Le fatture elettroniche, il loro impiego e la loro gestione, sono processi fondamentali per la digitalizzazione delle imprese e non solo.

Si è già chiarito il concetto di digitalizzazione d’impresa e l’importanza della digitalizzazione dei processi, sia per le imprese private che per quelle pubbliche.

Ma come si rapportano le imprese digitali tra di loro?

Vediamo insieme come funziona la fatturazione elettronica tra imprese, approfondendo i metodi per gestire le notifiche e le ricevute e, come sempre, le regole da seguire in ambito digitale.

Come organizzare la gestione dei clienti e dei fornitori?

Considerando tutte le azioni coinvolte nell’utilizzo della fattura elettronica tra imprese, a qualsiasi livello aziendale, che sia piccolo, medio o grande, la prima cosa da tenere in considerazione è la reingegnerizzazione dei processi.

Cosa si intende per reingegnerizzazione dei processi aziendali? Di base significa digitalizzare totalmente i processi aziendali, sia dal punto di vista organizzativo che, soprattutto, di quello amministrativo contabile.

La fatturazione elettronica tra aziende, infatti, deve essere organizzata in modo tale da garantire i principi cardini della digitalizzazione: efficenza, efficacia e sicurezza.

Alla luce di queste affermazioni, per gestire al meglio gli invii e le ricevute della fattura elettronica imprese, si dovrà implementare il processo stesso della gestione. Ci si chiederà come.

La scelta di una piattaforma software che permetta di gestire la parte di scambio tra il gestionale dell’azienda e il sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate, è sicuramente il primo passo per implementare i processi aziendali.

A questo dovrà seguire l’implementazione di un servizio attraverso la parte amministrativo-contabile atto a ricevere e a organizzare tutte le fatture elettroniche coinvolte.

Infine, di assoluta importanza, sarà la gestione dei rapporti tra clienti e fornitori. Entrambi dovranno essere informati di come si intende gestire la fattura elettronica aziende, ovvero in che modo si inviano e si ricevono le fatture.

Perché non usare la Pec per la fatturazione elettronica della tua azienda

C’è un concetto da chiarire: lo snodo principale della gestione della fatturazione elettronica tra imprese, non è il software impiegato. Questo si occupa, meccanicamente di inviare e ricevere le fatture elettroniche. 

Il passaggio fondamentale è, invece, la scelta del tipo di posta elettronica utilizzare. Sconsigliata, a nostro avviso, è la PEC (Posta Elettronica Certificata), almeno per 3 fondamentali motivi.

Per la gestione della fatturazione elettronica tra aziende, è sconsigliato usare la PEC perché:

1. la PEC, utilizzata per più operazioni, può essere piena e creare dei problemi piuttosto che risolverli;
2. nella casella della PEC, di solito, arrivano anche altre e-mail, tra cui anche SPAM, che di certo non aiutano la gestione “ordinata” delle fatture elettroniche;
3. anche se la piattaforma software scelta si collega direttamente alla PEC, la piattaforma potrebbe avere dei problemi di lettura della PEC e costringere ad agire “a mano”, ovvero inviare le fatture elettroniche e  controllare le notifiche del sistema di interscambio singolarmente.

Un esempio pratico di cosa può accadere, scegliendo di utilizzare la PEC per la gestione delle fatture elettroniche tra aziende è il seguente: se il sistema di interscambio invia le proprie mail sempre ad un determinato template, il software memorizzerà quel template, prendendo in automatico fatture e notifiche della pec, esponendole poi su una dashboard. Se il sistema di interscambio cambia il template o se nella casella PEC arrivano anche altre e-mail (non dal sistema di interscambio), il sistema avrà dei problemi e probabilmente si perderanno delle fatture elettroniche, recuperabili solo proprio nel cassetto fiscale.

Questo esempio fa capire come quello che si crede essere un vantaggio (utilizzo della PEC per la gestione della fattura elettronica imprese) possa rivelarsi, in realtà, un ostacolo.

Come gestire le notifiche e le ricevute

A questo punto è legittimo chiedersi, come gestire le notifiche e le ricevute delle fatture elettroniche aziende.

Sicuramente, un fattore che l’imprenditore dovrà attenzionare è quello della gestione di notifiche e ricevute per, e da parte, dei fornitori. 

Cosa significa? Ciò significa che, oltre all’attenzionare il fattore della marca temporale delle fatture, bisogna specificare il modo in cui si intende ricevere le fatture elettroniche nei confronti dei fornitori.

Nel cassetto fiscale, nella sezione delle fatture elettroniche, si registra la modalità con cui si vogliono ricevere le fatture elettroniche, ad esempio attraverso codice destinatario. 

Nel momento in cui il fornitore dovesse sbagliare, inviando la fattura elettronica alla PEC ad esempio, quella fattura arriverà comunque al codice destinatario, rispettando la scelta iniziale dell’imprenditore. 

Ciò comporta anche che la fattura elettronica arrivata al codice destinatario sarà ricevuta anche dalla piattaforma software che è direttamente collegata al sistema di interscambio.

Questa gestione delle notifiche e delle ricevute delle fatture elettroniche, è una grande facilitazione in termini di sicurezza, efficienza ed efficacia, proprio perché, gestendo la parte passiva del processo (invio e ricezione delle fatture) si organizza attivamente il lavoro, risparmiando tempo e ottimizzando l’organizzazione dei processi.

Fattura elettronica tra aziende e riorganizzazione dei processi

Si è accennato al fatto che l’operazione primaria e fondamentale per gestire al meglio la fatturazione elettronica tra imprese è la reingegnerizzazione e la riorganizzazione dei processi.

La riorganizzazione e la reingegnerizzazione dei processi sono, infatti, fondamentali per la digitalizzazione di un impresa. 

Perché? Abbiamo già spiegato che processi analogici e processi digitali non possono e non devono più coesistere.  Reingegnerizzare i processi della propria azienda significa unificare e omologare tutti i processi digitali, per ottenere come risultato gli ormai famosi criteri di efficienze, efficacia e sicurezza.

Cosa significa?  Significa che tutte i processi analogici usati in passato, sono ormai obsoleti e non devono più essere utilizzati. Con la riorganizzazione dei processi in chiave digitale, infatti, si lavorerà esclusivamente con documenti informatici (nativamente digitali) e si sfrutteranno solo i processi interamente e completamente digitali.

Se ogni azienda, sia pubblica che privata, cambia la propria “cultura”, improntandola tutta sul digitale, il risultato sarà una semplice, rapida e soprattutto sicura fatturazione elettronica tra imprese.