LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA : ESISTERÀ FIN QUANDO CI SARANNO DOCUMENTI ANALOGICI

Partendo da quanto scritto sopra, riprendo un vecchio articolo per cercare di convincerti a passare ad un nuovo approccio per quanto concerne i processi di conservazione sostitutiva. Un approccio che vada al centro i processi e non i documenti analogici o informatici.

Perche è più importante dematerializzare un processo che un documento.

Ormai la conservazione sostitutiva sarà piano piano sostituita dalla conservazione digitale, ovvero la conservazione di documento che nasce nativamente in formato digitale e quindi elettronico.

Ricordati che un documento informatico, è opponibile a terzi e quindi ha valore probatorio, se assume le caratteristiche di qualità , sicurezza, integrità, immodificabilità e autenticità .

E ricordati anche che un documento informatico non è semplicemente un file o un PDF, ma può essere un record, un audio o un video. 

Infatti sia il Regolamento eIDAS sia il nuovo CAD, ovvero il Dlgs 179/2016, ci ribadiscono come il documento informatico è molto di più di una rappresentazione informatica di atti e fatti giuridicamente rilevanti.

Inoltre come sappiamo, un documento è informatico anche quando non è firmato digitalmente, ma possiede comunque quelle caratteristiche già indicate sopra,

Dunque, fatta questa promessa, la domanda é :

Cos’è la Conservazione Sostitutiva 2.0 ?

Non mi sono inventato una nuova moda, ma è semplicemente le versione aggiornata ed innovativa della dematerializzazione. Anzi forse non si tratta neanche di 2.0 perchè probabilmente i concetti che vi spiegherò di seguito non sono certamente recenti e qualcuno di voi già li conosce, eppure pochissimi riescono a dematerializzare processi e record invece che documenti. Anzi, quando si parla di conservazione sostitutiva, quello che è certo è che ad oggi poche aziende conservano i record e pochi sistemi di conservazione sostitutiva e digitale rispecchiano quelle che sono le regole del Records Management.

Ma cos’è il Records Management ? Come sempre Wikipedia ci aiuta : http://en.wikipedia.org/wiki/Records_management 

In poche parole e se qualcuno di voi si “stanca” di leggersi il link, vi dico che il Records Management è :

• Rappresentazione di un fatto (informazione) con caratteristiche probatorie e quindi opponibile a terzi
• Processi, metodologie e regole per la gestione dei record attraverso un sistema documentale, quali ad esempio (Registrazione, Classificazione, Fascicolazione, Archiviazione, Conservazione, etc…)
• Informazioni strutturate secondo precisi standard o regole
• Classificazione dei record in base ai tipi, ai metadati e alla loro strutturazione nonchè legami con altri sistemi o altri record
• Modelli archivistici e ciclo di vita dei documenti e dei record gestito secondo processi di auditing
• Molteplici relazioni tra record secondo precise metodologie
• Sistema documentario e sistema di conservazione dei record
• Sistema che quindi gestisce tabelle e record o stringhe in un determinato contesto e le rende opponibile a terzi.

Credo che in poche righe sono riuscito, anche se è stata davvero dura e sono sicuro che qualcuno di voi mi dirà che ho dimenticato qualcosa…, ad esplicare i concetti base del Records Management applicato alla conservazione sostitutiva. 

Cosa c’entra quindi la gestione dei record e dei processo con la conservazione sostitutiva ?

Domanda banale, perchè il Records Management è (e dovrebbe esserlo) la base dei processi di dematerializzazione, per il semplice motivo che permette di identificare, garantire e gestire nel modo più corretto possibile i documenti informatici nel tempo, attraverso modelli, requisiti e standard che garantiscono la tanto cercata valenza probatoria nonchè la certezza e l’efficacia della conservazione sostitutiva e digitale. E per documenti informatici o elettronici, intendo quelli cari al nostro Codice dell’Amministrazione Digitale (82/2005 e successive modifiche).

Ci sono diversi standard che sono stati riconosciuti nel tempo ideali per applicare le logiche del Records Management, ma quello che più mi piace e quello che ritengo più robusto è certamente l’ISO 15489-2 nella sua versione aggiornata del 2016. Per chi volesse leggere un bel pò di documentazione su questo formidabile standard, può cliccare questo link. 

Anche in questo caso cercherò di essere il più sintetico e il più preciso possibile. Dunque l’ISO 15489-2 contiene tutte le necessarie linee guida per realizzare un sistema di conservazione sostitutiva e digitale di record e documenti, ed è indipendente dal tipo di tecnologia scelta e dalla normativa, quindi assolutamente interoperabile. Permette inoltre di definire policy, procedure, strumenti e regole pratiche per conservare documenti ed informazioni e specifica in modo dettagliato i ruoli e le responsabilità degli utenti e degli stakeholders che fanno parte del sistema di records e del processo.

A questo punto se pensiamo ad un sistema di conservazione capace di rispondere alla ISO 15489-2 e allo standard OAIS (che vi ricordo è lo standard richiesto dalle nuove regole tecniche), allora abbiamo un binomio di metodologie sicure ed efficaci per la conservazione sostitutiva e digitale.

Perchè è così importante un sistema di Records Management ? Perchè offre ai responsabili della conservazione sostitutiva : di avere dei modelli organizzativi relazionati alle informazioni che devono essere conservate e non solo ai singoli documenti (come ad esempio un PDF); di essere conformi alle leggi, ai regolamenti e agli standard richiesti; di garantire la conservazione dei documenti nel tempo, indipendentemente dall’evoluzione tecnologica e normativa; di avere nello stesso tempo efficienza ed efficacia nei processi di dematerializzazione e in ultimo, ma non meno importante, di avere un legame univoco ed indissolubile tra record (o documento) e i rispettivi metadati.

Arrivati a questo punto, sebbene dovrei descrivere tutte le fasi richieste e definite dall’ISO 15489-2, vorrei invece andare un po’ più sul pratico e con riferimento alla nostra normativa tecnica.

Come si applica la conservazione sostitutiva ai Record praticamente ?

Dunque la domanda che dovrebbe esservi sorta spontaneamente…è : ok ci piacciono i record ma ci puoi fare un esempio pratico di come si conserva un record ? E io vi rispondo subito : immaginiamo di dover conservare più record di una tabella di un comune DB(le singole righe per intenderci) e in queste righe ci sono n informazioni diverse che dobbiamo conservare a norma. Ebbene, ovviamente non dobbiamo pensare di produrre un PDF che contenga quelle righe e neanche un TXT che contenga l’insieme delle tabelle o peggio ancora firmare digitalmente e marcare temporalmente l’intera tabella o l’intero DB (mio dio non fatelo!!), ma possiamo ad esempio seguire questi semplici passi (che sintetizzo e che sono solo un esempio di un processo ma voi potreste inventarne dei nuovi ) :

Ops stop:)

Qui ti devo fermare .

Se vuoi conoscere esattamente come farlo, inserisci la tua email nel form qui sotto ed automaticamente riceverai il PDF che conterrà la soluzione dettagliata.

[pardot-form id=”707″ title=”Form Conservazione Record” height=”150″]

Quello che vorrei far passare come concetto è il seguente : sebbene tutti siano capaci di conservare un PDF o un insieme di PDF, ben altra cosa è conservare un Record e quindi un’informazione che non vive in un documento ma vive per quello che rappresenta, potremmo dire per se stessa. E quindi non possiamo pensare di conservare quest’ultime attraverso le classiche metodologie di conservazione dei documenti, ma dobbiamo per forza di cose applicare le metodologie del Records Management.

Spero di avervi dato spunti per fare diverse riflessioni su argomenti così sensibili e difficili da gestire.