatturazione elettronica PA, quest’ultima avrà in futuro proprio questo scopo, cioè quello di digitalizzare completamente la filiera di tutti i processi di fatturazione di tutte le aziende e le PA del nostro Bel Paese, creando un unico standard e un unico modus operandi di fatturazione.

Una chimera irragiungibile ? Dobbiamo credere di no. Tutte i buoni propositi ci sono già. Avanti con il digitale dunque!

p.s. : Vi ricordo che questo argomento, come tanti altri, verranno trattati per la prima volta nel mega corso che stiamo organizzando. Per prenotare la propria stanza virtuale e ricevere tutte le informazioni e conoscere le modalità comode, ecco il link al corso.