Il SIAN e la dematerializzazione dei registri vitivinicoli

Il SIAN consiste in una tipologia di sistema informativo dedicato esclusivamente ai servizi del comparto agroalimentare, agricolo e forestale. Venne messo a disposizione dagli appositi enti al fine di gestire correttamente i compiti e adempimenti previsti dalla PAC, nota anche come Politica Agricola Comunitaria. In particolare, si ha un riguardo nei confronti dei svariati settori di produzione agricola.

Sono disponibili svariati servizi del SIAN, i quali hanno differenti caratteristiche e finalità. A partire dal 1 Gennaio 2017 entrò in vigore una normativa riguardante il settore agricolo, il quale stabiliva l’obbligo della dematerializzazione di tutti i registri destinati ai vini. Questo obbligo è volto soltanto a determinati soggetti: ad esempio, sono esonerati coloro che non devono seguire le dichiarazione Agea, chi possiede dei depositi minori che hanno meno di 50 ettolitri di vino.

E’ possibile per tutti i soggetti che invece sono vincolati dalla normativa in questione utilizzare un apposito software, lo stesso che è stato messo a disposizione dal Sistema Informativo Agricolo Nazionale (noto per l’appunto come SIAN). Al fine di poter accedere a tale servizio è innanzitutto necessario registrarsi presso il sito apposito, per poi poter utilizzare questo software.
In alternativa, se si ritiene che questo non sia adeguato per il lavoro che deve svolgere è anche possibile utilizzarne uno da parti private, come aziende specializzate.

Dematerializzazione dei registri vitivinicoli: benefici

La dematerializzazione dei registri vitivinicoli prevede svariati vantaggi, come la possibilità di evitare frodi o contraffazioni alimentari e la capacità di effettuare delle analisi statistiche inerenti a tutti i dati provenienti dal gestore centrale. Questi ultimi sono strettamente necessari per i diversi ministeri e il MIPAAF.
La dematerializzazione, soprattutto per un territorio come l’Italia dove vi è una elevata produzione agricola e vitivinicola, è un grande vantaggio anche perché si possono ottenere degli strumenti ancor più ottimizzati rispetto a quelli attualmente in uso e per dei dati da ricevere direttamente in tempo reale, i quali possono aiutare a rispettare ulteriormente le esigenze delle aziende che lavorano in questo settore.

Al fine di poter effettuare la dematerializzazione registri vitivinicoli è necessario un software all’avanguardia, perfetto per svolgere differenti funzionalità.
Innanzitutto è necessario che riesca a gestire il processo produttivo senza sovraccaricarsi o mostrare dei difetti, per poi effettuare tutti i procedimenti inerenti agli obblighi commerciali e fiscali, processo che può far risparmiare del tempo.
Oltretutto il prodotto utilizzato deve essere rintracciabile grazie al software usato, e quest’ultimo deve anche avere la funzione di calcolare il margine di ricavo e il costo unitario del servizio offerto.

Il software deve inoltre garantire la possibilità di conservare ogni singola procedura all’interno della memoria, che siano operazioni fatte in cantina, vigna o azienda: così facendo non solo si conservano tutte le conoscenze acquisite ma si può anche preservare la qualità di tale prodotto.
La dematerializzazione dei registri vitivinicoli porta a svariati benefici, mentre lasciare un archivio cartaceo può essere non solo confusionario ma anche dannoso per la stessa azienda. Nello specifico i costi di archiviazione fisica e di stampa di tali documenti sono sicuramente superiori, e spesso a causa della confusione sono anche presenti dei duplicati.

Inoltre vi è un grande dispendio di risorse e tempo per poter classificare, archiviare o ricercare nuovamente i vari documenti cartacei.
L’utilizzo dell’inchiostro e della carta può inoltre creare un danno a sfavore dell’ambiente, mentre la dematerializzazione dei documenti consente una condivisione di questi ultimi molto più veloce e soprattutto un archivio perfettamente funzionante e ben organizzato.

La dematerializzazione dei registri vitivinicoli inoltre, al contrario dell’archivio di documenti fisici già esistente, non comporta affatto problematiche di privacy o sicurezza: infatti sarà possibile verificare chi e quando fa l’accesso a dei documenti ben specifici. Non si avranno più dei documenti non sufficientemente aggiornati o duplicati, e gli errori della data entry manuale saranno del tutto rimossi.

Come procedere alla dematerializzazione dei registri vitivinicoli

Per poter dematerializzare il proprio registro vitivinicolo è innanzitutto necessario avere ogni singolo documento cartaceo, in quanto dovranno essere poi convertiti in formato digitale, solitamente PDF. Al fine di digitalizzare un documento è consigliato l’utilizzo di uno scanner, il quale garantisce una copia identica all’originale di qualità.

Successivamente si deve utilizzare un software perfettamente adeguato e volto alla gestione dei documenti, che sia in grado di riporre tutti i documenti precedentemente digitalizzati all’interno di un archivio composto da cartelle e sottocartelle.

Questi file possono essere sistemati con cura e con l’ordine che più si desidera: sarà molto più facile effettuare una ricerca e ritrovare immediatamente il fascicolo ricercato, piuttosto che verificarne la ricerca all’interno di un intero archivio fisico.Il software in questione è volto anche all’archiviazione e può risolvere tutti gli svantaggi che invece si possono constatare con la presenza di un archivio fisico. Lo spazio riservato a quest’ultimo può essere utilizzato per qualcos’altro e tutti i documenti conservati possono essere interscambiati sia all’esterno sia all’interno dell’azienda per qualsiasi esigenza.

L’ultimo procedimento dell’utilizzo del software finalizzato alla dematerializzazione dei registri vitivinicoli consiste nella protocollazione: quest’ultima consiste nella loro registrazione in maniera univoca. Precisamente, quando ci si occupa di archiviare tutti i documenti in PDF in maniera corretta, per non confondersi questi vengono anche rinominati con uno specifico codice identificativo, volto a ritrovarlo subito nel momento della ricerca.

Così facendo tale codice mostra la data di acquisizione e provenienza dei documenti appena dematerializzati: tale procedimento è obbligatorio per legge. E’ anche consigliabile affidarsi ad aziende di terze parti in grado di offrire software per processi di dematerializzazione dei registri vitivinicoli.