La dematerializzazione dei documenti sanitari consiste in un processo molto delicato e dove sono presenti svariate fasi da rispettare rigorosamente. Tale processo è caratterizzato da delle leggi ben specifiche, le quali stabiliscono i modi e tempi di conservazione dei documenti sanitari.

E’ fondamentale seguire questa tipologia di processo proprio al fine di garantire la massima sicurezza del cittadino, oltre che la sua privacy e integrità fisica. La documentazione sanitaria infatti può esclusivamente essere visionata da dei medici autorizzati o dal diretto proprietario, ma non da individui esterni.

Sono presenti differenti decreti e norme che regolarizzano il processo di conservazione e dematerializzazione dei documenti medici e, qualora vi siano delle trasgressioni, queste vengono punite tramite delle sanzioni. Per questo, oltre che per la propria sicurezza e diritto alla privacy, è necessario conoscere quali sono gli strumenti necessari per conservare in modo appropriato i propri documenti e gestirli al meglio.

come conservare i documenti sanitari

Al fine di poter gestire la conservazione dei documenti medici sono previste tre differenti normative riguardanti questo tema.

  1. La prima sostiene che questa tipologia di documenti medici debba essere perennemente conservata, in quanto risultano ufficiali dal punto di vista giuridico e in quanto possono essere adeguati alla ricerca in differenti settori.Inoltre, le radiografie non risultano ufficiali dal punto di vista giuridico, ma devono comunque essere conservate per 20 anni. Tale trattamento viene riservato a tutti gli altri documenti non ufficiali e di carattere medico di diagnosi.
  2. Invece, il secondo articolo 5 datato 18 Febbraio 1982 ha come principale soggetto la tutela dell’attività sportiva sanitaria agonistica. Secondo questa normativa sarà possibile conservare tutta la documentazione effettuata per degli accertamenti per un totale di 5 anni.
  3. Infine, l’articolo 4 datato 14 Febbraio 1997 stabilisce delle rigide condizioni di accessibilità e conservazione all’individuo. Inoltre, secondo questa normativa tutti i documenti radiologici verranno conservati per un lasso di tempo minimo pari a 10 anni. Questi sono dei dati estremamente personali, pertanto viene garantita la loro protezione e sono anche presenti ulteriori normative che garantiscono la privacy del cittadino. E’ quindi possibile effettuare la conservazione documenti sanitari al fine di ottenere svariati benefici.

Precedentemente è stato possibile sottolineare come tutte le normative siano correlate a documentazioni mediche più o meno specifiche e possano tutelare con successo la privacy e la sicurezza dei cittadini, conservando i documenti medici in maniera appropriata.

La conservazione dei documenti sanitari viene anche protratta per dei periodi alquanto lunghi, i quali possono essere differenziati a seconda della tipologia del documenti. Invece, per referti e cartelle la conservazione è illimitata. Vi è inoltre una documentazione che ha una cadenza quotidiana, come ad esempio collaudi di attrezzature e apparecchiature oppure esami di laboratorio. Queste tipologie di esami vengono svolti all’interno di istituti sanitari e non necessitano di essere conservati per più di un giorno.

La Direzione generale che si occupa degli archivi ha inoltre preso la decisione di poter creare un prontuario, in cui sono presenti delle linee guida specifiche capaci di distinguere tra le svariate tipologie di documenti e la loro rispettiva durata di conservazione.

cos’è la cartella clinica elettronica?

La cartella clinica elettronica, riconosciuta con la sigla CCE, consiste in un documento digitale che può essere generato e successivamente conservato mediante archiviazione presso la struttura medica che si è precedentemente occupata del cittadino in quanto paziente.

Tale struttura sanitaria può infatti conservare e gestire in maniera organizzata i dati correlati alla storia clinica del paziente ed eventualmente servirsi di quei dati al fine di continuare il percorso di cura. La cartella clinica è molto utile in quanto permette di raccogliere dati riguardanti il percorso clinico del paziente, e in particolare tutti gli esami e le visite alle quali si è precedentemente sottoposto. Tale cartella può essere accessibile a tutto lo staff della struttura sanitaria. La cartella clinica sanitaria ormai esiste in Italia così come in altri paesi.

L’electronic patient record invece, noto anche con la sigla EPR, è particolarmente conosciuto all’interno del sistema sanitario estero in quanto consente di condividere i percorsi clinici dei pazienti e dati specifici in tempo reale e molto veloce.

Tale strumento risulta indispensabile per molte organizzazioni, soprattutto per quelle più complesse come, ad esempio, i poliambulatori. Ebbene, questo sistema risulta particolarmente utile in quanto consente di monitorare lo stato medico del paziente e di effettuare diagnosi: nello specifico, è possibile capire come stanno andando le terapie di cura nei pazienti e al contempo si riducono le tempistiche dovute ai tipici scambi di comunicazione tra le strutture sanitarie che il paziente sceglie.

Oltre a questi vantaggi, è anche possibile osservare l’operatività delle strutture sanitarie che utilizzano il sistema elettronico in questione. Per il paziente questa cartella clinica potrebbe avere molte somiglianze con il fascicolo sanitario elettronico, ma in realtà questi due strumenti hanno delle caratteristiche importanti da differenziare.

Infatti, la cartella clinica sanitaria equivale a un documento in formato digitale che una struttura sanitaria può detenere al fine di consultare il percorso clinico del paziente, e può essere visionato non solo dallo staff, ma anche dal proprio medico di base e ulteriori specialisti.

Il fascicolo sanitario elettronico invece consente di raccogliere tanti dati riguardanti un solo paziente, provenienti però da più strutture sanitarie, come gli ospedali oppure i poliambulatori. Nello specifico, questo fascicolo può contenere dati di carattere sanitario quali: verbali del pronto soccorso, dati identificativi, esami, etc…

La cartella clinica sanitaria consente di avere il proprio percorso clinico perennemente aggiornato dal momento in cui viene preso in carica da una una determinata struttura sanitaria. Questo strumento ovviamente non è esclusivamente un vantaggio per i pazienti, ma anche per lo staff tecnico e medico: sarà infatti possibile accorciare le tempistiche evitando di ritrovare degli archivi cartacei, per poi trasportarli. Questa cartella consente invece che degli esami non vengano ripetuti, dato che nella cartella sono già presenti i vari esiti e un medico può comprendere quali esami possono essere fatti o quali medicinali prescrivere. Così facendo è anche possibile ridurre gli sprechi.

Vi sono differenti strumenti di carattere sanitario che permettono di accorciare le tempistiche ed eliminare gli sprechi. I vantaggi cartella clinica elettronica sono molteplici e consentono per l’appunto non solo all’individuo, ma anche alle istituzioni di avere minori sprechi economici e non e una maggiore sicurezza. Inoltre, anche il percorso clinico può trarre dei benefici.

digitalizza a norma di legge la documentazione clinica con le soluzioni di Savino Solution

La cartella clinica elettronica, denominata anche CCE, consente di avere numerosi vantaggi non solo per i pazienti ma anche per la struttura sanitaria e per lo staff medico a cui decide di affidarsi.

Questa cartella consente di ottimizzare i tempi dal punto di vista organizzativo, funzionale, economico e di processo. Inoltre, la dematerializzazione dei documenti sanitari promuove maggiore certezza e sicurezza rispetto ad altri periodi dove non vi erano questi strumenti digitali.

Ebbene, se si desidera avere un servizio di digitalizzazione che rispetti le normative precedentemente indicate al fine di avere una cartella clinica sanitaria, è possibile rivolgersi a Savino Solution. Quest’ultimo infatti consente di avere un servizio ottimale e del tutto lecale, con qualsiasi documentazione clinica.

E’ infatti possibile seguire il processo di digitalizzazione dei propri documenti e infine creare una cartella elettronica, fornendo al cliente la sua sanità digitale. E’ importante avere quest’ultima anche dal punto di vista socio-economico.

Savino Solution consente di digitalizzare i vari processi clinici del paziente, aiutando anche le cliniche private e quindi l’IT e il CIO manager: queste figure professionali infatti potranno agire in maniera più efficace, efficiente, sicura e veloce.

Savino Solution mette a disposizione un servizio che consente di digitalizzare i vari processi clinici anche di carattere aziendale oltre che privato. E’ possibile ottenere delle forniture di applicazioni apposite per poter raggiungere vari obiettivi di sicurezza, efficacia ed efficienza. Inoltre, consente anche di ottenere una consulenza specialistica apposita del settore.

Tutti coloro i quali decidono di ottenere una cartella clinica sanitaria completamente digitale riescono a raggiungere degli obiettivi primari di elevata importanza, come la fornitura di servizi digitali e di ottima qualità ai propri clienti, avere un lavoro smart molto più semplice e organizzato in maniera intelligente, e infine reingegnerare in pochissimo tempo i processi clinici dei propri pazienti. Questi obiettivi ovviamente hanno anche dei vantaggi dal punto di vista economico oltre che tempistico.

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