Obbligo Sottoscrizione Documenti in Digitale : la grande novità del decreto Liquidità Covid19

Stamattina mi sveglio e leggendo il c.d. Decreto liquidità in emergenza Covid19, ad un tratto mi sembra di leggere qualcosa che conosco.

Sogno o son desto?

Rileggo e nella mia testa riecheggia l’espressione “te l’avevo detto”, quell’espressione che nessuno di noi vuole mai sentirsi dire la stavo dicendo a me stesso.

L’art. 4 del decreto legge n. 23 dell’8 aprile 2020, seppur limitandone l’efficacia al periodo di emergenza Covid19 e quindi sino al 31 luglio, da pieno valore al principio di non discriminazione delle firme elettroniche sancito dall’art. 25 del Regolamento EIDAS.

Il quale afferma che “a una firma elettronica non possono essere negati effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziari per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti delle firme elettroniche qualificate”.

Un decreto emesso in piena emergenza arriva a concepire una soluzione che semplifica e avvicina le persone all’utilizzo del digitale recependo di fatto un principio espresso da un regolamento europeo.

Leggiamo insieme l’art. 4 del c.d. decreto liquidità:

In sostanza Il decreto (riferito alla sottoscrizione dei contratti bancari e che rappresenta una importante apertura alla semplificazione della sottoscrizione dei contratti in tutti i settori per questo periodo di emergenza) stabilisce che i contratti conclusi attraverso modalità telematiche, hanno l’efficacia probatoria di cui all’art. 20 comma 1 bis del Codice dell’Amministrazione Digitale, anche se il cliente esprime il proprio consenso tramite email o altro strumento idoneo.

La firma elettronica semplice viene ad assurgere la stessa efficacia probatoria ai sensi dell’art. 2702 c.c. riconosciuta alla firma digitale e/o alla firma elettronica avanzata, a condizione che tra le parti contraenti vi sia uno scambio di consensi cui venga allegato il documento di identità, il contratto e che tutto il processo e i documenti siano obbligatoriamente conservati con modalità tali da garantirne la sicurezza, l’integrità e l’immodificabilità.

Ecco.

Obbligatoriamente conservati.

Sono anni che ripeto al mondo che la conservazione digitale o sostitutiva, è obbligatoria nel garantire la valenza probatoria dei documenti nativamente digitali o che fanno parte di un processo digitale, come in questo caso specifico del decreto.

Ma non ripeto da anni solo questo.

Ripeto da anni che lo scambio di documenti, come ordini, contratti, offerte, etc, deve avvenire in formato digitale, perchè non solo è più efficace, efficiente e produttivo, ma perchè è molto ma molto più sicuro di un foglio di carta scansionato.

Ed è per questo che ormai da tempo, ho creato lo strumento idoneo allo scambio di documenti per la sottoscrizione in digitiale.

E si chiama Securorder che è nato proprio dall’esigenza di creare un processo che attribuisse maggiore efficacia ai contratti telematici sotto il profilo probatorio, tramite la generazione di un pacchetto di documenti sottoscritti elettronicamente.

Entrambe le parti sottoscrivono il documento attraverso un processo digitale a norma di legge e che rispetta la normativa, successivamente un processo automatico applica la marcatura temporale e versa il tutto in un sistema di conservazione accreditato Agid della Savino Solution S.r.l.

La firma elettronica apposta per il tramite di Securorder in realtà assicurava già prima dell’emanazione del decreto l’efficacia probatoria di cui all’art. 2702 in quanto a seconda delle modalità scelte si poteva avere la stessa efficacia in concreto della firma autografa.

Se il documento nativo digitale viene inserito all’interno di un processo digitale che rispetti la normativa, che consenta di verificare nella fase della gestione le eventuali modifiche e revisioni e che all’esito venga versato in un sistema di conservazione a norma, il documento ha la stessa efficacia probatoria di un documento cartaceo sottoscritto con firma autografa.

La conservazione a norma consolida il documento che sia stato formato e gestito correttamente garantendone nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.

In sostanza quello che cambia riguarda la possibilità per chi è privo di firma digitale di sottoscrivere un contratto avente la stessa efficacia probatoria del primo semplificando davvero l’accesso al digitale.

Questa può essere l’ulteriore grande opportunità che non possiamo permetterci di perdere, in quanto consentirebbe alle imprese di digitalizzare il processo di acquisizione degli ordini e della sottoscrizione dei contratti con la conseguente necessità di gestire tali documenti in digitale.

Senza contare che la digitalizzazione degli ordini e dei contratti andrebbe ad integrarsi con quella della fatturazione elettronica e finalmente si potrebbe chiudere un processo dall’acquisizione dell’ordine all’emissione della fattura interamente in digitale con la creazione di un archivio digitale e successiva conservazione a norma di legge.

Certo il decreto parla anche della possibilità di utilizzare l’email illudendo che sia in tal modo più semplice gestire questa novità.

Ma devo dirvi in tutta sincerità che utilizzare l’email non rende il processo più facile né più sicuro perché:

È richiesta l’allegazione della carta di identità che circolerebbe via email in totale assenza di sicurezza con il rischio di frodi e furti di identità. Pensaci bene. La tua carta d’identità viaggerà per il web molto più di prima rispetto ad oggi. E questo vuol dire che se un malintenzionato, prende la tua carta, si crea una mail a tuo nome e poi firma contratti al tuo posto, secondo il decreto che ti ho raccontato, avrebbe assolutamente valore….vai a dimostrare il contrario;
Devi conservare a norma l’intero processo e la documentazione allegata e quindi trovare un modo per estrapolare l’email e versarla in un sistema di conservazione. Con tutti i pericoli ed errori annessi;
Non avresti un archivio digitale dei documenti che hai sottoscritto;
Non avresti un workflow autorizzativo, qualora tu fossi una società più strutturata che ha una procedura di sottoscrizione dei documenti.

E le stesse considerazioni valdono per la PEC.

Ora, io potrei lucarci sopra. Ma non mi sentirei bene con me stesso.

Se ci pensi, nei giorni scorsi, ho lanciato già iniziative di solidarietà digitale e ho lanciato per la prima volta in Italia, il DIGIFLIX, il primo Netflix sulla Digitalizzazione a norma dei processi con contenuti multimediali diversi ad accesso completamente gratuito. Oltre 100 ore di video, di podcast, di documenti e di webinar, gratis.

Quindi, non avrei potuto che fare lo stesso anche per SecurOrder.

Sono anni che ho un sogno : vedere le imprese digitalizzati e ora che la normativa finalmente conferma quello che ormai dico da anni, non possono non sfruttare questa occasione e consegnarti nelle tue mani, gratuitamente, SecurOrder.

SecurOrder sarà quindi gratuito per tutta la durata dell’emergenza e quindi fino al 31 Luglio.

Dopo non sarai obbligato a sottoscrivere un’ offerta, a meno che tu non lo voglia.

Se non vorrai continuare ad utilizzarlo, noi :

Ti forniremo il pacchetto di distribuzione contenente tutti i documenti che hai sottoscritto attraverso SecurOrder con i rispettivi log, le firme digitali e le marche temporali. Questo pacchetto lo dovrai versare obbligatoriamente in un sistema di conservazione a norma Agid, altrimenti perderai la validità legale di tutti i documenti sottoscritti fino al 31 Luglio.
Ti disattiveremo la tua licenza senza chiederti un centesimo. Non dovrai fare nient’altro.

Per attivare la tua licenza gratuita di SecurOrder, segui le indicazioni che trovi qui sotto e clicca sui link!