Cos’è un Digital Trust Expert

“Questo lo archivio, perché non si sa mai”: Quante volte ti sei detto questa frase? Quanti documenti hai in archivio che potresti eliminare, ma non te la senti, perché non si sa mai

Qual è il vero e unico valore di un documento, una volta archiviato?

Proteggerti! Questo è l’unico motivo per il quale conservi i tuoi faldoni…

…per poter documentare tutti gli atti e gli eventi che hanno generato transazioni, profitti, pagamento di fatture e sanzioni.

Oggi, però, la carta sta scomparendo e i faldoni sono sempre più digitali.

La digitalizzazione è diventato un asset necessario, una linfa vitale per tutte le aziende del mondo.

Questo vale anche in Italia, nonostante sia un paese fortemente conservatore e caratterizzato da un tasso di burocrazia esasperante.

Come puoi conciliare il bisogno di “essere digitale” con il livello di conformismo e burocrazia del nostro paese?

E come puoi avere la certezza che quel documento, quel contratto che stai archiviando in formato digitale sia legalmente valido?

Firme digitali su chiavette USB, file “p7m”, archiviazione legale, sono un PESO per il tuo business e per le tue automazioni digitali?

In questi ultimi 10 anni i grandi provider di firme digitali sono aumentati a vista d’occhio.

Non c’è nemmeno bisogno di citarne i nomi. Oggi i loro spot li vedi anche sulle grandi tv nazionali, come Sky e Mediaset.

Le loro “firme digitali” le trovi anche in edicola, tra pacchetti di figurine, giornali di gossip e auricolari “made in China”.

Questo ti porta a credere che l’acquisto di questi asset sia una pura “commodity”.

Il che può essere vero, fin tanto che vuoi ottenere una firma digitale per firmare – giusto ogni tanto – qualche documento “privato”.

Cosa che, per altro, sta andando in disuso con la diffusione di SPID.

Ma se hai un’impresa, e hai già intrapreso un percorso di digitalizzazione aziendale, questo approccio rischia di diventare un boomerang capace di rallentare gli automatismi – essenziali per dare un senso al “digitale” – e di inserire nuove forme di burocrazie digitali al posto di quella cartacea.

In molti casi, anche solo la semplice distribuzione delle firme digitali a tutti i dipendenti, fa perdere tempo prezioso.

Il fatto di dover apporre firme digitali su ogni singolo documento di rilevanza legale, fa perdere tempo prezioso.

Nemmeno SPID ti salverà dal peso della burocrazia digitale, in quanto questa modalità di firma non è legalmente utilizzabile per firmare “massivamente” i documenti.

Puoi, quindi, utilizzarlo SOLO per firmare un SINGOLO documento alla volta, e questo lo rende inapplicabile in un contesto aziendale, in quanto il processo di firma non è integrabile all’interno di automatismi digitali.

Peccato che “il digitale” serva proprio per rendere automatici e resilienti proprio quei processi ripetitivi che, ormai, rappresentano uno spreco di risorse e di denaro

Una delle funzioni del Digital Trust Expert è proprio questa; aiutarti nell’utilizzo di questi asset e strumenti digitali, affinché il peso della burocrazia cartacea – e della sua nemesi, ovvero la burocrazia digitale – sparisca per sempre dalle tue attività quotidiane.

Tutto ciò richiede, però, competenza, esperienza ed un livello di professionalità che non può essere “millantato” da chiunque.

È una materia che si pone su un livello completamente diverso da quello dell’azienda che fa software, o del “DPO” che ti segue per “il GDPR”.

Quella del Digital Trust Expert è una fusione di conoscenze:

  • La conoscenza profonda dei processi organizzativi aziendali, soprattutto in ambito amministrativo, contabile e logistico (ma non solo)
  • La capacità di saper includere i processi di firma digitale all’interno dei tuoi automatismi e delle integrazioni tra i diversi gestionali che hai in azienda
  • Una profonda conoscenza delle normative italiane ed europee, a cui si aggiunge la capacità di studiare l’evoluzione della giurisprudenza in ambito digitale, con particolare riferimento allo studio delle sentenze nelle quali i documenti digitali prodotti dalle parti, e l’esibizione di quanto archiviato nei loro archivi legali, hanno avuto un ruolo cruciale nell’esito della causa.

Nessun altro, se non un Digital Trust Expert di comprovata esperienza, dovrebbe essere autorizzato da te nel mettere le mani all’interno di tutti quegli automatismi che determinano la validità e la solidità legale dei documenti che produci tramite i tuoi sistemi informativi.

Chiunque tenti di banalizzare questa competenza, facendoti credere che sia possibile delegarla al commercialista, all’avvocato, al DPO, o alla creazione di “sistemi fai da te”, sta sabotando te, le tue credenze e quindi – indirettamente – la tua impresa.

Se fai impresa in Italia, sei potenzialmente passibile di verifiche da parte di qualcosa come 709 organi di controllo. Come puoi essere sicuro che sappiano “leggere” e misurare il livello di conformità, oltre alla completezza, dei tuoi documenti (ora che non c’è più la carta)?

Questi enti sono, quasi sempre, una congregazione di burocrati, dall’età media molto avanzata e con una serie di preconcetti basati su consuetudini e retaggi provenienti da un passato remoto, dove le informazioni e gli atti “ufficiali” venivano scanditi dal rumore e dal ritmo del timbro apposto vigorosamente su della sana carta inchiostrata.

Come puoi presentare a questi soggetti un documento estratto da un archivio cartaceo?

Saranno in grado di leggerlo, di validarlo e di accettarlo come parte della tua “memoria difensiva”, nel caso in cui ti stiano contestando qualcosa, o tu sia citato in giudizio per la risoluzione di un contenzioso con un fornitore, con un cliente, con un ex dipendente o con uno degli organi di controllo di cui sopra?

Una volta che acquisti le tue firme digitali da un grande provider, magari strappando un buon prezzo, il referente commerciale dell’azienda che te le ha vendute, si prende – secondo te – la responsabilità di come stai gestendo e archiviando quei documenti che in futuro potrebbero salvare la tua fedina penale?

Il Digital Trust Expert professionista, non è solo quella figura che ti dà la firma digitale e che ti “tiene” l’archivio legale dei tuoi documenti digitalizzati.

Ma è anche colui che – CONTRATTUALMENTE – si prende carico, negli anni, della tenuta di quell’archivio e della sua TOTALE conformità alle leggi presenti, passate e future.

Prendersi contrattualmente la responsabilità, significa avere la capacità – dimostrabile – di poter rispondere – IN SOLIDO – di eventuali non conformità che possono pregiudicare la validità del tuo patrimonio documentale.

Il venditore delle tue firme digitali e della conservazione che ti ha venduto “un tot al kilo”, ti ha scritto nero su bianco che ti solleverà – PER SEMPRE – da tutti i rischi della Compliance Digitale?

O ti ha fatto semplicemente firmare un prestampato con scritto il servizio da te acquistato e il prezzo corrispondente, come se ti avesse venduto delle SIM per i cellulari, o della cancelleria?

Sicuramente è vera la seconda, lo so per certo.

Ecco perché, in questo modo, ti stai legando mani e piedi a delle responsabilità a cui nessuno farà mai fronte, e alle quali tu – dovendoti occupare di innumerevoli cose – non riuscirai mai a stare dietro.

Ecco qual è la mia missione: aiutare le imprese italiane nella produzione di patrimoni documentali pienamente conformi alle 52 regole eidas, ai 92 articoli del CAD e ai 197 requisiti AGID di cui nessuno ti parla, ma che pesano – come un macigno – sulla conformità dei documenti che stai archiviando anche in questo momento, e di cui scoprirai la “tenuta legale” quando meno te l’aspetti, magari tra qualche anno…

Quella del Digital Trust Expert è una nuova figura emergente in questo panorama.

Una figura chiave, con competenze, metodologie e modelli per accompagnare le aziende verso una corretta e proficua digitalizzazione, proteggendole (anche contrattualmente e sul piano assicurativo) da:

  • Non conformità e buchi normativi presenti all’interno dei flussi documentali e negli automatismi, che sono l’elemento fondante per una digitalizzazione ottimale e per una deburocratizzazione degli uffici. In questo modo, nessun ente di controllo, o tribunale, potrà mai contestare la conformità, l’integrità e la validità dei documenti
  • Metodologie errate nell’interpretazione e nell’applicazione delle 52 regole EIDAS, o dei 92 codici del CAD, piuttosto che nei 197 requisiti AGID
  • Un cattivo uso delle metodologie per processare documenti digitali in modo automatico, che possono portare rallentamenti nelle automazioni…ESEMPI SU DISTRIBUZIONE E APPLICAZIONE DI FIRME DIGITALI

Si tratta di una figura essenziale, in un mercato in cui esistono solo grandi Trust Provider che apparentemente pubblicizzano gli stessi servizi di cui sto parlando, facendo spot in tv e radio, ma che di fatto ti mettono soltanto a disposizione dei prodotti, senza darti alcun supporto specialistico.

Come se ti comprassi un bisturi in Farmacia e ti dovessi operare da solo!

Se hai intrapreso un percorso di digitalizzazione in azienda, quello che ti aspetta è un futuro pieno di trappole.

I documenti che stai archiviando digitalmente in questo momento, possono presentarti “il conto” anche tra qualche anno. Quando ti sarai quasi dimenticato di averli prodotti.

Accadrà quando un ente vorrà eseguire un accertamento sulla tua attività, o quando un dipendente infedele ti trascinerà in un contenzioso, o per una tra le infinite possibilità che – in questo paese – possono metterti nelle condizioni di dover estrarre dal tuo archivio legale degli atti da esibire a tua difesa.

Non è per nulla facile! Te lo posso dire io che ho digitalizzato circa 3000 imprese in 10 anni, facendo all’inizio moltissimi errori nonostante io faccia solo questo.

Io sono Nicola Savino, Digital Trust Expert responsabile della Digital Compliance per conto di circa TREMILA imprese italiane, che in oltre 12 anni hanno registrato ZERO non conformità documentali durante contenziosi, cause e verifiche da parte degli enti di controllo.

Dopo 12 anni di attività, posso darti un dato: circa un’azienda su 3, in questo lasso di tempo, ha dovuto sfoderare i propri documenti dall’archivio per proteggersi nell’ambito di controlli, cause di lavoro con dipendenti ed ex dipendenti, cause contro clienti e contro fornitori.

Un’ azienda su tre. È tantissimo e ti fa riflettere su quanto, oggi, sia importante non banalizzare la questione, come ti inducono – spesso – a fare i “venditori di firme e di conservazione un tot al kilo”, alcuni avvocati, commercialisti e DPO.

Ma posso anche darti un altro dato: in tutti questi anni, nessuna azienda ha mai dovuto rivalersi sulla mia clausola di “Protezione Totale”, presente in tutti i contratti che i clienti firmano con me quando mi scelgono come responsabile della Digital Compliance.

Questo vuol dire che sono infallibile e che non ho mai sbagliato nulla?

Ti direi una bugia se ti dicessi questo.

In tanti anni ho fatto un sacco di errori, ma ho sempre evitato che questi avessero un peso sul futuro delle mie aziende clienti, e sulla fedina penale dei loro legali rappresentanti.

Scopri perché il mio percorso, con i miei successi, ma anche con gli sbagli a cui ho dovuto rimediare, mi porta ad essere la migliore scelta possibile per te, per il futuro della tua attività e per la sicurezza della tua azienda in questo paese di squali e burocrati.

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