La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche : dall’Agenzia delle Entrate un forte contributo alla dematerializzazione.

Con la Risoluzione 52/E del 17 Giugno 2010, l’Agenzia delle Entrate risponde positivamente alla richiesta di un’ istante per l’adozione della procedura di conservazione sostitutiva anche per le fatture relative a ai titoli di acquisto di beni agevolati. Grazie a questa risoluzione infatti, si potranno dematerializzare anche le fatture cartecee passive per la rendicontazione delle spese agevolate e di altri finanziamenti e contributi nazionali ed europei. La soluzione principe di questa importante risoluzione, è certamente l’adozione di un timbro virtuale, che corrisponde a quello cartaceo che si appone sulla fatture per certificare l’ “annulamento” del relativo progetto di riferimento e la spesa finanziata. In effetti il problema della conservazione sostitutiva di questa tipologia di fatture, deriva proprio dalla “presenza” di tali timbri “di annullamento”, che non potrebbero essere apposti sulla fattura elettronica. Per ovviare a tale problema, l’interpellante chiede se sia corretto procedere alla creazione di un timbro informatico contenente ovviamente le stesse informazioni del timbro carteceo, indicando anche le procedure di realizzazione, protocollazione e conservazione di questi timbri digitali.

Di seguito riportiamo le procedure proposte dall’istante :

a) creazione di un timbro virtuale, ossia di un documento informatico
equivalente al timbro utilizzato per le fatture cartacee, contenente le medesime informazioni di riferimento da associare alla fattura timbrata, da trasferire insieme a questa in conservazione sostitutiva;
b) individuazione dell’elenco di fatture da sottoporre al processo ditimbratura virtuale (c.d. collezione di fatture);
c) individuazione dell’importo di spesa da dichiarare ai fini
dell’agevolazione, a fronte di ogni fattura. La funzione fornirebbe anche il totale in precedenza dichiarato per la medesima fattura risultante da precedenti timbrature;
d) processo di timbratura: ossia selezione del timbro da utilizzare e
collezione delle fatture da timbrare. In tal modo, la fattura ed il relativo timbro virtuale di annullamento sarebbero associati in maniera inscindibile, anche a valere per l’eventuale esibizione. Ad ogni timbratura il sistema assegnerebbe un numero progressivo di protocollo;
e) creazione del registro dei protocolli di timbratura: i protocolli di
timbratura confluirebbero in un apposito registro dei protocolli (documento
prodotto in ambito DMS con periodicità annuale). La data di riferimento sarebbe determinata dalla data di esecuzione del processo di timbratura, mentre il numero di protocollo non si azzererebbe al cambio anno;
f) conservazione sostitutiva dei timbri con un lotto specifico;
g) conservazione sostitutiva del registro dei protocolli di timbratura con un
lotto specifico, da produrre con cadenza annuale.
La dematerializzazione del documento di spesa e l’apposizione del timbro
virtuale non consentirebbe di esibire la fattura senza il relativo timbro virtuale associato; ciò significa che l’utente del sistema di conservazione sostitutiva sarebbe obbligato a recepire l’insieme dei documenti (fattura e connesse timbrature).

Leggendo le procedure di cui sopra si evince come sia particolarmente rilevante l’utilizzo di un sistema di conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica, che sia in grado di collegare gli attributi del timbro digitale alle fatture d’interesse e ovviamente anche al registro di timbratura. E’ evidente inoltre come l’ inalterabilità dei timbri digitali e la loro conservazione digitale, venga garantita dalla creazione di un lotto specifico, che avviene allo stesso modo anche per il registro dei protocolli di timbratura. Da notare come, in virtù del DM del 23 Gennaio 2004, la produzione e la conservazione sostitutiva di tale registro sia con cadenza annuale, allineandosi così con la conservazione analogica di  tali documenti.

L’Agenzie delle Entrate ritenendo ammissibile la procedura proposta, precisa come debba essere assicurata l’immodificabilità del documento originario e sottoposto a conservazione sostitutiva e di tutti i documenti informatici di timbratura ad esso correlati, precisando successivamente che l’unico sistema, a garanzia del collegamento tra la fattura passiva dematerializzata e il documento informatico di timbratura, sia proprio l’adozione di un registro contenente i numeri progressivi di protocollo ad ogni timbratura apposta.

Chiaro, dunque, come la correttezza di tale procedura e la certezza di valore probatorio delle fatture elettroniche così conservate, siano assicurate solo e soltanto da un controllo da parte del responsabile della conservazione sostitutiva, non solamente  sul software di conservazione, ma anche sull’individuazione di quali siano le fatture o gli altri documenti di spesa oggetto di timbratura da dematerializzare.

Con questa risoluzione, visto la particolare tipologia di fatturazione trattata, siamo certamente sicuri che l’Agenzia delle Entrate ha voluto agevolare l’adozione della conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica nei processi di business e contabili dell’imprese italiane.