La fatturazione elettronica : procedure corrette di gestione della fattura elettronica.
Iniziamo da una certezza : la fattura elettronica non è il pdf allegato alle mail : quella è la fattura telematica ed è comunque una fattura analogica. La fattura elettronica ha diversi requisiti ed è un documento che nasce informaticamente e deve essere quindi conservato informaticamente, con la conservazione sostitutiva. Dunque non si può fare fatturazione elettronica senza conservazione sostitutiva. Questo perchè la conservazione digitale serve obbligatoriamente a tutti quei documenti informatici che hanno bisogno di essere conservati correttamente.
La fattura elettronica deve rispettare alcune condizioni, prime su tutte l’ autenticità dell’orgine, l’integrità e la firma elettronica qualificata. La nozione di fattura elettronica si evidenzia dal DM del 23 Gennaio 2004 e dal DPR 633 del 1972. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari, infatti, sono documenti statici non modificabili, il cui contenuto, non risulti alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione; è prescritto pertanto che non contengano macroistruzioni o codici eseguibili. I documenti informatici sono emessi al fine di garantire l’attestazione della data l’autencità e l’integrità con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica. Nello specifico per la fattura elettronica, questi requisiti, sono garantiti mediante l’apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture, del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati che garantiscano i requisiti di cui sopra.
Chiaro dunque che la fatturazione elettronica permette una gestione completamente informatizzata dei processi di business. I vantaggi sono evidenti : non si stampa più la fattura, quindi niente spreco di carta, niente archivi e niente lentezza nei processi; si ha una migliore integrazione con i gestionali e i software dell’azienda, perchè si gestiscono solo ed unicamente documenti informatici; migliore interoperabilità ; maggiore sicurezza nella conservazione grazie alle tecnologie informatiche; minore invasività dei controlli da parte delle autorità predisposte, poichè è possibile anche il controllo per via telematica.
La fattura elettronica e la fatturazione elettronica, devono però essere attuate correttamente proprio per non incorrere in errori e sanzioni da parte delle autorità compententi.
Sulla piattaforma riservata agli utenti iscritti, si discuterà di : le sanzioni previste dalla normativa italiana in caso di errata fatturazione elettronica; tipologia degli errori e delle rispettiva sanzioni. E sempre sulla piattaforma si risponderanno a queste domande : è possibile fare fatturazione elettronica solo per determinate fatture ? Basta solo la firma digitale per garantire integrità alla fattura ? La fattura deve essere in pdf o pdf/a ? In cosa consiste l’accordo con il destinatario della fattura ? Cosa significa che devo passare la fattura elettronica in conservazione sostitutiva entro 15 giorni ? Ma 15 giorni dalla sua registrazione o dalla sua ricezione ? Come mi comporto se mi arriva una fattura passiva elettronica ? Che differenze ci sono per la conservazione sostitutiva delle fatture attiva e passive ? Quali sono le regole per l’emissione della fattura elettronica ? Come garantire l’ordine cronologico delle fatture elettroniche senza soluzione di continuità ? Quali sono gli accertamenti ed i controlli che vengono fatti a chi fa fatturazione elettronica ?
