Come funziona la conservazione sostitutiva lul: obblighi e modalità

Il Libro Unico del Lavoro (lul) è un documento che ha sostituito i vecchi libri obbligatori di lavoro (libro matricola e libro paga). Da qui la definizione di “conservazione sostitutiva” in un libro unico operata attraverso l’introduzione del lul.

Lo scopo del lul è la documentazione di ogni singolo rapporto di lavoro per consentire di verificare lo stato occupazionale dell’impresa. In esso dovrà quindi essere riportata la vita fiscale – lavorativa dei rispettivi lavoratori subordinati ed altre categorie che andremo ad esaminare più dettagliatamente in seguito.

Tutti i datori di lavoro privati (eccetto il datore di lavoro domestico) sono obbligati alla tenuta del lul, che adesso non deve essere più conservato nel luogo in cui si svolge l’attività di lavoro come una volta, ma alternativamente presso la sede legale dell’impresa, presso il consulente del lavoro delegato o presso le associazioni di categoria di imprese artigiane e di altre piccole imprese.

Risultano altresì obbligati alla tenuta del lul anche i datori di lavoro agricoli, i datori di lavoro dello spettacolo, i datori di lavoro del settore autotrasporti e i datori di lavoro del settore marittimo, categorie per le quali in precedenza era prevista una documentazione particolare a parte.

L’introduzione del lul assolve a due principali funzionalità, sia rispetto ai lavoratori, sia rispetto agli organi di vigilanza.

  1. Relativamente ai lavoratori, infatti, permette l’accesso ad una precisa e puntuale documentazione concernente lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro
  2. relativamente agli organi di vigilanza consente agli ispettori di avere a disposizione una precisa documentazione sullo stato occupazionale dell’intera impresa e permette la conseguente verifica di tutti gli aspetti relativi alla regolare gestione dei rapporti di lavoro.

Con Decreto Ministeriale del 9 luglio 2008 sono state stabilite le modalità di tenuta e conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro e la disciplina del relativo regime transitorio nel passaggio all’informatizzazione.

Adottando tale modalità si elimina l’obbligo di vidimazione ed autorizzazione preventiva da parte dell’Inail, essendo sufficiente una comunicazione scritta preventiva alla Direzione Provinciale del Lavoro competente per territorio, da effettuarsi prima di ricorrere al sistema informatizzato di tenuta del lul, anche tramite fax o posta pec. Detta comunicazione deve anche contenere l’indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato per la digitalizzazione.

La tenuta del lul può essere avviata in qualsiasi momento, dato che si tratta di un documento a periodicità mensile e non annuale. L’importante è cominciare con numerazione sequenziale da 1, o da 0, perché si abbandona la numerazione riferita alla vidimazione cartacea per iniziarne una con regole differenti in cui non serve alcuna vidimazione.

Conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro (lul)

I documenti informatici che compongono il lul devono avere la forma di documenti statici immodificabili e devono essere emessi con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità.

Vanno infatti assicurate la consultabilità, l’inalterabilità, l’integrità dei dati e la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite nel rispetto delle regole tecniche.

La tecnologia della firma digitale permette di dare esatta attribuzione e rendere immodificabile il documento informatico, mentre la marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale
prodotto.

Il processo conservativo deve concludersi per ogni periodo di paga entro il termine di registrazione, cioè entro la fine del mese successivo, con l’apposizione di un’ulteriore firma digitale sul lotto di registrazioni mensili a cura del tenutario/conservatore (datore di lavoro, consulente o associazione di categoria).

Il DM succitato del 2008 ha previsto tre metodi alternativi per procedere all’informatizzazione del Libro Unico: a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, a stampa laser o su supporti magnetici.

  1. Se si opta per il sistema a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, la numerazione e la vidimazione di ogni pagina avvengono prima della messa in uso presso l’Inail o da parte di soggetti appositamente autorizzati dalla stessa.
  2. Col metodo a stampa laser si dovrà ottenere la preventiva autorizzazione dell’Inail per la generazione della numerazione automatica.
  3. Utilizzando il metodo su supporti magnetici ogni singola scrittura dovrà rappresentare un documento informatico collegato alle registrazioni precedenti, oppure dovrà essere caratterizzato da un’elaborazione automatica dei dati.

Appare chiaro che nell’adeguamento è necessario l’utilizzo di specifici software per la conservazione sostitutiva lul ed esistono aziende che offrono servizi qualificati attraverso proprie piattaforme.
Savino Solution è una società accreditata dall’Agid (Agenzia per l’Italia Digitale) ed ufficialmente riconosciuta in relazione alle normative per gli adempimenti digitali delle aziende.

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Come si compone il lul?

In riferimento ad ogni lavoratore, il lul deve contenere informazioni relative all’identificazione ed alla posizione lavorativa dello stesso.
Devono essere registrati: i lavoratori subordinati, anche se occupati presso sedi operative all’estero; i collaboratori coordinati e continuativi, indipendentemente dalla modalità organizzativa; gli associati in partecipazione con apporto lavorativo anche se di tipo misto; i lavoratori con contratto di somministrazione e i lavoratori distaccati.

Gli elementi che devono essere indicati nel lul sono:

  • I dati identificativi di ogni lavoratore: nome, cognome, codice fiscale, qualifica
  • Le informazioni relative al rapporto di lavoro: livello, retribuzione base, anzianità di servizio, posizioni assicurative e previdenziali
  • Le somme erogate dal datore di lavoro in denaro o in natura, specificando premi e compensi per il lavoro straordinario
  • I rimborsi spese
  • I dati relativi agli assegni familiari
  • Le prestazioni a carico degli Istituti previdenziali e assistenziali
  • Le trattenute effettuate a qualunque titolo
  • Le detrazioni fiscali
  • Il calendario presenze, con indicazione per i lavoratori dipendenti delle ore di lavoro effettuate giornalmente, delle ore di straordinario, delle assenze anche non retribuite evidenziate mediante l’utilizzo di codici o sigle da decodificare al momento dell’esibizione del documento

Ogni datore di lavoro deve tenere un solo ed unico lul, anche nel caso di più posizioni assicurative e previdenziali o più sedi di lavoro.

I documenti informatici che compongono il lul, inoltre, devono essere conservati nella loro interezza e quindi devono essere presenti anche le pagine annullate. Come abbiamo già avuto modo di vedere, tali documenti devono essere immodificabili e muniti del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica.

Il collegamento tra le varie scritture avviene con l’archiviazione del file relativo al mese più recente conferendogli l’impronta informatica relativa al lul del mese precedente. Questo sistema garantisce il collegamento tra le scritture e l’inalterabilità della sequenza cronologica.
La memorizzazione dei file può avvenire su qualsiasi supporto, a patto che sia garantita la leggibilità nel tempo.

Quanto deve essere conservato il lul?

Coloro che sono incaricati della conservazione del Libro Unico del Lavoro devono obbligatoriamente conservarlo per la durata di cinque anni dalla data dell’ultima registrazione, cioè per lo stesso tempo richiesto per la conservazione dei libri obbligatori sostituiti con l’introduzione del lul.

Secondo quanto stabilito nel D.Lgs. 30/06/2003, n. 196 il lul va anche custodito nel rispetto della normativa sulla Privacy.

In caso di mancata conservazione della documentazione, sia in riferimento ai libri precedenti che al Libro Unico, scatta direttamente la sanzione pecuniaria amministrativa da euro 100 a euro 600.

Il lul deve infatti essere tempestivamente esibito in caso di ispezione da parte degli organi di vigilanza, cioè prima che gli ispettori procedano alla redazione del “verbale di primo accesso ispettivo”.

Come funziona la conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro?

Il ricorso ad un software gestionale si rende necessario ed i file verranno prodotti dal sistema in formato pdf/a o pdf, con le pagine debitamente numerate progressivamente.

Si definisce Tenutario il datore di lavoro o il consulente da lui delegato all’emissione di ogni documento del lul, quest’ultimo sempre riportante la firma digitale ed il riferimento temporale, onde garantire l’autenticità della provenienza ed il momento esatto dell’apposizione della firma digitale.

I documenti così emessi devono essere conservati informaticamente secondo le opzioni previste dalla normativa e devono attendere a determinate caratteristiche:

  • la leggibilità nel tempo
  • l’ordine cronologico, senza soluzione di continuità per ciascun periodo di paga
  • la ricerca e l’estrazione dei documenti informatici lul dagli archivi digitali in relazione alle seguenti minime ed obbligatorie chiavi di ricerca: cognome, nome, codice fiscale del lavoratore

Sull’Indice del Pacchetto di Archiviazione, inoltre, deve essere apposta la firma digitale del Responsabile della Conservazione e la marca temporale al fine di garantire l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità del libro e del suo contenuto.

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Il software per la conservazione in cloud dei documenti digitali di Savino Solution, unisce alle abilità informatico-tecnologiche anche l’osservanza delle normative europee ed italiane in materia archivistica definite dal Cad e da Agid.

Si tratta del primo sistema brevettato a livello italiano ed europeo che permette di conservare, oltre a documenti informatici a norma di legge, anche record e dati.

Le caratteristiche del prodotto consentono un utilizzo semplice attraverso la creazione automatica dei pacchetti di conservazione, ottenuta tramite selezione dettagliata dei documenti con filtri avanzati.

Inoltre, i processi di conservazione possono essere monitorati tramite notifiche web e mail e tramite la ricerca dei documenti conservati.

I documenti conservati vengono sottoposti a controlli di integrità ed è possibile determinare intervalli prestabiliti riguardo a determinate operazioni, oltre al vantaggio del controllo degli accessi e della portabilità sui sistemi operativi più diffusi (Windows/Linux/Osx). La facoltà di crittografare i dati e i documenti digitali completa la già ampia offerta di Savino Solution.

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