Con la digitalizzazione delle imprese, la conservazione digitale dei documenti è diventata una procedura della quale le aziende dei vari settori professionali non possono più fare a meno.

Negli ultimi anni, l’esigenza di ridurre tempi e costi e di ottimizzare gli spazi interni aziendali si è fatta sempre più sensibile. Non esiste quasi più, infatti, un’azienda che non si trovi a dover gestire non centinaia, ma addirittura migliaia, di documenti digitali.

Considerando i documenti nativamente digitali, e non più cartacei, la conservazione digitale, deve diventare una prassi. Tutte le procedure e i processi di un’azienda moderna devono essere indirizzati all’ottimizzazione del lavoro e ad una sempre più rapida digitalizzazione dei processi, abbandonando le procedure analogiche e sfruttando i documenti digitali.

Vediamo, dunque, nel dettaglio, come applicare normative e regole che governano la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici.

COS’É LA CONSERVAZIONE DIGITALE?

Per conservazione digitale documenti si intende, nello specifico, il processo grazie alla quale i documenti e i fascicoli informatici possono diventare accessibili, leggibili, autentici e legali.

Ogni documento elettronico contiene al suo interno una vasta gamma di metadati e, grazie alla conservazione elettronica documenti, qualsiasi informazione specifica può essere individuata nel giro di pochi secondi.

Una conservazione digitale a norma, ad esempio, consente alle aziende di poter gestire al meglio tutte le pratiche interne ed esterne, ottimizzando i tempi di ricerca e controllo dei documenti digitali, con l’assicurazione che essi siano integri, sicuri e legali.

Per assicurare il digital trust, ovvero la fiducia nel digitale e nei suoi processi, la conservazione documenti digitali è fondamentale, proprio perché garantisce i criteri di certezza e sicurezza. La conservazione digitale, infatti, prevede che all’interno di ciascun documento digitale siano presenti delle informazioni essenziali, fondamentali per attestare l’autenticità e la validità legale del documento.

Nel settore della conservazione elettronica documenti, i fattori che non possono mai mancare e che sono essenziali in questo campo sono:

• la firma digitale: firma di tipo elettronico con lo stesso valore legale di un classico autografo su formato cartaceo;
• la marca temporale:  che attesta il momento esatto nel quale il documento è  stato generato e redatto, in base a un processo informatico ben definito e normativizzato;
• il formato: essenziale per rendere un documento valido e può essere in JPG, TXT, XML o PDF, oltre che tramite messaggio email.

La sfera della conservazione documenti informatici è davvero molto ampia e racchiude al suo interno vari settori professionali. Dal riepilogo dei movimenti contabili alla definizione di introiti e perdite finanziarie, dalla situazione del magazzino all’insieme dei beni aziendali e sui quali effettuare l’ammortamento, senza dimenticare le fatture emesse, i modelli F23 e F24, la dichiarazione dei redditi e il versamento delle imposte, ciascun dettaglio può essere soggetto a questa procedura.

QUAL É LA DIFFERENZA TRA CONSERVAZIONE DIGITALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Per comprendere appieno la conservazione digitale, bisogna conoscere questo settore in maniera ancora più precisa. A tal proposito, chiedersi cos’è la conservazione sostitutiva e capire le sue differenze orientative rispetto a quella digitale, può fare la differenza e garantire, ad una realtà aziendale, un insieme di vantaggi pratici non di poco conto.

Ancora oggi, molti operatori del settore non conoscono la differenza tra conservazione digitale e sostitutiva. Si tratta di un errore di una certa rilevanza, dato che le differenze tra i due elementi sono notevoli.  Chiariamo, dunque, la differenza tra conservazione digitale e la conservazione sostitutiva.

La conservazione sostitutiva non è altro che la dematerializzazione di un documento. Quest’ultimo viene convertito dal vecchio formato cartaceo a quello digitale, ma senza alcun tipo di validità giuridica obbligatoria. Ormai tale processo viene considerato obsoleto, dal momento che la validità giuridica risulta, oggi, essere essenziale.

La conservazione digitale dei documenti si è rivelata, d’altro canto, un passaggio fondamentale ai fini della produttività aziendale e della corretta gestione di ciascuna impresa.Questa, infatti, non si limita alla mera archiviazione di documenti nati in formato cartaceo, ma contiene anche i moduli che già in origine erano disponibili in formato digitale. Grazie alla conservazione digitale, quindi, ogni documento elettronico è rivestito di un significato ancora più importante rispetto al passato.

È chiaro, dunque, che al giorno d’oggi sia di fondamentale importanza considerare la conservazione dei documenti informatici, come processo basilare per l’ottimizzazione e la messa in sicurezza di tutte le operazioni di una qualsiasi realtà aziendale, sia pubblica che privata.

Per quali documenti è necessaria la conservazione digitale?

Quando si parla di conservazione digitale è lecito chiedersi quali documenti abbiano bisogno di essere conservati digitalmente.A tal fine, sarà utile introdurre il concetto di conservazione digitale a norma. 

Considerato il fatto che ormai, in qualsiasi tipo di impresa, procedure e documenti sono per la maggior parte digitali, bisogna capire e distinguere i diversi tipi di documenti impiegati. All’interno di un’impresa, ad esempio, si lavora con diversi tipi di documenti che, per intenderci, divideremo in due categorie: documenti senza valenza legale e documenti con valenza legale.

I documenti senza valenza legale sono, per l’appunto, quei documenti che non sono giuridicamente vincolanti. All’interno di un’impresa, ad esempio, sono documenti senza valenza legale: foto (jpeg), documenti interni e procedure come le ISO 9001. Per questi tipi di documenti non occorre la conservazione digitale, non necessitando, infatti, di validità legale e nel tempo.

I documenti con valenza legale, come da definizione, sono giuridicamente vincolanti e sono, ad esempio: documenti fiscali, documenti contabili e i contratti. Le caratteristiche principali di un documento digitale con valenza legale sono l’autenticità, la sicurezza, la validità nel tempo e l’opponibilità a terzi. Va da sé che i documenti con valenza legale vanno conservati digitalmente, seguendo norme e regole del processo. 

Normative sulla conservazione digitale

La conservazione digitale dei documenti deve tutelare la valenza legale e la sicurezza di questi ultimi. A tal fine, la conservazione digitale viene regolata da specifiche norme e leggi ad essa dedicate.

Esistono, infatti, delle norme, europee e italiane, che è bene seguire per attuare la conservazione digitale a norma. Esse sono:

• Il regolamento eiDAS, atto a fornire la base normativa per interazioni elettroniche sicure tra i membri, quali che siano cittadini, pubbliche amministrazioni e imprese, dell’Unione Europea.
• Linee guida AgID, che indicano le modalità di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
• Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), un testo unico che organizza le norme che riguardano l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese.

Esiste, dunque, una conservazione digitale normativa che, tramite norme e leggi, assicura la legalità e la sicurezza dei documenti digitali, sia per le pubbliche amministrazione che per i privati.

Come si conserva un documento digitale

Per conservare digitalmente un documento, fondamentalmente, si seguono 3 step:

1. Il documento viene generato dal produttore che lo trasforma in un pacchetto di versamento (PdV); viene apposta la firma digitale e la marca temporale sul PdV e viene consegnato al responsabile del servizio di conservazione.
2. Il responsabile della conservazione, firma e appone la marca temporale sul pacchetto di versamento, e lo converte in un pacchetto di conservazione;
3. Il sistema di conservazione mette a disposizione dei fruitori interessati il cosiddetto pacchetto di distribuzione, che contiene tutte le informazioni (metadati) che servono alla consultazione dei documenti contenuti nel pacchetto.

Archiviazione digitale e differenza con la conservazione

Come per qualsiasi documento digitale, sarà bene non confondere l’archiviazione digitale con le conservazione digitale dei documenti 

Archiviare un documento digitale non equivale a salvarlo digitalmente.

La conservazione digitale, infatti, comprende un insieme di procedure tecniche, informatiche e giuridiche che non sono minimamente paragonabili a quelle della semplice archiviazione digitale . Perchè?

L’archiviazione digitale dei documenti consiste nel trasferire i documenti in cloud, o in un qualsiasi server dotato di un software di controllo. Questa procedura, però, può essere paragonata al mero “salvataggio” dei documenti e non alla conservazione.

L’archiviazione digitale, pertanto, non riesce a garantire quelle che sono autenticità, leggibilità, integrità, valenza legale e la reperibilità di qualsiasi documento digitale, tutti elementi che, invece, sono assicurati dalla conservazione digitale.

Cosa si intende per sistema di conservazione digitale

Riassumendo tutto ciò di cui si è parlato finora, per rispondere alla domanda cosa di intende per sistema di  conservazione digitale, si potrà dire che:

Un sistema di conservazione digitale dei documenti è l’insieme di quelle attività normativizzate, volte a conservare, proteggere e custodire nel tempo, tutti i documenti digitali con valenza legale, dell’impresa (pubblica o privata) presa in considerazione. Lo scopo fondamentale della conservazione digitale è quello di garantire autenticità, leggibilità, integrità, valenza legale e la reperibilità di qualsiasi documento digitale soggetto a tale processo.

A cosa serve la conservazione digitale

La conservazione digitale dei documenti serve a garantire soprattutto la valenza nel tempo di un documento.

Ogni direttore d’impresa (sia pubblica che privata), infatti, ha l’obbligo di conservare a norma di legge, i documenti e le pratiche della sua attività per la durata di 10 anni. 

La conservazione digitale, assicurando l’autenticità, l’integrità, la leggibilità, la reperibilità e la valenza legale, assicura difatti la durata legale nel tempo di tutti i documenti adeguatamente conservati.

Tutto ciò concorre a tutelare gli interessi sia dei clienti che delle imprese esercenti.

CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI? AFFIDATI A DEI PROFESSIONISTI!

Se hai intenzione di concentrarti sulla conservazione di documenti digitali e fare in modo che mantengano intatta la loro validità, ti suggeriamo di chiedere aiuto ad autentici esperti del settore in questione. Tali figure professionali conoscono alla perfezione l’ambito nel quale operano, basandosi su un insieme di normative molto stringenti e sofisticate.

Non puoi improvvisare la conservazione digitale dei documenti, ma puoi portarla avanti con l’ausilio di persone che l’hanno studiata per diversi anni, mettendo in pratica le loro nozioni con sapienza e perseveranza.

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