Il software di conservazione sostitutiva-digitale ? Non serve quasi a nulla ?

Partiamo da un presupposto. Chi mi conosce sa che ho sempre divulgato ai quattro venti questo concetto fondamentale :

“il software non è l’elemento più importante nei processi di digitalizzazione e dematerializzazione e quindi conservazione sostitutiva-digitale”

Se questo è vero, dobbiamo anche capire del perchè di questa affermazione.

Sono subito molto pratico e diretto.
Iniziamo da un principio fondamentale : la competenza normativa e tecnica che è necessaria per digitalizzare e demarerializzare qualunque peocesso aziendali e documentale!

Il Digitale è uno strumento formidabile per qualsiasi azienda o pubblica amministrazione, il problema è metterlo in pratica. O meglio i problemi sono molti : organizzativi, tecnici, in termini di risorse anche economiche, strutturali, culturali e di competenza tecnica e normativa.

E sebbene siano tutti davvero grossi problemi, se manca l’ultimo, la competenza, siamo messi davvero male.

Pensaci bene : qualunque progetto e processo di digitalizzazione o dematerializzazione parte da un principio : le figure professionali necessarie a realizzare il progetto secondo le norme e secondo i requisiti richiesti , siano essi appunto di tipo tecnico, organizzativo o economico.

Devi sapere infatti che la norma, in primis il Codice dell’Amministrazione Digitale e poi Le Linee Guida Agid, obbliga a fare alcune cose, sia in termini di processo che in termini appunto di competenza delle figure coinvolte, che non è possibile delegare ad un software o ad un robot o a qualunque cosa ti viene in mente.

Se guardi dentro le norme obbligatorie della conservazione sostitutiva-digitale o dentro anche la fatturazione elettronica dovresti vederci almeno tre figure :

• Il responsabile della Conservazione
• Il responsabile della Gestione Documentale
• Il responsabile Privacy e Sicurezza

E questi ruoli sono fondamentali, anche se si tratta di un’azienda. E sono andato anche stretto, nel senso che non ho nominato tutti i numerosissimi stakeholders che intervengono in questi progetti.

E ti assicuro, ma credo che ne sei convinto anche tu, se non c’è competenza nelle persone, non si va da nessuna parte.

Immagina di aver sbagliato il processo di conservazione sostitutiva e digitale e che i tuoi documenti sono a valore legale pari a zero! Cosa risponderai in un contenzioso o in un tribunale ? Signor Giudice, è stato il Software di Conservazione Sostitutiva e Digitale che ha sbagliato…

Purtroppo no, non è così facile.

Pensaci bene. In effetti quello che sto dicendo è assolutamente banale. Ci ripetiamo ogni santo giorno che le Aziende sono fatte di persone, comprese le PA. E se le persone non sono il valore aggiunto, non si va da nessuna parte. Quindi direi ovvio no ?

Ma andiamo avanti. Perchè forse stai pensando che si ok le persone certo sono importanti ma la tecnologia ?

Certo la tecnologia è fondamentale, ma prima c’è un altra santa cosa che è fondamentale : IL PROCESSO.

Se non c’è Analisi normativa e tecnologica, non c’è gestione digitale del processo, se non c’è reengineering e non si disegna bene quello che dovrà fare la PA o l’azienda in termini organizzativi e appunto di processi, allora anche qui, possiamo usare la tecnologia o il software migliore del mondo, ma non andremo da nessuna parte.

Se prima facevo N attività con un foglio di carta tra le mani, ora che ho un documento digitale e questo documento deve avere valore legale e valore probatorio, sono davvero sicuro che le N attività di prima vanno bene lo stesso ?

Sono davvero sicuro che quello che ho cambiato nel mio processo, passando da N attivita a N-1 attività, va bene lo stesso per la norma ?

E il discorso vale anche se hai un documento già digitale e quindi non passi mai per la carta.

Ed anche in questo caso, il software non c’entra. Ancora non siamo arrivati al momento in cui finalmente apriamo il software di conservazione per conservare il documento.

Ma c’è un altro problema che interviene pesantemente.

Infatti è proprio nei processi e nelle persone che si annida un altro grande problema : IL CAMBIAMENTO.

E si perchè diciamoci la verità, le persone se fanno sempre una cosa in azienda o in una PA da tanti tanni, hanno poca voglia di cambiare. E il cambiamento è uno dei processi più difficili da affrontare. Come mostra questo grafico, preso da un libro molto bello sulla Digital Innovation di Matteo Quagini, il passo verso l’insuccesso è davvero breve e pericolosamente vicino al successo :

Pensaci bene, quando entri in un’azienda o in una PA o sei tu stesso un imprenditore o un manager o un funzionario, dipendente di una PA, quanti e quali sono le emozioni fortissime che si notano anche quando semplicemente dici : “Ehi, quindi chi lo fa il responsabile della conservazione?”, oppure ancora : “Ok allora prendete la vostra firma digitale e firmate” o anche : “Fate la vostra prima fattura elettronica”!.

Ricordo per esempio quando in un’Azienda di medie dimensioni, dopo un mio intervento dissi : “Bene, allora chi di voi farà o sarà il responsabile della conservazione ?” …Silenzio assoluto e giuro che c’era anche chi si nascondeva sotto i banchi…E la stessa cosa succede anche nelle PA. E allora va a finire che mi immolo e come al solito lo faccio io o cerco di formare qualcuno a farlo o chiedo di iscriversi a qualche corso, etc..

Dico lo faccio io perchè la figura del responsabile della conservazione si può delegare, dopo comunque una nomina interna, al responsabile del servizio di conservazione.

Ed essendo noi, come Savino Solution, conservatori accreditati Agid, possiamo avere questa delega da parte dei nostri clienti. Ma non ci prendiamo la delega semplicemente.

Ci prendiamo carico delle norme, dei processi, dei documenti, del cambiamento, delle figure.

Ed è soltanto dopo che sono stati affrontati tutti gli argomenti che brevemente e in modo non esaustivo ho affrontato sopra, si può iniziare a parlare di software per la conservazione sostitutiva e digitale. E li ci possiamo divertire quanto vogliamo. Possiamo avere l’interfaccia rossa blu, possiamo aggiungere il pulsantino qui, possiamo fare l’automatismo li, possiamo fare sistemi customizzati ad hoc, etc…

Il nostro si chiama Conserva.Cloud e lo trovi facilmente nel nostro sito aziendale, basta che scrolli il menu.

Ma quello che non possiamo assolutamente fare è pensare di scegliere il software meno caro, il software più bello ed il software più integrato possibile, senza considerare le due colonne portanti della conservazione digitale sostitutiva e della dematerializzazione :

1. La competenza normativa e tecnica
2. Il processo che si dovrà digitalizzare

Ora penso che sei d’accordo con me sul fatto che il software si trova a valle di tutto il processo ed è certamente importante per conservare in modo corretto, ma non è fondamentale.

Nel senso che se manca il resto, non conserveremo proprio nulla o peggio ancora, lo faremo male. E ci faremo male.

E sopratutto, cosa più importante, non avremmo migliorato il modo di lavorare delle persone e di tutti gli attori coinvolti nell’organizzazione, privata o pubblica che sia. Perchè, ricordiamoci tutti, il Digitale deve essere un Miglioramento, sono tutti gli aspetti. Anche in termini di sicurezza

Che il Digitale sia Con Te