Perchè scegliere la conservazione digitale del DDT (documento di trasporto)

Il termine DDT digitale è molto diffuso in ambito commerciale, ma in cosa consiste esattamente e perché è così importante?

In realtà attraverso questo documento si riesce ad attestare in maniera dettagliata l’avvenuto trasferimento fra fornitore e cliente di un cero quantitativo di merce. In genere il DDT deve essere emesso rispettando una precisa data che può coincidere o meno con quella in cui viene stilata la fattura.

Il DDT deve comunque riportare tutta una serie di informazioni relative alla transazione, quali le generalità del cedente e del cessionario, oltre che le date di spedizione e consegna dei beni.

Naturalmente non dovrà mancare la descrizione merceologica, quindi il numero dei colli, la quantità e il peso. Bisogna anche precisare che il DDT dovrà presentare un numero cronologico che troverà successivo riscontro nella relativa fattura.

Com’è facile intuire il DDT svolge funzioni importantissime ai fini non solo della tracciabilità dei beni. Dalla sua lettura si può anche verificare la conformità della merce ordinata con quella che effettivamente arriva a destinazione e per questa ragione il documento ha anche un valore strettamente giuridico. In buona sostanza si trasforma in un valido strumento di tutela non solo per chi spedisce i colli ma anche per coloro che li ricevono.

Si ricorda inoltre che ogni DDT diventa rilevante ai fini fiscali e dell’IVA, per questo la sua emissione è considerata obbligatoria in tutti i casi di fatturazione differita o quando la merce non comporti un effettivo passaggio di proprietà. Si pensi, ad esempio, agli omaggi, al conto vendita, al conto visione etc.

Oggi è molto semplice collegare la fatturazione elettronica ai relativi ordini e questo spiega come mai il DDT digitale rappresenta uno strumento molto valido per semplificare i processi aziendali.

In questa maniera si riesce ad attuare una dematerializzazione completa degli ordini, senza inutili sprechi di tempo e abbattendo in modo significativo il rischio di commettere errori.

Allo stato attuale si può sempre contare su un preciso standard da seguire per quanto riguarda la redazione della fattura con tutti gli obblighi che ne conseguono. Inoltre è stato sviluppato un nuovo tracciato in materia di DDT digitale che garantisce la massima sicurezza. In questa maniera si riesce finalmente a chiudere il cerchio del ciclo di digitalizzazione, con evidenti vantaggi pratici per chi spedisce e riceve la merce.

Chi sceglie di integrare la digitalizzazione DDT aziendale potrà infatti gestire velocemente tutta la documentazione legata agli ordini, senza con questo dover adottare pratiche specifiche per la fatturazione e per il documento di trasporto in formato cartaceo.

La documentazione, in definitiva, sarà quindi coerente in maniera automatica e ciò evita di commettere errori durante la compilazione e, comunque, sarà più semplice individuarli. Il processo che si verrà a creare sarà quindi standardizzato e questo permetterà di investite maggiori energie in altre attività che possano migliorare il business.

Quando è obbligatorio il DDT?

Esistono una serie di situazioni in cui il DDT diventa obbligatorio, anche se non necessariamente dovrà risultare allegato al carico della spedizione. In ogni caso deve essere sempre disponibile per poter effettuare i necessari controlli.

Introdotto dal DPR n° 472 del 1996, il DDT è obbligatorio in caso di:

  • fatturazione differita;
  • movimentazione di beni che non sono destinati al trasferimento di proprietà.

Nel primo caso si avrà quindi la possibilità di emettere un solo documento fiscale che riepiloghi tutte le informazioni relative al trasporto della merce.

A differenza di ciò che avviene con la fatturazione ordinaria, la differita non viene emessa all’atto della consegna ma entro il 15 del mese successivo a quello in cui avviene l’acquisto.

Nel secondo caso, invece, il DDT è necessario al fine di attestare la movimentazione della merce per ragioni differenti dalla vendita, ovvero:

  • omaggio
  • conto deposito
  • conto vendita
  • conto lavorazione
  • prestito d’uso
  • tentata vendita
  • riparazione
  • reso per accredito
  • restituzione

Il documento non dovrà rispettare dei vincoli relativi alla forma ma dovrà contenere degli elementi essenziali, quali il numero progressivo, le date di consegna e spedizione, oltre che le generalità del cedente e del cessionario.

Andranno anche riportate le informazioni sull’incaricato al trasporto, la natura della merce che viene ceduta e l’eventuale causale.

Quando il DDT non è obbligatorio?

I beni che viaggiano, almeno in linea generale, non devono essere più corredati in maniera obbligatoria dalla bolla di accompagnamento.

Oggi, infatti, sono state abrogate le disposizioni che prevedevano l’obbligo di emissione di questo documento ma resta invece vigente il DDT, anche se non sempre deve essere presente fisicamente insieme ai beni da movimentare.

Più nel dettaglio il DDT viene redatto in doppia copia, di cui una destinata al cedente e l’altra per il cessionario.

A prescindere dal soggetto al quale viene affidato il trasporto, il DDT dovrà essere stilato prima della spedizione dei beni, così da accompagnare il carico fino alla specifica destinazione.

Si precisa che nel momento in cui viene emessa la fatturazione elettronica, il DDT potrà anche non essere assieme alla merce. Il cliente, tuttavia, dovrà riceverlo non oltre la mezzanotte del giorno in cui avviene la spedizione.

Conservazione digitale DDT

Come noto, l’ordine, la fatturazione e il DDT non assumono una valenza strettamente operativa, ma dovranno essere tenuti rispettando la legge vigente.

La conservazione del DDT  è prevista per dieci anni. In caso di contenziosi dovranno essere mantenuti per tutta la durata necessaria e fino alla definitiva conclusione del processo. Si precisa che il termine decennale vale non solo per il DDT cartaceo ma anche per la conservazione digitale .

Come è semplice intuire, grazie alla digitalizzazione della fattura, dell’ordine di acquisto e del DDT, sarà possibile disporre in maniera molto semplice e rapida di tre distinti documenti integrati. Tutto questo offre notevoli benefici per qualsiasi azienda che ogni giorno è chiamata a movimentare le merci. Il ciclo di ogni ordine investe infatti diversi soggetti, ovvero clienti, fornitori, aziende e compagnie di trasporti.

Comprare e vendere beni diventa parte integrante di ogni tipo di business e non è più possibile fare a meno di strumenti che riescano a semplificare le operazioni.

Seguendo questa prospettiva i DDT digitali possono fare molto per rendere maggiormente fluida la vendita e potenziare così tutte le attività coinvolte.

Perché conviene utilizzare il DDT digitale

Bisogna considerare che qualsiasi documento disponibile anche in formato digitale, quindi incluso il DDT, si rivela uno strumento molto utile per portare a compimento il processo di gestione elettronica.

In questo modo, gestire la fattura elettronica e l’accompagnatoria DDT non sarà più un problema e si eviteranno tutta una serie di errori in fase di compilazione.

A tutto ciò bisogna aggiungere i numerosi vantaggi che derivano dal poter disporre di note spese relative al personale in formato digitale, che potranno far parte dei processi di acquisizione e contabilizzazione informatici.

Anche la sottoscrizione di contratti digitali si potrebbe eseguire a distanza, semplicemente sfruttando il sistema delle firme elettroniche. Cliente e fornitore, pertanto, potranno accordarsi più velocemente per instaurare un dialogo proficuo in cui si riduce drasticamente il margine di errore.

Grazie ai DDT digitali si riesce quindi a migliorare la logistica ad ampio raggio, anche perché si potranno ottenere tutte le informazioni sulla consegna e sul trasporto in anticipo, oltre che in maniera precisa.

Anche il controllo sull’intero processo sarà efficace, perché le singole informazioni si potranno reperire in modo abbastanza rapido.

Utilizzare un DDT digitale, secondo lo standard consentito, vuol dire anche adottare strumenti informatici appositi che permettano di indicare tutti gli elementi obbligatori prescritti dalla legge, inserire eventuali informazioni successive e facoltative, prevedere l’integrazione con la fattura elettronica ma non solo. 

In questo modo redigere la fattura elettronica con tutti i relativi documenti collegati, incluso il DDT, diventa piuttosto comodo e pratico. Tante aziende si sono già adeguate.

Del resto i vantaggi dei DDT digitali sono abbastanza evidenti e non tardano ad essere apprezzati. In un regime di fatturazione elettronica, fatto di continui cambiamenti, conviene restare al passo con i tempi e non farsi trovare impreparati.


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