Cosa si intende per digitalizzazione delle pratiche edilizie di una pratica

La digitalizzazione delle pratiche edilizie consiste in un procedimento moderno e tecnologico, utile a rendere alle aziende il lavoro di ricerca e sistemazione dei file estremamente semplice. In particolare, la digitalizzazione di tali pratiche consente il passaggio dal loro stato cartaceo a quello digitale: così facendo è possibile sistemare accuratamente e a proprio piacimento i file in maniera sicura e digitale, senza occupare spazio fisico con gli archivi.

La digitalizzazione delle pratiche edilizie: tutti gli step

La digitalizzazione delle pratiche edilizie prevede dei requisiti al fine di essere effettuata, esattamente come ogni altra attività, e sono delle normative e asset ben precisi. Di seguito è possibile prestare attenzione a ciascuno step da rispettare rigorosamente.

Disegno dei processi di digitalizzazione

Innanzitutto è strettamente necessario disegnare i vari processi: tale primo step viene spesso erroneamente saltato, fatta eccezione per quei casi obbligatori in cui sono richieste delle certificazioni o procedure specifiche. Il disegno di questi processi può anche essere attuato mediante il flow chart e ha come obiettivo principale quello di creare una mappa di tutto il lavoro dell’azienda, per ciascuna attività specifica.
Così facendo è possibile comprendere e stabilire accuratamente chi svolge le mansioni e i ruoli.
Si ha quindi l’obiettivo di suddividere la propria impresa e successivamente mappare mediante il flow chart, così da stabilire le mansioni in maniera ancor più specifica al fine di raggiungere gli obiettivi aziendali.

Processo analogico (as is)

Una volta svolto il primo processo di disegno dei processi dell’impresa con cura, si potrà passare al secondo step, letteralmente così com’è dall’inglese. Con tali termini è possibile indicare il modo in cui si intende procedere al fine di raggiungere i propri obiettivi aziendali: solitamente il processo della medesima azienda risulta analogico, dato che si richiede la digitalizzazione delle pratiche.
Se il procedimento è analogico, in quanto tale potrà risultare poco produttivo, efficace e sicuro dato che il materiale primo che utilizza è la carta.

Rendere il procedimento efficiente (to be)

Una volta terminato il secondo step si può procedere al terzo, nonché quello finale e che prevede la digitalizzazione vera e propria dell’impresa. Nello specifico, la nuova azienda digitalizzata prevederà una serie di caratteristiche che la renderanno maggiormente efficiente e moderna, quali: sicurezza, efficacia, velocità ed efficienza.

Lo studio delle norme

Il processo di digitalizzazione prevede un punto davvero fondamentale, ossia lo studio delle normative riguardanti il digitale. Sono infatti attualmente in vigore delle leggi sia italiane sia europee da dover necessariamente rispettare, le quali rientrano nel regolamento eiDAS.
Quest’ultimo è volto a garantire una base delle norme al fine di ottenere delle interazioni sicure elettroniche tra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni all’interno dell’Unione Europea. Un secondo regolamento da dover verificare per le sue normative consiste nel Codice dell’Amministrazione Digitale, noto anche come CAD, nonché un unico testo dove sono disponibili tutte le varie normative riguardanti l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione.
Il principale obiettivo di questo step consiste nella possibilità che i vari documenti precedentemente digitalizzati abbiano anche un valore dal punto di vista legale.

Feedback e individuazione di software e tecnologie

Appena tutto il processo aziendale è stato reingegnerizzato con successo sarà quindi possibile stabilire se il proprio approccio risulti più o meno funzionale. Nello specifico, è raccomandabile cercare di ottenere dei feedback dalle risorse integrate all’interno del processo di digitalizzazione, verificando se questi rispettano i seguenti criteri precedentemente stabiliti per migliorare l’azienda: produttività, efficienza, sicurezza e velocità.
In questo step rientra anche l’individuazione di software e strumenti tecnologici vari volti a far raggiungere all’azienda la soglia di efficienza desiderata e posta come obiettivo. Si ricercano quindi degli strumenti tecnologici e software ben specifici volti a garantire gli obiettivi disposti.

Dematerializzazione ed indicizzazione della pratica edilizia

Durante il processo di trasformazione digitale nelle pratiche edilizie vengono utilizzate differenti apparecchiature e tecnologie informatiche volte a garantire che i vari obiettivi vengano raggiunti. In particolar modo, la dematerializzazione consiste per l’appunto nel trasformare i documenti cartacei in documenti digitali, e per farlo vengono utilizzati degli scanner rotativi volti a ottenere un formato e risultato testuale e visuale ottimo per qualsiasi tipologia di documento.
Tutti i documenti digitali devono necessariamente essere dei file non modificabili e non proprietari, solitamente si opta per dei file PDF.
La dematerializzazione certificata è uno tra gli aspetti maggiormente importanti nel campo delle pratiche edilizie e viene seguito dall’indicizzazione.
Nel corso di quest’ultimo processo i vari metadati vengono concordati con degli uffici tecnici, i quali posseggono il materiale digitale. Successivamente i vari documenti ormai divenuti digitali vengono accuratamente sistemati all’interno di un archivio in delle cartelle.
Ogni documento è nominato in maniera da evitare che si crei confusione, facendo sì che siano perfettamente riconoscibili e unici, così da essere recuperati in pochi minuti nel momento del bisogno.

Conclusioni

In conclusione il processo della digitalizzazione delle pratiche edilizie risulta altamente vantaggioso in quanto, in primo luogo, consente di donare all’azienda maggiori benefici e vantaggi che non si noteranno solo a livello strutturale e organizzativo, ma anche per tutti i clienti che verranno serviti in maniera ancor più efficiente.
I dati digitalizzati saranno inoltre maggiormente sicuri e non si rovineranno dato il loro formato, rispetto alla carta. Possono inoltre garantire dei vantaggi per la gestione dei flussi e processi documentali mediante il workflow documentale (il sistema di gestione documentale), in quanto si potranno tracciare tutte le attività effettuate dai dipendenti dell’impresa. Infine, la digitalizzazione delle pratiche edilizie offre il vantaggio di garantire un’azienda più moderna e tecnologica.