Come funzionano i processi di digitalizzazione nelle aziende

Quando si parla di digitalizzazione di un’impresa, ci si ritrova davanti un mondo vastissimo fatto di processi e norme da seguire.

Se si potesse rispondere, in modo breve e chiaro, alla domanda cos’è la digitalizzazione, si potrebbe dire che essa consiste nell’impostazione e nella dematerializzazione dell’azienda.

Ovviamente, però, per capire come funzionano i processi di digitalizzazione, si deve scendere in profondità e studiare gli step di azione.

In questo post approfondiremo il concetto di digitalizzazione dei processi aziendali e scopriremo le regole da seguire per digitalizzare un’azienda.

Nel 2011 i gestori telefonici hanno inventato le formule per mettere in mano a CHIUNQUE un Iphone o un Samsung Galaxy, pagando rate bassissime e regalando (di fatto) un oggetto che all’epoca era più che altro di moda.

Le tecnologie digitali sono, di fatto, entrate prepotentemente nelle tasche di utenti che fino a quel momento non avevano nemmeno pensato all’utilizzo di device del genere.

Ma possono davvero aiutarti a digitalizzare la tua impresa?

Le porte del web e del mondo connesso si sono immediatamente aperte per MILIONI di persone, appartenenti a qualunque classe sociale e fascia d’età. Giovani, giovanissimi, adulti e persino anziani.

Il luogo comune del “ma in Italia gli anziani non sono tecnologici” si è dissolto nel giro di un paio d’anni.

E questa non è un’opinione.

Voglio dire; basta mettere insieme una piccola rassegna stampa per comprenderlo.

Inoltre se diamo insieme un’occhiata a tutte le ricerche mondiali, da Gartner fino ad arrivare agli studi di mercato condotti dalle Università mondiali di tutto il mondo, vediamo che la verità rimane comunque una sola.

Siamo al cospetto di una verità conclamata, espressione di statistiche provenienti da tutto il mondo che non puoi ignorare.

Digitalizzazione delle imprese

Cos’è la digitalizzazione aziendale?

Quando si cerca di definire la digitalizzazione, viene in mente un elenco di attività che aiutano a comprenderne il significato.   

La digitalizzazione aziendale, infatti, può essere :

  • Creare un Ecommerce per i servizi della propria impresa (solo il 10% delle piccole e medie imprese lo usa);
  • Creare un App per i propri clienti o per far conoscere la propria impresa
  • Creare un nuovo modello di business
  • Creare una piattaforma digitale
  • Comprare software e usare una nuova tecnologia

Il problema è che ognuno di questi punti indica un processo che ha le sue regole e le sue direttive, distinte per ognuno.

Il nostro obiettivo è quello di capire cosa si intenda e che cosa comporta la digitalizzazione dei processi aziendali.

Cosa si intende per digitalizzazione dei processi aziendali?

La digitalizzazione aziendale, innanzitutto, comporta:

  • reingegnerizzare i processi aziendali interni in chiave digitale;
  • gestire i processi aziendali senza l’utilizzo della carta;
  • gestire i processi aziendali solo con documenti digitali;
  • eseguire le normative italiane ed europee sui documenti digitali.

Pertanto, per parlare di azienda digitalizzata, bisognerà attuare un processo di digitalizzazione interna.

La digitalizzazione delle imprese, oggi più che mai, impone una gestione adeguata dei dati digitali dei processi aziendali. Una buona gestione dei dati digitali significa, prima di tutto, rendere i processi più veloci, efficaci, efficienti e sicuri. 

La digitalizzazione delle aziende, proprio a causa di questi fattori, comporterà l’abbandono dell’analogico, per semplificare e snellire i flussi di lavoro, automatizzando procedure ed attività aziendali, sia che si tratti di produzione e distribuzione, sia di contabilità aziendale, customer care e marketing.

Le aziende che decidono di intraprendere questa strada dovranno capire la tecnologia da impiegare, le competenze che hanno internamente e quali siano gli investimenti che possano o meno sostenere per raggiungere gli obiettivi prefissati.

È dunque questa la risposta alla domanda: “digitalizzazione cos’è?”

6 Attività necessarie per la digitalizzazione dell’impresa

Come qualsiasi tipo di attività, anche la digitalizzazione dei processi ha degli asset e delle norme da seguire.

Dal primo all’ultimo, scopriamo quali sono i punti fondamentali e come gestire la digitalizzazione dei processi aziendali.

1. Disegnare i processi di digitalizzazione

Il primo punto fondamentale che coinvolge le digitalizzazioni è quello di disegnare i processi, una pratica che, sfortunatamente, molto spesso non si attua, tranne se costretti da procedure specifiche e certificazioni richieste.

Il disegno dei processi aziendali è una procedura che può  tranquillamente essere attuata con il flow chart. Lo scopo fondamentale del disegno sarà quello di mappare il metodo di lavoro aziendale, in ogni specifica attività, per sapere chi svolge i diversi ruoli e le diverse mansioni. 

Ci sarà, dunque, la necessità di suddividere l’azienda (partendo dall’organigramma aziendale che, molto spesso, non viene fatto) e poi mappare, sempre tramite flow chart, il processo aziendale, ovvero chi fa cosa, come la fa e come raggiungere l’obiettivo.

2. As is (processo analogico)

Dopo aver disegnato il processo aziendale, si avrà quello che viene definito as is, “così com’è”.

Con questa terminologia si vuole indicare com’è l’attuale processo aziendale mappato, ovvero nel momento in cui si procede.

Si suppone (visto che si sta procedendo alla digitalizzazione dei processi) che il processo aziendale sia analogico. Tale processo, in quanto analogico, risulterà poco efficiente, poco efficace, poco produttivo e poco sicuro, in quanto sfrutta come materiale primario la carta.

3. To be (rendere il processo più efficiente)

Si procederà poi con la creazione di quello che viene definito il to be.

Con la terminologia “to be” si intende, per essere chiari,  quello che dovrà essere il risultato finale: l’azienda digitalizzata.

Come già accennato, le caratteristiche fondamentali di un azienda digitalizzata sono: efficienza, efficacia, velocità e sicurezza. L’obiettivo del to be sarà, quindi, quello di tendere a questi ideali.

4. Studiare le norme

Punto cruciale del processo di digitalizzazione è lo studio delle norme sul digitale

Esistono delle norme, europee e italiane, che è bene seguire per effettuare le digitalizzazioni, che sono:

  • Il regolamento eiDAS, atto a fornire la base normativa per interazioni elettroniche sicure tra i membri, quali che siano cittadini, pubbliche amministrazioni e imprese, dell’Unione Europea.
  • Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), un testo unico che organizza le norme che riguardano l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese.

 

Lo scopo principale dello studio delle norme sul digitale è quello di garantire che tutti i documenti digitalizzati abbiano valenza legale

Per fare un esempio pratico: dovendo apporre la firma digitale su un contratto, e avendo studiato le norme del caso, si avrà la sicurezza che, sia la firma digitale che il contratto, abbiano valenza legale.

5. Feedback

Una volta reingegnerizzato il processo si dovrà constatare se l’approccio adottato sia stato o meno funzionale.

Bisognerà, quindi, avere dei feedback da parte delle risorse che fanno parte del processo di digitalizzazione e chiedere loro se questa reingegnerizzazione in chiave digitale risponda effettivamente ai canoni di efficienza, produttività, velocità e sicurezza auspicati. 

6. Individuare tecnologie e software

Per garantire che gli strumenti tecnologici e i software utilizzati raggiungano l’efficienza sperata, bisognerà individuare, per l’appunto, tecnologie e software specifici per attuare la miglior digitalizzazione dei processi aziendali possibile.

Tutti questi step assicureranno, in primis, la dematerializzazione dell’azienda (ovvero libera dalla carta) e la nascita di un’azienda digitalizzata sicura e funzionale.

Come avviene la digitalizzazione

L’idea alla base del processo di digitalizzazione delle imprese, è di gestire informazioni e processi in maniera integrata sfruttando la convenienza data dalle tecnologie digitali.

Senza un’adeguata digitalizzazione d’impresa, gli scambi di migliaia di e-mail contenenti documenti aziendali, privi di una gestione del workflow digitale documentale, purtroppo, non terranno traccia di tutti gli step dell’attività svolta.

Tutte quelle procedure aziendali (anche quelle delle ISO) che rimangono su carta e  che non vengono digitalizzate, risulteranno prive di efficienza, efficacia e sicurezza.

Una volta digitalizzati i processi aziendali, sarà fondamentale la conservazione di tutti i dati digitali. Specificando che “conservare” non è sinonimo di “archiviare”, la conservazione dei dati digitali ha, come sempre, norme specifiche da seguire.

L’archiviazione è, infatti, la pratica che consiste nel prendere un documento e “caricarlo” su un qualsiasi archivio digitale (Dropbox, Google Drive, iCloud). 

La conservazione di un dato digitale, invece, è obbligatoria per legge, ed è quel processo tecnico-giuridico ed informatico, che garantisce valenza legale nel tempo ai documenti nativi digitali.

La conservazione dei dati digitali è regolamentata dal DPCM del 3 Dicembre 2013, dal DPCM del 7 Giugno 2021 e dalle linee guida di Agid (Agenzia per l’Italia Digitale).

Qual è il vantaggio dei dati digitali?

Applicando le norme e gli asset esposti del processo di digitalizzazione, i vantaggi di cui si godrebbe non sarebbero di certo pochi.

Il processo di digitalizzazione aziendale, infatti, in tutti i suoi punti, porterà all’azienda grandi vantaggi. Si potrebbe riassumere dicendo che:

  • La digitalizzazione delle procedure e dei processi interni, renderà l’azienda pronta alla crescita secondo i canoni di efficienza, efficacia, produttività e sicurezza;
  • Digitalizzare rispettando le norme, salverà l’azienda dai contenziosi, dai problemi legali o con gli enti e gli organi di controllo;
  • Gestire i processi e i flussi documentali, tramite workflow digitali, assicurerà il tracciamento di tutti i flussi e attività svolte dai componenti dell’azienda;
  • La gestione in modo efficace dei dati digitali è considerata il petrolio del nuovo millennio, quindi, qualcosa di duraturo su cui investire;
  • La gestione a norma di legge dei documenti approvativi e digitali assicurerà efficienza, efficacia, velocità, produttività e un maggior livello di sicurezza.

 

Gli asset essenziali della digitalizzazione aziendale sono essi stessi dei vantaggi per qualsiasi impresa che voglia dematerializzarsi ed entrare a far parte del mondo digitale, l’unico ormai possibile.

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