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Aumentare il livello e il tipo di informazioni che puoi acquisire e le efficienze che desideri apportare al processo di gestione dei documenti, possono fare una grande differenza nel tuo lavoro. Sicuramente sai già che la gestione dei numerosi documenti cartacei su cui la tua organizzazione conta per mantenere il business è un processo piuttosto laborioso e a volte anche opprimente, per cui optare per l’archiviazione ottica di tutti i documenti può risolvere a monte i suddetti problemi e offrirti alcuni significativi vantaggi.

Cos’è un archivio ottico digitale?

Le tecnologie OCR sono oggi perfette poiché permettono di leggere, estrarre e convertire qualsiasi tipo di immagine come bitmap, jpeg, png, pdf, word oppure in testo digitale. Questi singoli campi possono quindi essere letti ed elaborati come dati, e inseriti in un archivio ottico digitale che, con il giusto sistema di gestione diventano indicizzati e accessibili con facilità. A tale proposito, vuoi saperne di più? Hai bisogno di una consulenza personalizzata CTA ? Contattami qui! Sarò in grado di fornirti tutte le risposte e i suggerimenti che cerchi.

Cosa si intende per conservazione ottica digitale?

Quando si parla di conservazione ottica digitale dei dati, significa che un computer deve analizzare delle immagini acquisite grazie ad uno scanner ottico per trasformarle in un file grafico o in una pagina che deve essere letta. La tecnologia può anche riguardare un documento in arrivo e determinare di che tipo è, quindi se si esegue la scansione di un pacchetto di fatture è possibile classificarne ciascuna estraendo i dati specifici senza nessun margine di errore.

Quali documenti possono essere digitalizzati?

Dopo l’acquisizione del documento, il motore OCR avanzato inizia con la classificazione. Quindi, il server ne eseguirà la scansione estraendone i dati in base alle definizioni preconfigurate o personalizzate. Per quanto riguarda invece i documenti che si possono ottenere con la procedura di conservazione ottica non ci sono limiti; infatti, è in grado di importare file di ogni genere compresi quelli XML, nonché ottenere atti cartacei ed elettronici rendendone più facile la ricerca. Dopo aver acquisito i documenti e indicizzati, li puoi conservare nel tuo personale archivio in modo sicuro da minacce esterne e interne.

I vantaggi di utilizzare un software per la gestione dei documenti

Tra i tanti vantaggi offerti da un software per digitalizzare i documenti, ce ne sono alcuni che si rivelano davvero punti forti significativi come si evince da quanto di seguito riportato:

    • Ottimizzazione dello spazio: digitalizzando i documenti con questo software è possibile liberare alcuni spazi dell’ufficio, cioè quelli ingombranti come le cassettiere che fungono da schedari.
    • Riduzione dei tempi di ricerca: con un software per la conservazione ottica dei documenti, è possibile catalogarli per data e caratteristiche quindi renderli di facile e veloce consultazione in qualsiasi momento.
    • Maggiore sicurezza dei documenti: disporre di un software in grado di eseguire una scansione ottica dei documenti significa anche archiviarli in massima sicurezza nelle cartelle di un PC oppure su dei dischetti. In entrambi i casi, l’accesso a tali dati sarà esclusivamente personale poiché saranno protetti da password univoche da te create

I migliori software per la conservazione ottica dei documenti

Se vuoi sapere quali sono i miglior software per la conservazione ottica dei documenti, sei nel posto giusto; infatti, te ne posso consigliare tre che vanno per la maggiore. Il primo è quello identificato con l’acronimo di Facile Tre ossia un software molto semplice e intuitivo che puoi utilizzare grazie ad un’interfaccia multifunzionale. Inoltre è un programma che ti permette di eseguire tantissime operazioni, di archiviare contratti, bollette di spedizioni, documenti di prima nota e fatture elettroniche. Questo software tra l’altro vanta di serie un database del tipo My SQL che può garantirti una costante efficacia, si rivela molto affidabile ed è particolarmente veloce quando si tratta di eseguire una lettura ottica di un documento. A margine va aggiunto che il software ti fornisce anche alcuni strumenti come per esempio un’agenda per gestire impegni e scadenze e con cadenza oraria, giornaliera o mensile. Come avrai sicuramente notato, questo software per la conservazione ottica dei documenti è davvero utile e soprattutto facile da usare, anche per te se non sei un esperto in informatica. Tra i tanti software per la conservazione dei documenti, ti segnaliamo anche Microsoft SharePoint Online che è una raccolta di tecnologie basate sul cloud e sul Web che semplificano l’archiviazione, la condivisione e la gestione delle informazioni digitali da parte delle organizzazioni. SharePoint Online è tra l’altro suddiviso in tre hub: Newsfeed, OneDrive e Sites. Una nuova funzione di microblogging consente inoltre agli utenti di impegnarsi in conversazioni, mettere mi piace ai post, includere immagini, video e documenti e menzionare altri utenti nel Newsfeed. I siti di SharePoint si possono infine facilmente personalizzare o configurare per dispositivi mobili. Per concludere questa rapida carrellata dei migliori software per la conservazione ottica dei documenti, ti segnalo G Suite che è parte integrante di Google e dei sui servizi tipo Drive, Gmail e Calendar. Inoltre ti offre l’opportunità di ottenere una gestione totale di tutte le varie attività che la tua azienda svolge nel quotidiano, e ti permette di interagire con essa in modo semplice poiché si tratta di un software con un’interfaccia molto intuitiva, di facile accessibilità e da qualsiasi tipo di dispositivo mobile.

Conclusioni

Con la tecnologia di acquisizione ottica avanzata dei documenti, la loro gestione può aiutare i dipendenti della tua organizzazione a concentrarsi su attività più redditizie e meno sulla ricerca di di ognuno di essi e sull’immissione manuale dei dati. Da ciò si evince che adesso puoi finalmente evitare di catalogare manualmente tutti i documenti in schedari, accedervi velocemente quando ne hai bisogno, oppure nel momento in cui un tuo cliente è in attesa e vuole rapidamente delle informazioni che fino ad oggi erano nascoste da qualche parte e non sapevi dove!

Hai bisogno di un ulteriore aiuto per gestire la conservazione ottica della tua azienda? Contattami qui