Quando si parla di uffici e documenti la mente rimanda subito ad un archivio dove custodire tutta la documentazione prodotta per singole specifiche. Fino al secolo scorso gli uffici erano sommersi da carta e faldoni, oggi, invece, è possibile un sistema di gestione documentale con software adibiti all’archiviazione di ordini, fatture, ricevute, lettere etc.

In questo modo il flusso di lavoro chiamato workflow documentale è sempre a portata di mano in ogni sua fase. Ne consegue che l’efficienza del lavoro è più alta, data la gestione elettronica dei documenti e la riduzione dei costi diventa notevole, poiché servirà sempre meno manodopera. Che si tratti di un’azienda privata o della Pubblica amministrazione la creazione, gestione e conservazione di un archivio, adesso, segue parametri di riferimento diversi rispetto al passato.

Cosa si intende per gestione documentale?

La gestione documentale è costituita da tutti quei passaggi che producono flussi continui di documentazione che deve necessariamente essere prodotta, gestita, conservata e poi archiviata.

Ogni azienda pubblica o privata che sia, tende a ottimizzare il tempo degli impiegati per essere più produttiva, il flusso di documenti in entrata e in uscita è stato, da sempre, un fattore di rallentamento nella gestione produttiva a tutti i livelli, dalla piccola alla grande azienda.

Invece, con la gestione documentale digitale è possibile creare, produrre e conservare documenti dematerializzati. Oltre al risparmio in termini monetari e a una scelta più ecologica, la gestione elettronica dei documenti dà la possibilità di accedere da qualunque device e da qualunque luogo al proprio archivio, che ormai è costituito da database e server. Com’è possibile? Vediamolo assieme.

Come gestire i documenti aziendali?

Per la gestione documenti aziendali dematerializzati è necessario il sistema gestione dei documenti, ossia, il Document Management System (DMS), un software in grado di gestire a 360° gradi tutto il lavoro inerente alle operazioni documentali.

Questo applicativo documentale è conosciuto anche come il Cloud, cioè quella rete mondiale di server remoti dislocati in tutto il mondo in grado di gestire, archiviare, trasferire contenuti e servizi. Con il Cloud è possibile accedere al proprio ufficio virtuale da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Poiché esistono diversi modi di accedervi in base al servizio, le connessioni si differenziano in Cloud pubblico, Cloud privato e un Cloud ibrido.

  • Cloud pubblico: è un servizio offerto da provider tramite la rete internet. Questi, grazie ai loro server interconnessi, mettono a disposizione servizi IT a cui poter accedere tramite un browser. Con il Cloud pubblico si può risparmiare sui costi di acquisto e di manutenzione dell’hardware. Questa soluzione viene spesso utilizzata dalle nuove imprese che tendono a contenere i costi gestionali d’avviamento. I servizi del Cloud pubblico possono essere sia gratuiti che acquistabili on demand, quindi i costi dipendono dall’utilizzo. Tra le possibilità che offre, rispetto alla gestione documentale digitale, c’è quella di avere un enorme spazio di archiviazione scalabile e un computing avanzato. Però, in merito a questa soluzione ci sono spesso timori per la sicurezza dei dati ma in realtà il provider, con sede all’interno dell’UE, utilizza le giuste misure di protezione da intrusioni estranee con sistemi appositi di rilevamento, come da norme previste in tal materia.
  • Cloud privato: è un servizio offerto tramite internet a utenti selezionati, quindi non offerti al vasto pubblico, per cui l’accesso avviene tramite una rete internet privata. Le risorse che il provider mette a disposizione in questo caso sono dedicate alla specifica utenza. Pertanto, l’installazione del Cloud avviene in loco presso l’azienda o presso un provider specifico, questo, rende la sicurezza dei dati della gestione documentale digitale molto sicuri. Nel caso del Cloud privato si ottiene più flessibilità dal suo utilizzo, poiché un’azienda può scalare i servizi in base alle sue necessità.
  • Cloud ibrido: è la perfetta combinazione delle precedenti soluzioni, il vantaggio di un Cloud veloce e potente pubblico combinato a un Cloud privato, in tal modo le aziende usufruiscono di maggiore flessibilità utilizzando o l’una o l’altra possibilità, in base alle esigenze e ai costi che può sostenere in un dato momento. In tanti settori dell’economia questa soluzione si è dimostrata la migliore come risparmio ed efficienza.

I vantaggi del Cloud sono tanti e permettono di migliorare il rapporto uomo-lavoro, come si è capito dall’esperimento forzato di smart working degli ultimi anni. Cloud significa nuvola e a quella nuvola chiunque può collegarsi da casa, dall’ufficio, dalla macchina o in viaggio per accedere a tutti i file per visualizzarli, gestirli, condividerli etc. inoltre, il fatto di non dover acquistare server e far aggiornamenti di vecchi sistemi operativi snellisce sia i costi per l’azienda che la sua gestione. Infatti, è il fornitore del servizio Cloud che si occupa di tutta la parte riguardante la gestione e la manutenzione dei software. Per di più, la sicurezza è garantita sia dai backup che dalle tecnologie IT.

Chi è il responsabile della gestione documentale

Con la massiccia evoluzione delle nuove tecnologie, anche la gestione della documentazione aziendale si può espletare tramite internet e la gestione elettronica dei documenti è un passo nel futuro, ormai alla portata di tutti. Pertanto, dotarsi di software di gestione documentale è di vitale importanza per quelle aziende che devono e vogliono stare al passo coi tempi. Il responsabile della gestione documentale è una figura introdotta con l’adeguamento al DPCM 3 del dicembre 2013, questi viene nominato nella Pubblica Amministrazione e in taluni casi è coadiuvato da un coordinatore della gestione documentale. Il responsabile della gestione documentale, assieme al responsabile della privacy e al responsabile della conservazione, è colui che ha il compito di redigere e vigilare sul manuale di gestione della PA, ormai alla stregua di un libro sacro per quanti nella PA si occupano di gestione documentale e di procedimenti amministrativi. Pertanto, si può ben dire che il responsabile della gestione documentale è colui che risponde, per quanto gli compete, della fase produttiva del documento informatico. Nello specifico, i compiti di questa figura professionale sono:

  • preordinare il modello del manuale di gestione;
  • preordinare il programma per la sicurezza informatica;
  • stabilire le linee per il trattamento del documento informatico;
  • condurre la gestione del protocollo informatico;
  • si occupa del pacchetto di versamento.

Cos’è la gestione elettronica documentale?

Il workflow documentale deve essere sempre aggiornato per ottimizzare tutte le sfide che si presentano. Questo consente di avere delle performance positive in tutte le diverse attività che investono l’applicativo documentale, l’aggiornamento quindi è necessario per stare al passo con i mercati sempre in evoluzione.

Per questo è necessaria una gestione elettronica documentale, ossia, l’utilizzo di tecniche di conservazione digitali, che, grazie alle nuove tecnologie sono in grado di tenere sempre sottomano tutti quei dati che rendono possibile la gestione della documentazione aziendale on line.

Tuttavia, non si tratta solo di dematerializzazione dei documenti cartacei, è, invece, un approccio al lavoro basato su nuovi paradigmi, dove i sistemi di gestione documentale nascono e restano digitali. Pertanto, anche grazie alla firma digitale questa gestione elettronica dei documenti fa in modo che tutti gli atti non incontrino mai la carta, restando sempre digitalizzati grazie anche ai vari processi di conservazione digitale, i backup sicuri etc.

Gestione documentale digitale: meglio in Cloud o in house?

Le potenzialità del Cloud sono notevoli in fatto di archiviazione documentale e applicazioni, come, anche, il fatto che dà la possibilità di accedere a dei software facilmente aggiornabili a costi economici e in modo veloce.

Con la gestione documentale digitale le varie soluzioni da utilizzare possono dare la possibilità del costo al consumo, creando un notevole risparmio per le aziende e, soprattutto, questione molto attuale, porta le aziende in quella striscia di terra promessa chiamata impegno ecologico aziendale.

Tra gli altri vantaggi del Cloud c’è l’eliminazione della manutenzione e degli aggiornamenti di server, programmi e apparecchiature inerenti. D’altra parte, però, c’è sempre il rovescio della medaglia. Infatti, il Cloud dipende da internet e dalla connessione che potrebbe rendere difficoltoso il lavoro quando non c’è una perfetta ricezione e, per di più, il tempo necessario per i backup potrebbe essere eccessivo in base alle esigenze. Invece, nel caso della gestione in house il controllo è totale da parte dell’azienda, poiché tutto è presente in loco e tutti i dati sono trattati con il massimo riserbo.

Nessuna dipendenza da fattori esterni come succede con il Cloud. Però, in questo caso difronte a disastri naturali i dati potrebbero andare persi, il personale che si occupa di questi dati aziendali deve essere più numeroso e tutte le apparecchiature non corrispondono ai parametri richiesti per la transizione verde.

Tirando le somme, appare chiaro che la gestione di documenti digitali in Cloud è la scelta ideale, soprattutto quando ci si affida a fornitori che offrono qualità, sicurezza e trasparenza. Il timore più grande dei possibili fruitori di Cloud è l’esposizione a rischi di furti aziendali on line, ma i provider rispondono a tutte le domande e perplessità in modo preparato, con gli strumenti necessari a proteggere la privacy come la legge impone nel territorio italiano.

Quindi, partendo da questi presupposti è facile fare il punto della situazione e rendersi conto che la tecnologia è a servizio completo dell’uomo, il quale deve adottare tutte le misure necessarie per un utilizzo sempre più performante dei nuovi modelli tecnologici, contando sulle garanzie di sicurezza che si aggiornano di pari passo ai software di gestione documentale.

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