L’Open Archival Information System per la conservazione elettronica a lungo termine dei documenti : sviluppo pratico di un software per la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica.

Quando si parla di conservazione sostitutiva molto spesso ci si riferisce alla conservazione di documenti. Quindi, siamo abituati a pensare ad apporre firma digitale e marca temporale su PDF, PDF/A, TIFF, XML o TXT. Un’altra abitudine ancora, è quella di firmare e marcare non i singoli documenti, ma invece l’evidenza informatica, contenente gli hash dei files e tipicamente in XML. Tale conservazione è certamente corretta dal punto di vista della normativa, ma siamo sicuri che è l’unico metodo possibile? Tempo fa, il Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS), ha introdotto il modello OAIS, Open Archival Information System. Vediamo di seguito cosa si intende per il modello OAIS. Ricordiamo, prima però, che un modulo software di conservazione, dovrebbe consentire la conservazione a lungo termine dei documenti del repository documentale, in modo tale da garantire il mantenimento a lungo termine delle caratteristiche di: integrità, autenticità, reperibilità, leggibilità, riproducibilità e trasferibilità. Inoltre, in conformità con quanto indicato dal modello OAIS,  il modulo deve attuare la conservazione del documento non come la conservazione di un semplice oggetto informativo digitale, quanto di un pacchetto informativo costituito da : informazioni di contenuto, informazioni di identificazione, informazioni di contesto, informazioni di provenienza, informazioni di stabilità, informazioni di pacchetto e dati descrittivi del pacchetto. Supponiamo ora di dover sviluppare un modulo software conforme alle specifiche del modello OAIS e chiamiamo la piattaforma ipotetica da sviluppare proprio con questo modulo, SoftwareDOC.
Nell’attuare correttamente la conservazione dei pacchetti informativi nella piattaforma SoftwareDOC, si farà riferimento alle specifiche ed alle linee guida del modello OAIS del Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). L’ Open Archival Information System (OAIS) è un archivio informatico costituito da utenti, organizzazioni e sistemi software esterni, per preservate correttamente le informazioni digitali di tutta la piattaforma. L’ambiente logico di tale modello integrato in SoftwareDOC segue il modello presentato in figura seguente:

dove il Producer è l’intero sistema client che fornisce le informazioni di conservazione, il Consumer è un’utente o un sistema informativo che interagisce con i servizi di un OAIS, al fine di avere accesso attraverso opportuni processi di auditing, alle informazioni ivi conservate, ed infine il Management è il Reponsabile che gestisce le metodologie e le procedure interne ed analitiche del OAIS. Il perno ovviamente di un archivio OAIS è il concetto di informazione, che nel sistema SoftwareDOC verrà rappresentata da una serie di dati, identificati dai documenti e dalle loro informazioni di rappresentazione all’interno del sistema. La figura seguente, mostra la relazione del concetto di informazione vista proprio come un insieme di dati-oggetti.

Per conservare correttamente i dati del sistema SoftwareDOC e quindi le relative informazioni di interesse, sarà implementata una funzione di impacchettamento dell’intero Oggetto-dati. In questo modo verrà a formarsi un pacchetto informativo che verrà individuato dal sistema grazie alle informazioni descrittive in esso conservate ed aggregate, come indicato dalla seguente figura :

Solo dopo che il contenuto dell’informazione è stato chiaramente definito sarà quindi possibile valutare la Descrizione delle informazioni sulla conservazione, in modo tale che si preservino le informazioni, garantendo l’identificazione certa del dato e da chi è stata creata l’informazione su quel specifico contenuto. Questa soluzione permette anche di risolvere il problema relativo alla migrazione dell’intero archivio informatico di conservazione verso nuove tecnologie o cambiamenti nella gestione, nella struttura dei dati e nel formato dei files/documenti.
L’interrogazione (query) dell’archivio informatico, avverrà per mezzo dello standard CMIS, integrato nel modello OAIS, seguendo il modello esposto in figura seguente:

Attraverso questo strumento di integrazione ovvero il CMIS Query, sarà possibile separare il contenuto informativo, dalle informazioni di conservazione (PDI), ambedue incapsulati e identificati dalle informazioni descrittive e soprattutto creare l’OAIS di conservazione-archiviazione. Vediamo ora in dettaglio e per mezzo di un diagramma, come avviene praticamente la “cattura” delle informazioni-documenti da mandare in conservazione sostitutiva dalla piattaforma SoftwareDOC verso il modulo di conservazione digitale. Il pacchetto informativo digitale, ha tre diverse tipologie : pacchetto di versamento (SIP), inviato ad un OAIS da un Produttore; il pacchetto di archiviazione (AIP), conservato in un OAIS e derivato dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento a scopo di conservazione a lungo termine; il pacchetto di distribuzione (DIP), invitato ad un Utente-Consumer da un OAIS. Nella figura seguente, sono riportati tutte le interazioni attinenti alla conservazione dei documenti-informazioni-dati che SoftwareDOC invia al OAIS per permetterne la conservazione sostitutiva a lungo termine :

Tale architettura logica, ci permette di fare le seguenti analisi:
le informazioni sulla conservazione sono l’insieme complessivo delle informazioni necessarie per la comprensione del contenuto informativo per un periodo di tempo indefinito; esso infatti deve includere le informazioni necessarie per conservare adeguatamente il particolare contenuto informativo al quale sono associate, garantendo che sia univocamente identificabile e che non abbia subito alterazioni. Avremo dunque quattro tipologie di PDI di conservazione : le informazioni sull’identificazione, che identificano gli attributi degli identificatori al contenuto informativo; le informazioni sul contesto, che documentano le relazioni tra il contenuto informativo e SoftwareDOC; le informazioni sulla provenienza, che forniscono e documentano le indicazioni sull’origine o sulla fonte del contenuto informativo, sui cambiamenti avvenuti dal momento della sua creazione e su chi ne ha curato la custodia sin dall’origine; le informazioni sull’integrità, che forniscono i controlli sull’integrità dei dati e le chiavi di validazione/verifica per garantire che il contenuto informativo non sia stato alterato. Per l’AIP invece avremo tre diverse tipologie : l’unità di archiviazione (AIU), che rappresenta il tipo di pacchetto utilizzato per la funzione di conservazione del contenuto di un singolo oggetto elementare; la raccolta di archiviazione, che organizza un insieme di pacchetti di archiviazione in base ad una gerarchia tematica al fine di contribuire l’accesso efficiente e flessibile degli Utenti. Tutte le funzionalità sopra descritte verranno implementate in SoftwareDOC, proprio tramite la veicolazione ed integrazione dello standard CMIS sopra descritto, che dunque permetterà di conservazione in maniera sostitutiva, non un semplice oggetto informativo digitale, ma anche e soprattutto l’intero pacchetto informativo prodotto. La soluzione proposta inoltre permetterà di fornire esaustive raccomandazioni che garantiscano che l’informazione archiviata nel modulo, resti accessibile sempre e comunque nel lungo termine anche qualora l’ambiente informatico d’origine diventi obsoleto.  Alla luce di quanto sopra esposto, si comprende come l’utilizzo di standard open  conformi e certificati da istituzioni governative internazionali, permette di attuare la conservazione elettronica dei documenti in maniera certa e valida soprattutto a lungo termine. Gli standard open permettono che un archivio digitale, tanto più se specificamente dedicato alla conservazione a lungo termine, non si può ritenere affidabile e sicuro se non è in grado di produrre prove obiettive in grado di dimostrarlo tale: vale a dire che i processi utilizzanti per la conservazione attraverso l’utilizzo di tali standard, dovranno essere in grado di provare, o meglio documentare, la loro idoneità agli scopi di conservazione a lungo termine per cui escono. In secondo luogo, la soluzione di cui sopra permette di sviluppare un software per la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica, che abbia delle garanzie assolutamente non vincolate alla specifica tecnologia o supporti adottati, bensì fornire da un lato la pluralità e diversificazione delle tecnologie/supporti, dall’altro lato la portabilità, scalabilità e manutenibilità della soluzione.