Conservazione digitale

Cos’è la Conservazione Digitale ?

La conservazione digitale è tutt’altro rispetto alla conservazione sostitutiva, diciamolo subito! Si parla infatti di conservazione digitale, quando si conservano documenti, record ed informazioni che sono nativi elettronici/digitali e che quindi nascono e vivono direttamente in formato elettronico. Diversamente la conservazione sostitutiva si applica quando si deve dematerializzare documenti che nascono nativamente in formato analogico e che quindi devono essere appunto conservati su supporto digitale/elettronico.

La conservazione digitale quindi si applica a tutti quei documenti e record che hanno ad esempio una firma digitale (oppure un processo che garantisce la certezza probatoria delle informazioni come ad esempio sistemi EDI o sistemi di controllo di gestione, per garantirne inoltre autenticità ed integrità) o che hanno i requisiti definiti dalle Nuove Regole Tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche’ di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. (15A00107) (GU Serie Generale n.8 del 12-1-2015).

Si ricorda che un PDF o un documento non firmato digitalmente o che non rispetta i requisiti di immodificabilità, qualità, integrità ed autenticità, è un documento sempre analogico.

La conservazione digitale offre più vantaggi rispetto alla conservazione sostitutiva, in quanto i dati e le informazioni non passano attraverso un processo analogico oppure attraverso supporti analogici. E’ quindi da preferire alla conservazione sostitutiva.

Si ricorda che oggi, un documento informatico nativo, potrebbe essere un record, un web form, un audio o un video e che quindi bisogna applicare sia la regole tecniche di formazione dei documenti informatici sanciti dal DPCM del 13 Novembre 2014, sia le regole tecniche del DPCM del 3 Dicembre 2013 sulla conservazione di questi documenti informatici che non sono più files, ma bensì informazioni.

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