Il manuale del responsabile della conservazione sostitutiva ? Io lo conserverei in digitale.

Nei processi di conservazione sostitutiva, come tutti sanno, risulta fondamentale redigere ed aggiornare il manuale del responsabile della conservazione sostitutiva. Tale manuale racchiude in sé non solamente tutte le metodologie, tecniche-tecnologie e riferimenti normativi, ma appunto il processo utilizzato per conservare in modo sostitutivo e quindi in formato digitale i documenti elettronici.

Nel manuale vengono inserite anche le rispettive responsabilità in seno non solo al responsabile della conservazione sostitutiva, ma evidentemente anche a tutti i delegati e in genere a tutti gli stakeholders che fanno parte del processo di dematerializzazione. 

Vengono anche inserite le correzioni e gli errori commessi, con le rispettive soluzioni, i cambiamenti e le gestioni sullo “stato” di conservazione dell’archivio informatico.

In fase di controllo, in verità, il manuale è il primo documento che un funzionario statale richiede per verificare la correttezza del processo di conservazione sostitutiva. Ed è dunque un documento essenziale per chi fa conservazione digitale sia in outsourcing sia in house.

Fino ad ora, guardando anche la mia esperienza in diverse aziende tra cui anche qualche multinazionale, il manuale viene tenuto e conservato in formato analogico. Questo perchè molto semplicemente non esiste alcun obbligo di come “mantenere” e conservare questo manuale.

Ovviamente è facoltà del responsabile come redigere, gestire e conservare il suo “diario di bordo”.

Io sono invece dell’idea che il manuale deve essere creato, gestito e conservato oltre che tenuto, in formato digitale. E vi spiego il perchè :

un documento analogico difatti si presta bene a un milione di modifiche di cui fondamentalmente non si ha mai traccia. Ovvero potrei sbizzarrirmi a scrivere cose diverse, cancellarle, riscriverle e cambiare ad libitum il manuale. Questa come si sa è una delle differenze di sicurezza che l’analogico ha nei confronti del digitale. Il digitale è molto più sicuro, o meglio si presta benissimo ad un discorso di auditing. Tipicamente nel manuale tenuto in formato analogico, per ogni operazione fatta, scriverò una data con il rispettivo processo fatto in quel preciso giorno. Ora la domanda è : e se ci fosse una marca temporale a “certificare” che in quel giorno il manuale aveva quei contenuti ? E un altra domanda : e se ci fosse la firma digitale, o le firme digitale di tutti gli attori che intervengono sul manuale, nel “certificare” la sottoscrizione dei contenuti ?

Mia personale risposta : molto meglio!. Non solo si avrebbe un vantaggio evidentemente dal punto di vista della correttezza-onestà del processo di conservazione sostitutiva, ma anche dal punto di vista della certificazione dello stesso. Io quindi detto genericamente, farei così :

1.redazione del manuale in formato digitale

2.firma digitale del responsabile

3.apposizione della marca temporale

4.conservazione del manuale.

E gli aggiornamenti e le modifiche al manuale ?

Ripeto il processo anche con una nuova marca temporale, tenendo ovviamente traccia delle “vecchie” marche temporali apposte sul documento.

Quando ho indicato questa mia piccola idea in un convegno a Roma, si è aperto un bellissimo dibattito nel quale si evidenziava da parte di un partecipante questa osservazione : “Poichè nel manuale faccio modifiche quasi ogni giorno, metto una marca temporale quindi secondo lei ogni giorno e dunque spendo circa 6 euro mese? Per me non è fattibile”

Questo partecipante, ha posto effettivamente un problema non di poco conto. Tenendo presente che io non potevo ovviamente conoscere il processo di conservazione nello specifico, ho dato questa risposta : “Evidentemente se lei modifica ogni giorno il manuale, c’è qualcosa che non va nel suo processo di dematerializzazione”. Perchè ho dato questa risposta. Per il semplice motivo che secondo me, il manuale deve sicuramente avere delle modifiche, ma le più poche possibili. Avere un processo di conservazione chiaro e automatizzato e che segue tutte le indicazioni della normativa, non credo che abbia bisogno di continui aggiornamenti. E proprio per questo motivo si può conservare in digitale il manuale del responsabile. Chi controllerà i documenti digitali, certamente apprezzerà il fatto di avere una “storia veritiera e certificata” del manuale dal binomio marca temporale-firma digitale. E poi scusate, ma non è proprio dell’archivista, tenere storia di tutte le modifiche fatte nel suo archivio ? E diciamoci la verità, sulla carta posso farne di tutti i colori, con il digitale molto ma molto meno.