Fatturazione Elettronica : ecco finalmente le risposte a tutti i tuoi dubbi

Ebbene si. Questo articolo non sarà come gli altri, non parlerà di normativa, di processi o di andare sulla luna; questa volta questo articolo sarà molto pratico e diretto. Ti dirò tutto quello che avresti voluto sapere sulla fattura elettronica, ma che nessuno ti dice. E non lo dice per due motivi :

1. Ritiene che la fattura elettronica sia qualcosa di “mistico” e che la fattura, come con la conservazione, fa parte di un sistema più ampio, bla, bla, bla
2. Pensa che solo i tecnici dovrebbero spiegare come si fa una fattura elettronica o come deve essere conservata.

Attenzione! Non sto dicendo che le tematiche della digitalizzazione non siano serie o delicate. Anzi. Basta leggere qualunque altro articolo del mio Blog per capirlo…ma questa volta voglio essere pratico e chiaro e senza fare alcun riferimento normativo, perchè ormai è chiaro che c’è un’ottima normativa alla base e che è stabile, sicura e certa. 

Bene. Iniziamo dall’origine. Cosa diavolo è una fattura elettronica ?

Una fattura elettronica è un file XML. Ecco, ora sono sicuro che stai pensando : “noooooo, perchè un file XML ? Cos’è un file XML ? E perchè non andava bene quel bel PDF che uso da tanti anni e che sono abituato a vedere ?” TI rispondo subito e cerco di essere meno ingegnere possibile. Allora è stato scelto questo standard per emettere la fattura elettronica, perchè, si dice, è un linguaggio strutturato e perchè poi già da tanto tempo esisteva uno standard simile che si chiama UBL. Cosa vuol dire ? Vuol dire che mentre con un PDF io ho semplicemente la visione dei contenuti della fattura, con un file XML, in più ho anche la possibilità di avere le singole informazioni della fattura in modo organizzato e integrabili con QUALSIASI sistema informativo aziendale. Questo vuol dire che una fattura elettronica ha una struttura ripetitiva, contiene lo stesso tipo di informazioni (attenzione ho detto lo stesso tipo non lo stesso contenuto!) e dei campi di riferimento interni ben definiti. Per tutte queste cose, il file XML è superiore al PDF. Quindi se non ti piace il file XML, te lo devi far piacere!:)

Ora avrai la seconda domanda in mente : “Ma davvero la fattura elettronica è un vantaggio per me ed il mio Paese ? O è solo un vantaggio per il mio Paese, anzi per la mia cara e vecchia amica Agenzia delle Entrate ?” Ti rispondo subito : che la fatturazione elettronica sia un vantaggio, è ovvio come è ovvio che il cielo è azzurro. Non ci credi ? Allora ti invito a leggere questo articolo su Agenda Digitale a firma del Politecnico di Milano. Se pensi che la fatturazione elettronica sia stata inserita perchè è stata “calata dall’alto” dall’Agenzia delle Entrate o dallo Stato, allora ti dico subito che ti sbagli. La fattura elettronica e i processi di digitalizzazione, fanno parte di un un contesto molto più ampio : ovvero quello Europeo.

Ma come si invia la fattura elettronica ? Hai 101 modalità diverse. Iniziando da quella gratuita fino ad arrivare a prodotti oggi disponibili sul mercato. Non devo essere certo io a dirti come si invia una fattura elettronica gratuitamente, basta guardare sotto il naso e ci si accorge che sia il sito www.fatturapa.gov.it sia il sito www.acquistinretepa.it permettono di farlo. Ma fin quando puoi utilizzare questi strumenti gratuiti ? Quando parliamo di 1-2 fatture va ancora bene utilizzarli, ma se il numero sale e non vuoi perdere tempo con il digitale (cosa che non dovresti fare) allora ti consiglio di passare ad una soluzione di livello Business o di livello Enterprise. Io stesso conosco soluzioni sia di medio sia di alto livello che posso consigliarti e non mi venire a dire che costano perchè non solo non è così ma il costo per una fattura elettronica è di gran lunga inferiore, rispetto ai benefici. Mandami pure una mail e troveremo insieme certamente la giusta soluzione per te:). E poi l’altro nodo da sciogliere è la firma digitale. Prima di tutto ti dico che la fattura elettronica è sempre la stessa, non ci siamo inventati nulla di nuovo. La fattura elettronica è una fattura. Punto. Quello che cambia è il supporto, il mezzo, lo strumento. E allora perchè la devi firmare ? Perchè devi garantire e garantirti che quella fattura elettronica, dal momento in cui la invii fino al momento in cui viene consegnata, non venga modificata da niente e nessuno. Quindi se qualcuno ti chiede di firmare una fattura, non avere paura:).

Risolto questo punto, una volta inviata la fattura in formato elettronico, bisogna sapere che il bello della fatturazione elettronica è che c’è dietro un Workflow ( detto semplicemente è possibile conoscere in quale stato si trova il documento) che è riassunto nell’immagine seguente :

Quindi credo che hai capito che un altro grande vantaggio rispetto alla classica fattura cartacea, è che sai sempre e comunque dove diavolo si trova la tua fattura. Anzi su questo si potrebbe scrivere un articolo a parte, ma credo che i vantaggi siano talmente ovvi e banali che ti sento di dire : E scusami se è poco…!

La cosa interessante è che il SDI (Sistema di Interscambio) si comporta da vero e proprio postino digitale e quindi non fa altro che “smistare” le vostre fatture a destra e a sinistra, garantendoti anche che quella fattura arrivi proprio dove dovrebbe arrivare.

Fatto questo , è ora di conservare la fattura. E qui si apre un mondo, un mondo talmente vasto che merita un’approfondimento a parte. O meglio, la conservazione è un argomento serio e non è banale, ma so che anche su questo hai da ridire , perchè in tutti i convegni che faccio , almeno uno si alza e dice : “Ingegnere ok va bene, mi ha quasi convinto, ma io per conservare la carta devo semplicemente metterla nel faldone di carta e chiudere l’armadio. Qui vedo che c’è il Responsabile della Conservazione, l’OAIS (Open Archive Information System), l’UNISINCRO, etc…Non pensa che sia tutto più complicato ?” La mia riposta alla domanda ed alla persona intelligente, è semplice e te la riporto anche a te qui :  “Ha ragione, non si può non ammettere che conservare un documento informatico sia un pelo più difficile di quello cartaceo, ma questo è anche ovvio, visto che per sua natura l’informatica è qualcosa di modificabile, mentre noi dobbiamo non solo renderla immodificabile , ma dobbiamo anche garantire che quel documento sia statico, integro ,stabile, etc…E quindi questo spiega del perchè ci sono standard e procedure di un certo modo. Per non direi poi delle competenze necessarie per essere un vero professionista del digitale. E la riflessione che tutti dobbiamo porci è questa : “Guardiamo tutti quest’armadio e chiediamoci se quest’armadio offre alla mia azienda un vantaggio o meglio ancora un valore. Potrà essere l’armadio più bello di questo mondo, eppure non serve a nulla per la mia attività. E’ un peso morto, raccoglie solo fatture cartacee. Mentre con il digitale e con l’archiviazione documentale di anche una sola fattura elettronica, io ho un sistema. Un sistema che mi apre un mondo di vantaggi e un mondo di valore. Anzi ho una percezione del valore assolutamente più ampia. Ed è in quel momento che capisco che il digitale per la mia azienda è tutto! “

Quindi, la domanda che ti faccio anche a te lettore : “Non vuoi proprio fare un piccolo sacrificio culturale per prenderti i vantaggi che la fatturazione elettronica ti offre ?” Ed anche se è un obbligo, non devi sentirlo tale, perchè altrimenti ti sembrerà di fare sempre qualcosa per questo Paese Ingiusto.

Che il digitale sia con te e buona fortuna con la fatturazione elettronica.

P.S. : se hai ancora dubbi allora devi solamente iscriverti qui : www.forzadigitale.it e avrai risposta su tutto quello che la notte non ti fa dormire bene:)!