DM7® - Software per la gestione e l’archiviazione documentale

Scopri perchè DM7 è l’unica soluzione che può aiutarti a

dematerializzare processi prima che documenti

DM7 è la prima piattaforma di gestione documentale sviluppata in Italia per separare fisicamente i flussi documentali e la gestione degli utenti, con i relativi permessi.

Quello che puoi trovare in DM7 è quindi un vero e proprio “generatore di processi”, dedicato esclusivamente ai flussi documentali.

E’ l’ estrema sintesi, l’elemento tangibile di ciò che da sempre ti dico per iniziare a liberare la tua azienda dalla carta nel modo corretto; cioè semplificando realmente i processi, rispettando pienamente le normative.

Non è stato per nulla facile creare questo strumento, per consentirmi di mantenere e mettere in pratica la promessa che rivolgo a tutti coloro che ripongono fiducia in me:

quella di poter dormire sonni tranquilli, senza che gli obblighi normativi legati alla digitalizzazione possano diventare un problema legale.

Questo, per te, significa restare totalmente concentrato sulla tua attività e sulle performance della tua azienda, senza che di punto in bianco qualche ente bussi alla tua porta per contestare la violazione di qualche normativa sulla gestione documentale.

Con conseguenze che possono spaziare “allegramente” tra la semplice sanzione amministrativa, fino ad arrivare alla contestazione di reati civili o addirittura penali (che, in Italia, significa entrare in un incubo destinato il più delle volte a non rimanere confinato tra le mura della tua azienda).

E io – di conseguenza – devo a mia volta garantire a me stesso la possibilità di dormire sonni altrettanto tranquilli, visto che sono responsabile della Conservazione per tutte le aziende che si rivolgono a Savino Solution per mettere a norma i loro processi documentali.

DM7 è quindi la mia arma segreta, il mio fucile di precisione che ho forgiato io stesso per tenere lontano dalla tua azienda le spiacevoli raccomandate che gli enti statali non vedono l’ora di inviarti con piacere, nella speranza di vederti cadere in fallo.

Metterla a punto mi è costato tantissimo in termini di sacrifici, notti insonni..e anche di denaro.

Ad oggi, lo sviluppo di DM7 ha generato un investimento pari a 397.848€ in due anni.

Ma rimane, per me, il miglior investimento che potessi fare per assicurare alle aziende – come la tua -l’aiuto necessario a districarsi in questo mondo fatto di digitalizzazione e dematerializzazione, in un paese come l’Italia che ha sempre vissuto di carte bollate.

Ma a cosa ti serve quindi DM7?

Quali problemi può risolvere per te ?

Quando nei tuoi processi aziendali hai dei documenti cartacei , oppure quando hai una perdita di controllo dovuta ad un errata gestione dei tuoi documenti informatici o addirittura non hai una gestione dei tuoi documenti informatici , allora hai assolutamente bisogno del DM7.

Grazie al DM7 puoi avere dei processi più agili, veloci ed efficienti. Che significa liberarsi, in un solo colpo, dei documenti cartacei ed allo stesso tempo la possibilità di gestire in modo corretto , con il massimo controllo possibile , tutti i tuoi documenti informatici ed i tuoi processi documentali in digitale , risparmiano tempo e soldi.

Ecco come DM7 digitalizza documenti e processi a norma di legge, come una catena di montaggio invisibile, che lavora al tuo servizio mentre tu e i tuoi collaboratori

vi occupate del benessere e dei risultati della vostra azienda

DM7 è un “repository documentale” ad alte prestazioni orientato alla digitalizzazione, archiviazione e conservazione dei documenti e dei processi con funzionalità di base e avanzate.

In questo modo arriviamo a digitalizzare i record, secondo il mio motto: “digitalizzare processi è più importante che digitalizzare documenti”.

Modulare ed estendibile, è la base portante del Metodo Savino.

Progettato e implementato come set di servizi REST, per essere totalmente aperto a sistemi esterni, il DM7 introduce inoltre il concetto di ambiente documentale e di processo.

E’ qui che, in un certo senso, “avviene la magia”: cioè, dove avviene la separazione fisica tra dati ed utenti accreditati a lavorare nel processo e nel sistema.

In questo modo è possibile gestire i Tipi di Processo, oltre ai Tipi di Documento!

Capisci, ora, perchè DM7 è l’unico strumento in grado di rendere applicabile il Metodo Savino e di digitalizzare processi prima che documenti?

Questo sistema di gestione documentale e di processi , unico in Italia, unito ad una consulenza specialistica basata sul Metodo Savino®, permette la gestione in digitale del flusso e degli stati dei documenti ed una distribuzione dei documenti e dei compiti da svolgere su di essi in un contesto aziendale.

Basandosi sul concetto di archiviazione e digitalizzazione del processo, e assegnando gli opportuni permessi agli utenti del sistema, è possibile connettere più entità aziendali che accedono ai propri documenti di pertinenza.

Che cosa acquisisci adottando il DM7 nella tua azienda?

DM7 è un insieme di 10 elementi che compongono il modello Matrix; un modello che costituisce l’unico strumento di valutazione che devi assolutamente conoscere per poter scegliere una piattaforma di gestione documentale in linea con le necessità di un’azienda italiana che si avvicina al mondo della digitalizzazione a norma.

Perchè Matrix ? Nel famoso film il Signor Anderson si trova davanti ad una scelta : pillola azzurra o pillola rossa.

Forse non te ne sei accorto ma è il motivo perché sei qui.

Sei qui perché intuisci qualcosa che non riesci a spiegarti.

Senti solo che c’è.

È tutta la vita che hai la sensazione che ci sia qualcosa che non quadra.

Non sai bene di che si tratta, ma l’avverti.

È un chiodo fisso nel cervello, da diventarci matto.

È questa sensazione che ti ha portato da me.

Tu sai di cosa sto parlando..

Pillola azzurra: fine della storia. Domani ti sveglierai in camera tua e crederai a quello che vorrai. Continuerai a pensare che il software risolve tutti i tuoi problemi e che è la prima e unica cosa a cui devi pensare. Stop.

Pillola rossa: resti nel paese delle meraviglie e vedrai, se inizi a ragionare per processi digitali a norma, quanto è profonda la tana del Bianconiglio e quanto più efficienti ed efficaci diventeranno i tuoi processi di business e quanto più performante sarà la tua azienda.

Ti sto offrendo solo la verità, ricordalo.

Niente di più.

Prima i processi e poi il software.

La pillola azzurra è quella del conformismo, è quella del mancato coraggio e di una vita che rimane sempre la stessa, dove tutto è già scritto. La pillola rossa invece è quella del cambiamento, della verità delle cose e della presa coscienza di tutto ciò che si deve fare per migliorare la vera condizione umana.

Ecco.

Il DM7 ed il nostro servizio specialistico è la pillola rossa.

Ogni volta che pensi alla dematerializzazione, alla digitalizzazione dei processi documentali, la prima cosa che il mercato ti installa nella mente è che devi comprare un software e che devi partire dai tuoi documenti che vuoi dematerializzare. Purtroppo ti stanno facendo ingerire la pillola azzurra. Dove ti vendono una scatola dove tu puoi buttare dentro i tuoi documenti. Oppure ti vendono delle licenze, senza pensare a tutto il tempo che serve prima per dematerializzare il tuo processo documentale e capire quale sia il giusto approccio metodologico per risolvere i tuoi problemi documentali e rendere i tuoi processi efficaci ed efficienti.

E ritorno a dirlo. La colpa non è tua. E che finora nessuno ti ha dato la possibilità di scegliere la pillola rossa.

Per questo motivo il DM7 ha quel numerino davanti all’acronimo DM. 7 sta proprio per le 7 regole di digitalizzazione dei processi documentali del mio Metodo.
Il Mio Metodo è la pillola rossa.

Non si può infatti prescindere dal ragionare per processi. Se non lo fai avrai una serie di problemi che non rimangono soltanto nella sfera aziendale, ma anche in quella sanzionatoria dei rapporti con qualunque Ente compreso il Fisco.

Potrei finire come quel cliente che ha comprato il tablet per fare la firma grafometrica e poi ha preso una sanzione penale perché il processo non era a norma.
O ancora come quel cliente che si era comprato un fantastico software di fatturazione elettronica e ha preso una sanzione perché le migliaia e migliaia di fatture erano firmate con la chiavetta USB (Token) quando invece devono essere firmate con HSM per garantire una sottoscrizione massiva di documenti.

O ancora anche quel cliente che ha preso una sanzione penale perché nella gestione dei suoi documenti informatici, non aveva applicato un processo di autenticità ed integrità ed immodificabilità, tale da rendere inopponibili le informazioni contenute.
Insomma, se ragioni per processi e quindi applichi il mio Metodo, avrai la possibilità di avere un processo compliante con le norme e dove il DM7 è una parte integrante di questo modo di pensare.

Dove la pillola rossa è l’unica strada percorribile.

Dove trovi licenze, software fatti da scatole, automatismi, listini, vendere lo stesso a tutti e dove non c’è una metodologia, o dove c’è un’apparente consulenza ma non riconosciuta , allora sono tutte pillole azzurre.

Ecco i 10 elementi del modello Matrix

Possibilità di gestire più realtà e dipartimenti aziendali con un unico set di servizi che da accesso a più ambienti; hai una sorta di “torre di controllo” dei processi aziendali che puoi vedere decollare, viaggiare e atterrare in conservazione mentre stai comodamente seduto nella poltrona del tuo ufficio, pensando a quante preoccupazioni ti sei risparmiato mentre i dati aziendali scorrono in modo fluido davanti ai tuoi occhi.

Organizzazione delle aziende, degli utenti e relativi ruoli; un’ unica soluzione centralizzata che mette a sistema tutti i tuoi reparti, le tue sedi, le tue filiali con i relativi utenti. Così puoi avere un sistema documentale sempre perfettamente calibrato sulle caratteristiche della tua azienda, sia attuali che future, mettendoti al sicuro dal rischio di dover spendere altri soldi per licenze, aggiornamenti, upgrade e da tutte le trappole tecnologiche e commerciali che normalmente si nascondono dietro ad un comune software

Versamento, prelievo e organizzazione dei documenti e dei record; una vera e propria catena di montaggio digitale, certificata con il fuoco dal Metodo Savino, per garantirti processi semplici, fluidi, precisi e facilmente controllabili, in qualsiasi momento, da tutti gli organi aziendali preposti.

Gestione delle tipologie/classi documentali e dei relativi metadati e dei record; uno degli elementi essenziali per riuscire finalmente ad ottenere processi digitali e dematerializzati, vincendo la sfida della digitalizzazione della tua azienda, senza fermarti alla semplice eliminazione della carta.

Gestione workflows e stati documento; un altro punto vitale del DM7, per poter tenere sotto controllo lo stato di avanzamento di ogni singolo processo creato. Che sia lo stato di compilazione di un documento digitale o di una intera procedura aziendale, anche qui tu e i tuoi responsabili di reparto non dovrete fare altro che accomodarvi nella vostra comoda poltrona d’ufficio e assistere allo spettacolo della vostra azienda che corre velocissima sui binari digitali che costruiremo insieme.

Storico delle modifiche per ogni documento e per ogni record; tieni traccia costantemente – e in modo automatico, senza che nessuna persona in azienda debba assumere questo onere – di “chi fa cosa”. Garantisci ai tuoi processi un controllo preciso e neutrale di tutto ciò che viene elaborato e prodotto, in termini di documenti e procedure, con un avanzato sistema di LOG che tiene traccia di tutto il workflow rispettando le normative.

Condivisione dei documenti manuale e automatica; basta un click, mentre ti godi il primo caffè della mattina o ti fumi di nascosto un fantastico sigaro cubano, per decidere quali documenti possono essere condivisi, in che modo, se automaticamente in base agli step di avanzamento del processo o se manualmente a fronte di un controllo visivo.

Ricerca dei documenti con tutti i filtri per tipologie,metadati e stati documento e di processo; un vero e proprio “Google” dei tuoi documenti aziendali, solo per te e per la tua azienda, per trovare immediatamente qualsiasi cosa. Una fattura, un documento di dieci anni prima, un contratto. Dimentica, in un colpo solo, tutti gli spazi che hai sempre dovuto sprecare per lasciare posto agli archivi e il tempo perso per trovare documenti importanti nel momento in cui ne hai bisogno, con quella vocina sempre pronta a insinuare in te l’immagine terrificante della tua segretaria che, con voce sottomessa, ti dice bisbigliando che non è riuscita a trovare ciò che stava cercando per te.

Interfaccia nativa HTML5 responsive; tecnicamente questa è la definizione di quella “magia” che ti permetterà di dare uno sguardo e governare questo universo di procedure, flussi e processi digitali utilizzando qualunque tipo di dispositivo collegato ad una rete. Un PC, un tablet, il tuo smartphone che hai sempre con te. DM7 è una piattaforma di ultima generazione, che a differenza di moltissimi tra i più conosciuti documentali distribuiti in Italia, ti permette realmente di avere la tua azienda nel taschino, mettendo definitivamente una enorme lapide sui vecchi metodi (degni del periodo post bellico) di produzione e conservazione dei documenti aziendali.

Estendibilità delle funzioni con moduli esterni sviluppati ad hoc; veri e propri stabilizzatori che consentono a DM7 di essere implementabile con successo, sempre e comunque, senza che la parola “fattibilità” possa mai entrare a far parte dei tuoi processi decisionali. In questo modo hai la certezza di portare in casa tua il miglior strumento possibile per l’applicazione del Metodo Savino, senza dover mai minimamente dubitare di aver scelto qualcosa che non può funzionare per te e per la tua azienda.

Qualsiasi sia il tuo orientamento o la scelta che farai in futuro, diffida e stai alla larga da chiunque ti presenti una soluzione che non rispecchia appieno questo tipo di modello.

Questo è un messaggio che deve arrivarti forte e chiaro, per evitare che tu possa mettere il piede su una mina, arrivando a pensare – una volta rimasto deluso (come certamente accadrà, se non dovessi accettare questo mio consiglio) – che questa storia del digitale a norma sia solo l’ennesima fregatura italiana per renderti il lavoro impossibile e farti buttare soldi dalla finestra.

E’ chiaro che io per primo, al tuo posto, cercherei di mettere a confronto più soluzioni per avere la migliore cognizione di causa possibile sulla scelta da fare per la mia azienda.

Lo faccio di continuo io stesso quando devo acquistare qualcosa per Savino Solution, o devo selezionare un nuovo fornitore.

Bene, ricordati però sempre ciò che ti sto dicendo e che voglio assolutamente rivelarti, condividendo con te i frutti di tanti anni trascorsi nello studio di questa materia che amo.

Diffida e tieni lontani da te tutti coloro che ti proporranno qualcosa che non è in grado di rispecchiare il modello che ti ho presentato.

Gestione Enti/Aziende, Ruoli e Utenti

Attraverso le varie configurazioni possibili di aziende e utenti DM7 offre la possibilità di modulare il sistema secondo le esigenze ed i casi, e di adattarsi alle varie infrastrutture aziendali reali, dalle realtà piu piccole a quelle più complesse. Il sistema permette di censire le aziende/clienti e di assegnare ad ognuna una o più utenze amministrative ed una o più utenze utilizzatore.

Ogni utente utilizzatore ha accesso ai propri documenti e/o quelli di tutta la sua azienda.

Ambienti Documentali e Configurazioni

DM7 permette, in caso di necessità di assegnare ambienti documentali diversi per una o piu aziende, in modo da avere la separazione logica e fisica dei dati dei documenti tra le varie aziende. Ogni ambiente documentale ha una configurazione che rappresenta i dati di accesso ad un eventuale server esterno su cui si trova il DB destinato all’azienda in caso di configurazioni complesse con i server distribuiti.

Tipologie Documentali e Workflow

La gestione delle tipologie documentali e relativi metadati e dei workflow di stato e di processo, permette di definire le tipologie e i workflow per i documenti da lavorare. Inoltre permette la personalizzazione sia dei tipi che dei workflow a livello di ambiente documentale e quindi di azienda, in modo da poter gestire in un unico sistema anche aziende con tipologie di dati diverse da quelle predefinite che comunque restano visibili e utilizzabili solo agli utenti dell’azienda interessata.

Tipi di Processo

I tipi di processo rappresentano a livello logico le procedure formali che concorrono alla generazione di un eventuale documento, a livello più concreto ogni processo può essere sintetizzato in una riga di una tabella database che contiene i dati formali del processo.

DM7, tramite opportune configurazioni di accesso ad un eventuale gestionale esterno di un’azienda, automaticamente provvederà, in fase di versamento di un documento, a rilevare i dati di processo per la tipologia di documento che si sta versando ed allegarli al documento come metadati di processo.

Inoltre è possibile creare processi su misura, gestendo in digitale direttamente ogni singola fase e/o attività attraverso il disegno di task e process management.

Quindi conservazione e digitalizzazione di un processo e non di un documento!

Versamento e consultazione e condivisione documenti

Gli utenti utilizzatori del sistema, potranno caricare manualmente via interfaccia i propri documenti e consultare i propri e quelli della propria azienda. Inoltre gli utenti potranno modificare,condividire (via email o tramite utenti o tramite processo), scaricare , cancellare i documenti ed in caso di presenza di un workflow effettuare passaggi di stato e di processo.

Oltre al caricamento manuale è possibile configurare dei processi per importare in automatico i documenti da sorgenti esterne quali ad esempio:

Via Web Services
Da FTP (job)
Da Posta elettronica (cron jobs)
Da interfaccia Web
Via eventuali connettori software ad altri sistemi

Le Condivisioni Documenti in DM7

Sicurezza

Dal punto di vista della sicurezza DM7 ha un sistema di protezione che blocca le utenze in caso di sospetta fraudolenza inviando notifiche agli utenti interessati ed ai propri amministratori.

Le credenziali degli utenti vengono comunicate dal sistema solo agli utenti stessi e neanche gli amministratori vi hanno accesso.

PRINCIPALI VANTAGGI DELLA NOSTRA SOLUZIONE

Architettura Multi-Tenant a due livelli, separazione fisica dei dati
Flessibilità nella configurazione per gestire più contesti reali possibili
Possibilità di caricare in automatico i documenti da sorgenti esterne
Possibilità di gestire processi e record e quindi informazioni compresa la loro
opponibilità a terzi
Alte Prestazioni delle ricerche
Estendibilità della soluzione con moduli specializzati
Possibilità di gestione di una struttura con server distribuiti
Invio di notifiche relative ad eventuali tentativi di accessi fraudolenti e in caso
di errori del sistema
Possibilità di crittografare i documenti sul filesytem.
Alto livello di sicurezza e integrità dei dati.

DM7 – Software per la digitalizzazione dei processi documentali e aziendali