I 10 Errori della Fatturazione Elettronica da non ripetere più.

Ciao Digitalizzatore,

ritorniamo a parlare di fatturazione elettronica, ma questa volta, ad un anno di distanza, cerchiamo di creare una piccola guida in 10 punti che ti aiuterà a migliorare il tuo processo di fatturazione elettronica per il 2020. 

Su Agenda Digitale, ho scritto anche un articolo che fa il bilancio ad un anno dell’introduzione dell’obbligo. Trovi l’articolo in PDF in fondo alla pagina, che ti consiglio di leggere subito dopo questo.

Questo articolo infatti è molto importante perchè cercherà di elencare i 10 errori da evitare assolutamente per il 2020, l’anno di maturazione della fattura elettronica.

Facciamo però una premessa importante : gli errori qui di seguito elencati solo esclusivamente riferiti ad errori di processo, ovvero non si tiene conto di errori contabili-fiscali o civili, già ampiamenti discussi su questo portale e che generano sanzioni da parte dell’organo competente.

Ci concentreremo sui processi perché, come sai, sono un fautore della digitalizzazione e dematerializzazione dei processi aziendali, argomento molto importante per permettere alle aziende di ottenere dalla fatturazione elettronica, un vantaggio in termini di produttività ed efficienza.

Vediamo i 10 errori della Fattura Elettronica e come evitarli

1. Usare il file XML della fattura elettronica come sostituto del PDF

All’inizio dell’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica, la maggior parte delle aziende hanno semplicemente sostituito il file XML con il PDF, cercando soluzioni che producessero lo standard di riferimento ed inserendo nel gestionale l’XML prodotto. Ed è un errore da non ripetere, perché la fatturazione elettronica deve imporre una rivisitazione ed una reingegnerizzazione in chiave digitale dei processi amministrativi e contabili. Il consiglio quindi è quello di riorganizzare il proprio reparto amministrativo per sfruttare l’opportunità della dematerializzazione.

2. Stampare il file XML

Stampare il file XML è molto spesso necessario perché purtroppo tutti gli altri processi collaterali alla fattura elettronica sono ancora cartacei, quindi per comodità di gestione lavorativa, si stampa. Questo è un errore dovuto al punto precedente. La strada maestra per risolvere questo annoso problema è appunto la digitalizzazione dei processi aziendali.

3. Non allegare gli altri documenti al processo di fatturazione elettronica

Ci sono diversi documenti amministrativi, contabili e fiscali che sono legati e collegati al processo di fatturazione elettronica. Purtroppo questi documenti sono molto spesso slegati dalla fattura elettronica, portando una gestione lenta ed improduttiva del lavoro quotidiano di tutto il reparto amministrativo, che deve recuperare i documenti, che molto spesso sono anche digitali, tra diversi sistemi informativi e su diverse piattaforme, per poi ricollegare tutto il processo.

4. Usare sistemi informativi e software di fatturazione elettronica che non rispettano il processo aziendale

Quando si utilizzano tecnologie e piattaforme software, troppo spesso ci si dimentica che deve essere la tecnologia ad adattarsi all’azienda e alle persone, non il contrario. Questa pratica sbagliata, causa problemi al processo che non diventa mai del tutto produttivo ed efficiente ed inoltre anche un risvolto culturale al cambiamento sempre più ostico

5. Avere paura del cambiamento

Qualunque innovazione di processo, è una novità e quindi porta con sè un cambiamento molto spesso radicale. Ed il cambiamento fa sempre paura, a qualunque livello e settore aziendale. Non si può però prescindere dal cambiare. Cambiare significa anche innovarsi. Ed in questo momento ed in questo contesto socio culturale, dove la digitalizzazione è diventata un must per tutte le aziende di qualunque settore, è assolutamente necessario cambiare.

6. Dimenticarsi della forza del XML

Uno dei vantaggi della fattura elettronica, è che quel documento XML non è soltanto un documento elettronica, ma anche leggibile in modo facile e veloce dai sistemi informativi. Questo ci permette di riconciliare in automatico molti documenti e processi con la fattura, cosa che prima era molto difficile se non impossibile con il file XML.

7. Dimenticarsi della gestione elettronica documentale

Si può sfruttare la fatturazione elettronica, abbinandola ad un processo di gestione elettronica documentale, che ancora oggi viene utilizzata incredibilmente pochissimo nelle aziende. Ci sono ancora azienda, anche di un certo spessore, che non hanno alcun processo di archiviazione documentale digitale e questo è un errore, perché i documenti rappresentano il patrimonio di un azienda e sono molto importanti.

8. Dimenticarsi che dentro la fattura elettronica, ci sono dati intelligenti.

Grazie allo standard XML, si possono catturare e gestire in modo intelligente, molti più dati rispetto a prima. Il Pdf è leggibile e comodo per l’essere umano, ma per la macchina il file XML è eccezionale per poter immagazzinare qualunque tipo di dato che si trova all’interno. Si potranno quindi applicare processi di Business Intelligence e Business Analytics.

9. Dimenticarsi che il digitale deve essere a norma di legge

Così come lo è stato per la carta, esiste anche una legge per la digitalizzazione e per il digitale. Nonostante ci sia molto ancora da migliorare, dal punto di vista legislativo e amministrativo da parte dell’Agenzia delle Entrate, le aziende devono sempre ricordare che una fattura elettronica segue delle strade diverse da quelle della classica e vecchia fattura cartacea. Troppo spesso ancora oggi si confonde la gestione digitale di una fattura elettronica con quella ex analogica

10. Dimenticarsi che presto ci sarà la fatturazione elettronica europea

Il 18 Aprile 2020, grazie alla piattaforma europea Peppol, tra l’altro utilizzata anche per NSO-Nodo Smistamento Ordini che vedrà la prima partenza il 1 Febbraio 2020, ci sarà la fatturazione elettronica obbligatoria per le Pubbliche Amministrazione dell’Unione Europea. Quindi questo è un altro passo verso la fatturazione elettronica che verrà estesa certamente a tutte le aziende europee, così come fatto per l’Italia. Insomma, quando siamo i primi e purtroppo capita poche volte, diamoci qualche merito in più.

Ora, questi 10 errori che non devi ripetere più e che devi evitare assolutamente, non sono facili da raggiungere.

Ci vuole una strategia chiara e competente per raggiungere gli obiettivi che avresti dovuto raggiungere anche l’anno scorso in verità. Ma non è mai troppo tardi.

Quindi se anche tu non vuoi essere tre la aziende che nel 2020 si lamenteranno ancora della fatturazione elettronica, ma vuoi essere tra le aziende che useranno la fatturazione elettronica così come te l’ho spiegata in questo articolo, allora clicca sul pulsante in basso.