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Le gestione documentale può essere definita come l’ottimale gestione di un determinato documento nel suo completo ciclo di vita.
Questo processo interessa infatti il documento dalla sua creazione fino alla sua archiviazione e alla sua conservazione.
L’importanza rispetto alla gestione documentale si denota in considerazione dell’insieme dei dati e delle informazioni contenute all’interno di un documento.
Proprio in considerazione dei dati e delle informazioni contenute all’interno dei documenti è fondamentale acquisire questi ultimi provvedendo alla loro conservazione ed archiviazione in modo ottimale.
L’archiviazione di un documento è fondamentale in quanto consente di poter provvedere alla consultazione del suddetto in qualunque momento.
I dati presenti all’interno di un documento possono rappresentare un differente significato, sia esso amministrativo, giuridico, contabile o anche commerciale.
La gestione documentale costituisce un’operazione particolarmente rilevante all’interno dei processi delle singole organizzazioni e delle singole imprese commerciali.
L’importanza della gestione documentale automatizzata si riscontra non solo con riferimento alle imprese di piccole dimensioni, ma anche in merito alle medie e grandi imprese.

Cosa significa automatizzare i flussi documentali

La gestione documentale rappresenta un tema dibattuto nel nostro paese sin dai primissimi anni del nuovo millennio, proprio in quegli anni vi sono state numerose discussioni in merito ai possibili punti di contatto che si possono instaurare fra il mondo digitale ed il mondo aziendale.
Proprio in considerazione delle suddette discussioni si è avvertita l’esigenza di intervenire in modo tempestivo al fine di predisporre un preciso e puntuale apparato normativo rispetto alla digitalizzazione e alla gestione documentale.
Nonostante queste discussioni risalgono ai primi anni 2000 in realtà vi sono stati degli interventi decisivi in materia solo negli ultimi anni.
Questi ultimi sono stati definiti e favoriti dal progresso e dalla diffusione della fatturazione elettronica.
Il progresso in questione è stato inoltre determinato dal crescente progresso di trasformazione digitale intercorso negli ultimi anni, a tal proposito il principale esempio di trasformazione digitale è rappresentato dalla gestione documentale.
In assenza della digitalizzazione i documenti si riscontravano solo ed esclusivamente in formato cartaceo all’interno delle diverse imprese presenti all’interno del nostro territorio.
I diversi documenti circolavano infatti in formato cartaceo salvo essere successivamente digitalizzati in un secondo momento.
Attualmente all’interno delle imprese si riscontrano prevalentemente dei documenti in versione digitale, le imprese nel corso degli anni hanno abbracciato il processo di digitalizzazione investendo numerose risorse al fine di migliorare sensibilmente il processo di conservazione dei loro documenti.
Proprio in considerazione di tali investimenti oggi numerose aziende vantano al loro interno molteplici tipologie di archivi digitali all’interno dei quali sono archiviate molteplici tipologie di documenti aventi carattere commerciale, amministrativo o giuridico.
Nonostante quanto appena detto vi sono tutt’oggi numerose realtà nelle quali i documenti circolano in versione cartacea e vengono consegnati manualmente dai dipendenti ai diversi dipartimenti presenti all’interno delle aziende

I requisiti per la gestione documentali

Affinché la gestione documentale possa operare in modo ottimale è necessario che quest’ultima venga predisposta in modo tale da garantire il rispetto di talune regole.
A tal proposito è fondamentale che il processo venga organizzata in modo tale da consentire la condivisione e la consultazione dei documenti archiviati in modo semplice ed immediato.
Al fine di poter garantire la sicurezza dei dati e delle informazioni contenute all’interno dei documenti è fondamentale che questi ultimi vengano archiviati in modo attento e preciso.
Al fine di operare una ottimale gestione documentale vengono generalmente impiegati degli appositi software che appunto permettono di organizzare in modo efficiente l’intero ciclo di vita di un determinato documento.
Fra gli ulteriori requisiti che deve presentare la gestione documentali si possono citare l’accessibilità e la sicurezza.
L’accessibilità si sostanzia come anticipato precedentemente nella possibilità di poter consultare in tempo reale, in qualunque luogo e mediante qualunque tipo di dispositivo tecnologico i documenti in precedenza archiviati.
Per quanto concerne la sicurezza è necessario essere dotati di un software che garantisca un ottimale sistema di sicurezza rispetto ai dati archiviati.

I vantaggi della gestione automatizzata dei documenti

La gestione documentale automatizzata  apporta numerose tipologie di vantaggi, uno dei principali vantaggi e benefici si sostanzia nella diminuzione dei costi in relazione alle spese relative alla conservazione e all’archiviazione dei documenti.
Grazie alla gestione documentale si possono conseguire notevoli risparmi in merito alle spese relative ai toner o alla carta impiegata nella realizzazione dei documenti.
La gestione documentale ha permesso nel corso del tempo di azzerare completamente le spese sostenute in precedenza dalle imprese in merito agli archivi fisici e alla loro gestione.
La gestione documentale consente di conseguire dei notevoli vantaggi non solo da un punto di vista economico, ma anche in merito al tempo necessario al fine di provvedere alla ricerca di un determinato documento archiviato precedentemente.
La gestione documentale ha ridotto notevolmente il tempo necessario al fine di provvedere a tale ricerca incrementando notevolmente la velocità relativa alla reperibilità di un determinato documento presente all’interno dell’archivio digitalizzato.
Come detto precedentemente, la gestione documentale garantisce un ottimale sistema di sicurezza rispetto ai dati archiviati e alle informazioni contenute all’interno dei documenti presenti nell’archivio digitalizzato.
In conclusione, la gestione documentale contribuisce in modo significativo ad ottimizzare nell’assoluto rispetto delle normative vigenti tutti i processi inerenti la conservazione e la reperibilità dei documenti aziendali.

Qual è la migliore soluzione per la gestione automatizzata dei documenti aziendali

Come anticipato in precedenza, esistono molteplici tipologie di software che consentono alle aziende di provvedere alla gestione automatizzata dei documenti aziendali.
Questi ultimi hanno spinto nel corso degli ultimi anni numerose imprese a ridurre in modo consistente il numero delle stampe.
Grazie alla loro efficienza i suddetti software permettono di provvedere alla gestione dei diversi documenti aziendali in modo efficiente durante il loro intero ciclo di vita, e dunque dalla loro creazione alla loro conservazione ed archiviazione.
Come anticipato in precedenza, questi ultimi rappresentano la migliore soluzione per la gestione automatizzata dei documenti aziendali anche in considerazione della sicurezza che questi ultimi sono in grado di garantire alle imprese in merito all’archiviazione dei documenti e in merito alla loro integrità.Qu

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