La digitalizzazione delle imprese ha portato le aziende (piccole, medie o grandi) a dover abbracciare tutto un pensiero e un atteggiamento diversissimo rispetto alla vecchia cultura dell’analogico.
È fondamentale sposare la nuova cultura del digitale, per potersi imporre nel mercato odierno, che si sà, vede come protagoniste le aziende digitalizzate.
La gestione fattura elettronica è, infatti, uno di quei processi digitali citati, fondamentale per una completa e soddisfacente digitalizzazione d’impresa.
Scopriamo insieme i punti fondamentali della gestione fatture elettroniche, capendo perché sia un processo fondamentale nelle aziende di oggi.
Gestione fatturazione: 3 cose da sapere
Per comprendere l’importanza della gestione fatturazione, partiamo innanzitutto dal concetto di fattura elettronica. In poche parole si può affermare che la fattura elettronica è un documento in formato digitale XML emesso e inviato tramite sistemi informatici.
Affermato ciò, è importante capire che ci sono 3 cose fondamentali da sapere riguardo la gestione delle fatture elettroniche.
- La fatturazione elettronica non è solo un cambiamento culturale ma, soprattutto, un cambiamento di processo. Va da sé che la fatturazione va intesa come un processo che ha regole e procedure ben precise, differenti ovviamente da quelle che governano i processi analogici.
- La fatturazione elettronica non è solo una cambiamento di processo e culturale ma anche un cambiamento contabile amministrativo, regolato per l’appunto da determinate norme contabili che si devono conoscere e seguire.
- La fatturazione elettronica, come tutti i processi digitali, è regolata da norme specifiche che differiscono dalle norme che guidano i processi analogici. È bene specificare che le norme che regolano i processi digitali sono legiferate da:
- Il regolamento eiDAS, atto a fornire la base normativa per interazioni elettroniche sicure tra i membri, quali che siano cittadini, pubbliche amministrazioni e imprese, dell’Unione Europea.
- Linee guida AgID, che indicano le modalità di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
- Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), un testo unico che organizza le norme che riguardano l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese.
Come cambia la gestione fiscale e contabile con la fattura elettronica
Si potrebbe pensare che il passaggio dai processi analogici a quelli digitali sia molto complicato e pericoloso.In realtà è molto più semplice di quanto si possa pensare e, sicuramente, molto più sicuro.
La gestione fiscale e contabile, grazie all’utilizzo della fattura elettronica risulta, infatti, molto più sicura anche rispetto alla vecchia modalità analogica. Perché?
Anche la risposta a questa domanda è altrettanto semplice.
La fattura elettronica è a tutti gli effetti un documento informatico. Il documento informatico è una “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”, caratterizzato da caratteristiche come l’immodificabilità, il riferimento temporale (dato dalla marca temporale), la memorizzazione e la presenza al suo interno di metadati.
Le caratteristiche della fattura elettronica, concorrono a soddisfare quelli che sono i criteri di sicurezza, immodificabilità e valenza legale che sono i fondamenti della digitalizzazione.
Cosa comporta tutto ciò?
Come per tutti i processi digitali, anche per la gestione della fatturazione elettronica, valgono le norme e le regole atte a normativizzare il mondo digitale. Non solo norme ma, e soprattutto, procedure e step da seguire per assicurare i criteri di sicurezza e valenza legale.
Gestione della fattura elettronica: una questione di processi
Come già specificato, la gestione fattura elettronica, altro non è che un processo digitale.
Scopriamo adesso cosa si intende in concreto quando si afferma che la gestione fatturazione è un processo digitale.
Dal momento che la fattura elettronica è un documento al massimo strutturato e nativamente digitale, essa deve essere gestita attraverso una digitalizzazione del processo amministrativo contabile.
Solo da questa definizione si comprende l’importanza di trattare in maniera “completamente digitale” le nostre fatture elettroniche.
Oggigiorno non si può, infatti, pensare di poter gestire le fatture elettroniche seguendo un po’ i vecchi processi analogici e un po’ i nuovi processi digitali.
È necessario, se non indispensabile, affidarsi completamente ad una cultura digitale, plasmata e regolata da specifiche norme e metodi di azione, che nulla hanno a che fare con l’analogico.
Firma digitale, marca temporale e la conservazione delle fatture elettroniche, sono solo alcuni dei mezzi e delle pratiche che fanno della cultura digitale la migliore possibile per la digitalizzazione dei processi e la gestione della fatturazione.
Per assicurare quei criteri di sicurezza ed efficacia, che solo la digitalizzazione può garantire, è imperatorio adattarsi al digitale e sposarne la cultura.
