Firme Digitali e Firme Elettroniche : il pericolo della mancata conservazione digitale dei documenti

Partiamo da una premessa importante. Parliamo prima di firme digitali e firme elettroniche, supponendo che tutti sappiamo ormai cos’è una firma digitale…vero ?:) Spero di si. Riportiamo dunque l’ordinamento giuridico circa le firme :

Validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici Art. 20 CAD 1-bis. Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall'AgID ai sensi dell'articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all'autore. In tutti gli altri casi, l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida. registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. Art. 2702. (Efficacia della scrittura privata). La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta.

E’ evidente dunque che da diversi anni la firma digitale ha una sua valenza legale, così come le firme elettroniche, soprattutto avanzate, che sono più “forti” di quelle semplici, evidentemente. Ricordiamo inoltre che, grazie al Regolamento Europeo eIDAS del 2014, ormai storico (anzi è già in bozza la versione successione del prossimo regolamento europeo) abbiamo che :

Articolo 25 Effetti giuridici delle firme elettroniche 1. A una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate. 2. Una firma elettronica qualificata ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa. 3. Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri. Articolo 46 Effetti giuridici dei documenti elettronici A un documento elettronico non sono negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica. Anche in questo caso, abbiamo un significato chiaro della norma, direi poco interpretabile.

Detto questo, tutto chiaro e tutto giusto. Quello che invece la maggior parte della aziende e dei professionisti e anche una parte del mercato, non sa o finge di non sapere, è questo : 

Valore delle firme elettroniche qualificate e digitali nel tempo Art. 62, DPCM 22 febbraio 2013 Le firme elettroniche qualificate e digitali, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del suddetto certificato.

Questa è un’altra storia. 

Quando si parla di riferimento temporale opponibile ai terzi, si parla di marcatura temporale. 

Lo spiego con un esempio pratico 🙂

UN CONTRATTO FIRMATO DIGITALMENTE CON LA FIRMA SCADUTA, REVOCATA O SOSPESA

Immaginiamo che Mario e Luca firmano un contratto con le rispettive firme digitali. 

Lo firmano il giorno 5 Ottobre 2022. 

Firme valide e documento sottoscritto e con piena valenza legale. 

Ma….nessuno dei due, Mario e Luca non sanno due cose :

1. Che al documento e quindi al contratto, andrebbe apposta una marcatura temporale 

2. Che al documento e quindi al contratto, andrebbe applicato un processo di conservazione digitale, secondo le linee guida Agid. 

Passa del tempo, la firma di Mario scade. Tutte le firme scadono. E Mario non la rinnova. 

Ovviamente la stessa cosa potrebbe accedere anche con Luca. 

A distanza di 3 anni, c’è un contenzioso tra Luca e Mario. Si sa, in Italia siamo tutti amici, fin quando le cose vanno bene. Poi dopo….avvocato!

Si apre il contenzioso. 

Il CTU, davanti al Giudice verifica il contratto firmato e quando effettua la verifica della sottoscrizione digitale tra le parti, si accorge che la firma di Mario è scaduta. 

Ad esempio il 5 Ottobre del 2025. 

Il CTU effettua la verifica, semplicemente usando un classico programma di verifica firma. 

Inoltre verifica che : 

1. Il Documento non presenta marca temporale 

2. Il Documento non è stato mai conservato a norma Agid, ma semplicemente archiviato, in Dropbox o in un PC o in un Server. 

Il Giudice presa la relazione del CTU, allarga le braccia, guarda Mario e gli fa ciao ciao con la manina. E la stessa cosa a Luca. 

E questo lo fa, perchè l’articolo 62 del DPCM del 22 Febbraio 2013, è CHIARISSIMO. 

Ecco, problema. Problema enorme. 

Come si sarebbe potuto evitare questo problema enorme, ma che succede e succederà un milione di volte ? 

Semplicemente il documento si sarebbe potuto conservare in digitale, come è previsto dalla norma e automaticamente, su quel documento, il sistema di conservazione digitale gestito da un responsabile di conservazione, avrebbe apposto una marca temporale e lo avrebbe conservato per gli anni previsti dalla legge, 10 o 20 o per sempre se pensiamo alle cartelle cliniche elettroniche. 

Ecco. La prossima volta che firmiamo un contratto in digitale, ricordiamoci questa piccola ma grandissima cosa : la conservazione digitale. 

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