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Digital Compliance: quello che devi sapere per rendere a norma la tua azienda

Lo sviluppo e l’avanzamento dei sistemi tecnologici ha portato ad una sempre più larga e diffusa digitalizzazione delle imprese.

Le imprese digitalizzate, sia private che pubbliche, per tutelare il proprio lavoro e i gli interessi dei propri clienti, devono seguire norme e procedure digitali, indispensabili per garantire la sicurezza e le legalità di tutte le azioni intraprese.

La Digital Compliance è proprio questo: seguire un percorso di modernizzazione dei processi, usando le nuove tecnologie e seguendo le norme che guidano i processi digitali.

Scopriamo insieme a cosa serve la digital compliance e perché è così importante per le aziende e i suoi clienti.

Dai processi analogici al digital compliance

Al giorno d’oggi si potrebbe pensare che tutte le aziende siano ormai full digital, ovvero completamente digitalizzate, che abbiano detto definitivamente addio alla carta stampata e ai processi analogici a favore di documenti e processi interamente digitali.

In realtà, nonostante la digitalizzazione delle imprese sembri ormai la norma, esistono ancora aziende che non sono completamente full digital. 

Esistono, infatti, diversi tipi di aziende, classificabili in base ai processi adottati al loro interno. In base alla digitalizzazione dei processi, ci sono:

  • Aziende full digital: lavorano utilizzando documenti digitali assicurati dalla giusta digital compliance;
  • Aziende semi-digitali: usano documenti digitali e cartacei, seguono le norme che regolano i processi analogici, ma non si ha la certezza che anche i documenti digitali siano assicurati dai criteri di sicurezza e valenza legale;
  • Aziende analogiche: si affidano all’uso della carta stampata e ai processi analogici, che assicurano la valenza legale data dalla loro natura analogica.

Come si evince, le aziende full digital e le aziende analogiche, garantiscono i criteri di sicurezza e certezza che ogni documento deve avere per avere valenza legale. 

Le aziende semi-digitali, che sono tra le più diffuse al momento, invece, non garantiscono quella sicurezza e quella certezza che assicurano la valenza legale dei documenti coinvolti nelle azioni aziendali. 

Alla luce di ciò, dunque, è fondamentale conoscere e impiegare la digital compliance in qualsiasi azienda.

Perché è importante conoscere la parte di compliance digitale?

La digital compliance nasce per assicurare il digital trust, concetto e condizione fondamentale per tutte le attività digitali.

Per Digital Trust si intende, principalmente, la fiducia che il cliente ripone nelle capacità di un’organizzazione (sia privata che pubblica) di gestire i propri dati, garantendo sicurezza e legalità.

Le caratteristiche di autenticità e sicurezza, assicurano la valenza legale di un documento, che è il requisito fondamentale per poter procedere con qualsiasi operazione digitale e non.

Conoscere la digital compliance è, dunque, di fondamentale importanza per delle ragioni anche ovvie. 

La digital compliance attua un processo digitale che deve, per legge, seguire determinate e specifiche norme. Tali norme nascono proprio per garantire la legalità dei documenti, dei processi e delle pratiche digitali.

La sicurezza e il rispetto delle norme assicurano, quindi, la valenza legale dei documenti digitali, e questo, come già spiegato, è il fondamento primo del digital trust, senza la quale non esisterebbe lo stesso concetto di digitalizzazione di impresa.

I problemi della mancanza di digital compliance: esempi pratici

Se ancora ci si domanda perché sia così importante seguire le norme digitali e attuare un buon piano di digitalizzazione, vediamo insieme cosa può succedere senza la digital compliance.

I problemi causati dalla mancanza del digital compliance non sono affatto pochi. 

Facciamo un esempio pratico.

Avendo un classico documento analogico e apponendo la nostra firma, quel documento sarà de facto: autentico, sicuro, opponibile a terzi e con valenza legale. Tale documento, ad esempio un contratto, avente valenza legale tutelerà tutte le parti coinvolte.

Nel mondo digitale, la firma autentica e con valenza legale viene detta: firma digitale. Questa, deve essere certificata e marcata, così da non poter essere falsificata.

Bene. La certificazione e la marcatura della firma digitale seguono quelle norme digitali assicurate dalla digital compliance; lo stesso vale per la firma e per la registrazione (in questo caso) di un qualsiasi contratto.

Non attuando il digital compliance è facile, anzi è quasi certo, che i criteri digitali di certificazione e marcatura, sia della firma digitale che di un contratto, risultino non legali. 

Se la firma digitale non ha valenza legale, non l’avrà nessun documento che è stato siglato con quella firma. É facile immaginare, allora, la perdita di tempo, soldi e fiducia del cliente, a cui l’azienda andrebbe incontro.

Best practice e digital compliance

Giunti a questo punto è giusto chiedersi: ma quali sono le  norme del digital compliance?

Il mondo digitale, viene regolato da diversi enti, atti a normativizzare i processi digitali. 

Per digital compliance, come già detto, si intende: seguire un percorso di modernizzazione dei processi, usando le nuove tecnologie e seguendo le norme che guidano i processi digitali. 

Tali norme, chiamate anche best practice, sono fondamentalmente le seguenti: 

  • Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), un testo unico che organizza le norme che riguardano l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese.
  • Linee guida AgID, che indicano le modalità di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
  • Il regolamento eiDAS, atto a fornire la base normativa per interazioni elettroniche sicure tra i membri, quali che siano cittadini, pubbliche amministrazioni e imprese, dell’Unione Europea.

 

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