La conservazione digitale dei documenti è diventata una procedura della quale le aziende dei vari settori professionali non possono fare a meno.

Nel corso degli ultimi anni, le esigenze di ridurre tempi e costi e ottimizzare gli spazi interni aziendali si sono fatte sempre più sensibili. Ogni potenziale utente vuole mettere in atto determinati accorgimenti per fare in modo che i documenti siano più facilmente gestibili.

Con tali premesse, la conservazione digitale può diventare come una sorta di vero e proprio stile di vita. Il modus operandi di una società deve essere adattato a ogni occasione e l’obiettivo finale deve essere quello di garantire ai lavoratori tutte le migliori condizioni per poter svolgere al meglio le rispettive mansioni.

Non resta altro da fare che scoprire tutto ciò che bisogna assolutamente sapere riguardo alla conservazione digitale documenti. Ogni aspetto può risultare determinante per trarre vantaggi notevoli da un accorgimento tecnico che sembra banale, ma in realtà indirizza verso un incremento della produttività davvero sostanziale. A poco a poco, introdurre questo concetto nella propria realtà aziendale, ma anche nella vita quotidiana di ogni individuo, può essere possibile.

Cos’è la conservazione digitale?

Entrando nei particolari, la conservazione digitale assume una definizione ben precisa, nonostante possa nascondere più significati. Si tratta di tutti quei processi grazie ai quali documenti e fascicoli informatici possono diventare accessibili, leggibili e autentici. Ogni foglio virtuale può contenere al suo interno una vasta gamma di metadati e fare in modo che qualsiasi informazione specifica venga individuata nel giro di pochi attimi.

Una corretta conservazione dei documenti contabili, ad esempio, consente a determinate aziende di poter gestire al meglio il rispettivo patrimonio finanziario, trovando le diciture richieste con facilità e precisione. Non basta saper archiviare i singoli moduli, ma è essenziale poterli reperire qualora servano per determinate mansioni.

Grazie all’aiuto della conservazione dei documenti digitali, è possibile accertarsi che ogni documento sia rimasto perfettamente integro, senza alcun tipo di manomissione. Un documento simile assume il suo pieno valore solo se segue una serie di criteri ben precisi in merito alla sua creazione, redazione e conseguente gestione.

La conservazione digitale dei documenti prevede che all’interno di ciascun foglio siano contenute alcune informazioni essenziali, che ne attestino la sua piena autenticità e validità in qualsiasi contesto. Scopriamo di seguito quali sono i fattori dei quali non si può fare a meno in un campo così sconfinato.

  • La firma digitale è una firma di tipo elettronico con lo stesso valore rispetto a un classico autografo su formato cartaceo. Un documento che comprende tale elemento è assolutamente valido sotto l’aspetto legale.
  • La marca temporale attesta il momento esatto nel quale il documento sia stato generato e redatto, in base a un processo informatico ben definito.
  • Il formato è a sua volta essenziale per rendere un documento valido e può essere in JPG, TXT, XML o PDF, oltre che tramite messaggio email.

La sfera della conservazione documentale è davvero molto ampia e racchiude al suo interno vari settori professionali. Dal riepilogo dei movimenti contabili alla definizione di introiti e perdite finanziarie, dalla situazione del magazzino all’insieme dei beni aziendali e sui quali effettuare l’ammortamento, senza dimenticare le fatture emesse, i modelli F23 e F24, la dichiarazione dei redditi e il versamento delle imposte, ciascun dettaglio può essere soggetto a questa procedura.

Il settore si rivela così estremamente importante per la gestione aziendale in ogni sua forma, con la prospettiva di avere a propria disposizione documenti validi. Tutto ciò, ovviamente, evitando che occupino un determinato spazio logistico. Una realtà aziendale deve conservare in formato digitale documenti e fascicoli da parte delle Pubbliche Amministrazioni.

Qual è la differenza tra Conservazione digitale e Conservazione sostitutiva

Per conoscere ulteriori dettagli essenziali riguardo alla conservazione digitale, bisogna conoscere questo settore in maniera ancora più precisa. A tal proposito, chiedersi cos’è la conservazione sostitutiva e apprendere le sue differenze orientative rispetto a quella digitale può fare la differenza e garantire a una realtà aziendale un insieme di vantaggi pratici non di poco conto.

Ancora oggi, molti operatori del settore ritengono che conservazione digitale e sostitutiva siano sostanzialmente la stessa cosa, o comunque continuano a non distinguerle in maniera adeguata. Si tratta di un errore di una certa rilevanza, dato che le differenze tra i due elementi non mancano assolutamente. Non resta altro da fare che scoprirle nelle righe seguenti.

La conservazione sostitutiva non è altro che la dematerializzazione di un documento. Quest’ultimo viene convertito dal vecchio formato cartaceo a quello digitale, ma senza alcun tipo di validità giuridica obbligatoria. Ormai tale processo viene considerato obsoleto, specie se messo a confronto con ciò che è venuto dopo.

Infatti, la conservazione digitale si è rivelata come un passaggio fondamentale ai fini della produttività aziendale e della corretta gestione di ciascuna impresa. Il termine non si limita a racchiudere i documenti nati in formato cartaceo, ma contiene anche i moduli che già in origine erano disponibili in formato digitale. Ogni foglio può essere, quindi, rivestito di un significato ancora più importante rispetto al passato.

Al giorno d’oggi, ormai, si parla solo di una conservazione digitale dei documenti, mentre quella sostitutiva sembra essere stata definitivamente accantonata. E questo trend sarà portato avanti con maggiore convinzione nel corso dei prossimi anni, dato che ogni documento può nascondere al suo interno una storia importante ai fini di una qualsiasi realtà aziendale.

Quali documenti mandare in conservazione?

Quali sono i documenti che devono essere sottoposti alla conservazione digitale? Come già accennato nelle righe precedenti, il settore sintetizza una sfera davvero molto ampia, con diversi moduli di vitale importanza. A tal proposito, è essenziale introdurre il concetto di conservazione digitale a norma, che viene collegato ad ampie documentazioni aziendali.

Di solito, tale situazione viene associata all’uso sempre più cospicuo della fattura elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione e, in un secondo momento, tra vari utenti privati. Tuttavia, una conservazione a norma si rivela come un aspetto fondamentale per conservare i documenti in maniera valida e fare in modo che continuino a rispettare i requisiti desiderati.

La conservazione digitale dei documenti prevede che questi ultimi debbano essere utilizzati solo in occasione di processi digitali ben definiti. Per esempio, in occasione dell’invio di un messaggio tramite PEC, ossia Posta Elettronica Certificata, un modulo del genere va compilato seguendo passaggi ben precisi. Lo stesso discorso è valido per i contratti digitali e per le già menzionate fatture elettroniche per la Pubblica Amministrazione.

Sono solo questi tre elementi a prevedere una conservazione digitale a norma di tipo obbligatorio, mentre tante altre opzioni la richiedono a titolo facoltativo. Dalle fatture classiche alle ricevute fiscali, dagli scontrini fiscali ai Documenti di Trasporto (DDT), passando per modelli F23 e F24, dichiarazioni fiscali, documenti inerenti al bilancio d’esercizio, la Certificazione Unica (CUD), i libri contabili e vari tipi di contratti, offerte, corrispondenze, documenti sanitari e protocollati, il settore è sempre più in espansione.

Ad ogni modo, chi si affida a una conservazione digitale dei documenti lo fa con l’obiettivo di liberarsi di tonnellate di scartoffie inutili, inserendole all’interno di un sistema digitale. In base a quanto decretato dal Codice Civile, determinati documenti devono essere conservati in formato cartaceo per una durata minima di ben dieci anni. Ciò porta a una situazione difficile per quanto riguarda la gestione aziendale a causa di una sostanziale riduzione degli spazi.

È proprio qui che entra in gioco l’importanza rivestita dalla conservazione digitale, grazie alla quale i documenti sono conservati in un archivio non tangibile. Ci pensa un computer a contenere tutte le informazioni necessarie per il monitoraggio aziendale. Ed ecco che i cari e vecchi archivi cartacei diventano solo un brutto e lontano ricordo, con la prospettiva di conservare tutto online e senza alcuna fatica.

Conservazione digitale dei documenti? Affidati a dei professionisti!

Se hai intenzione di concentrarti sulla conservazione di documenti digitali e fare in modo che mantengano intatta la loro validità, ti suggeriamo di chiedere aiuto ad autentici esperti del settore in questione. Tali figure professionali conoscono alla perfezione l’ambito nel quale operano, basandosi su un insieme di normative molto stringenti e sofisticate.

Non si può improvvisare la conservazione digitale dei documenti, ma puoi portarla avanti con l’ausilio di persone che l’hanno studiata per diversi anni, mettendo in pratica le loro nozioni con sapienza e perseveranza.

Scopri come gestire al meglio i tuoi moduli e fare in modo che si tramutino in una vera e propria risorsa per la tua azienda.