Come conservare le fatture elettroniche: La guida completa

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La digitalizzazione dei processi aziendali comporta, per ovvie ragioni, l’introduzione e l’utilizzo delle fatture elettroniche

La fattura elettronica è un documento nativamente digitale, ovvero non ha una natura cartacea nè tantomeno è paragonabile ad un documento PDF. Le fatture elettroniche sono dei veri e propri documenti fiscali e, di conseguenza, hanno valenza legale.

La valenza legale impone la conservazione delle fatture elettroniche che, come tutte le operazioni digitali che coinvolgono l’utilizzo di file xml, deve sottostare a specifiche norme e leggi.

Scopriamo, dunque, come conservare le fatture elettroniche e perchè questa pratica è così importante per le aziende del settore.

Normative sulla conservazione delle fatture elettroniche

Essendo documenti con valenza legale, vige l’obbligo di conservazione fatture.

Tale obbligo impone il rispetto di specifiche norme di conservazione fatture elettroniche che coinvolgono enti quali: 

  • ADE (Agenzia Delle Entrate) che indica il come gestire le fatture;
  • AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) che contribuisce all’utilizzo e alla normativizzazione delle operazioni digitali;
  • CAD (Codice Amministrazione Digitale), il codice unico che riunisce e organizza le norme che riguardano l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese.

Il rispetto di tutte le normative digitali garantisce la legalità della conservazione della fattura elettronica e, di conseguenza, anche la sua valenza legale nel tempo.

Quanto tempo deve essere conservata la fattura elettronica?

Una giusta conservazione elettronica delle fatture impone che la fattura elettronica venga conservata per almeno 10 anni.

10 anni è, infatti, il tempo di conservazione fatture (le classiche fatture cartacee per intenderci), che prevedono una conservazione civilistica proprio di 10 anni.

Anche se la conservazione tributaria delle fatture, richiede un tempo di conservazione di 5 anni, la conservazione digitale delle fatture impone comunque un tempo della durata di 10 anni.

Differenza tra conservazione e archiviazione della fattura elettronica

Come per qualsiasi documento digitale, sarà bene non confondere la conservazione digitale delle fatture elettroniche con l’archiviazione elettronica delle fatture.

Conservare una fattura digitale non equivale ad archiviare fatture elettroniche.

La conservazione delle fatture emesse, infatti, comprende un insieme di procedure tecniche, informatiche e giuridiche che non sono minimamente paragonabili a quelle dell’archiviazione elettronica delle fatture. Perchè?

L’archiviazione elettronica delle fatture emesse consiste nel depositare le fatture in cloud, o in un qualsiasi server dotato di un software di controllo. Questa procedura, però, può essere paragonata al mero “salvataggio” dei documenti e non alla conservazione.

L’archiviazione di una fattura elettronica, pertanto, non assicura l’apponibilità a terzi nel tempo e di conseguenza non assicura la validità legale, che invece è imposta nei termini di conservazione delle fatture.

Che cosa si intende per conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche?

La conservazione elettronica delle fatture è un processo legale-informatico che garantisce l’opponibilità a terzi e quindi la valenza giuridica di qualunque documento che nasce in formato digitale e che necessita appunto di avere una valenza legale.

Dopo aver specificato che l’archiviazione digitale delle fatture, non assicura al documento una valenza legale, è opportuno ribadire il concetto che, per far sì che le fatture elettroniche rispettino tutte le norme vigenti al riguardo, è assolutamente necessaria la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.

Perché?

Ovviamente per non incorrere in problemi legali che rendano le fatture non valide e che mettano a rischio l’azienda e i suoi clienti.

La giusta conservazione sostitutiva fatture assicurerà quelli che sono gli asset fondamentali di una qualsiasi operazione digitale: sicurezza, validità ed efficacia.

Come conservare le fatture elettroniche

Conoscendo la differenza tra la mera archiviazione delle fatture e la conservazione delle fatture elettroniche, scopriamo come attuare una fatturazione elettronica e la sua conservazione.

Per la conservazione delle fatture elettroniche è necessario l’uso dei metadati.

Cosa sono i metadati? 

I metadati sono indici di ricerca del documento. Per intenderci: quando vogliamo cercare il nostro documento, tramite il numero di fattura, il codice fiscale o qualsiasi altro dato di riferimento, i metadati ci permettono di identificare nello specifico il documento che stiamo cercando.

Considerando che esistono almeno una quindicina di metadati per ogni documento, più altri metadati (dettati dall’AgID), essi hanno la funzione di:

  • identificare la fattura di riferimento in modo certo;
  • dotarla di valenza legale;
  • assicurare la sua apponibilità a terzi.

Come sempre, in mancanza di talI caratteristiche, la fattura elettronica non avrà valenza legale e, di conseguenza, verranno a mancare i fondamenti che tutelano la legalità della fattura elettronica e conservazione sostitutiva.

Cosa succede se non si fa la conservazione delle fatture elettroniche

Non rispettando i fondamenti e le norme che regolano la conservazione delle fatture elettroniche, ci si ritroverà con un grande archivio di fatture elettroniche con zero valore legale.

Come per la fatturazione cartacea, che prevedeva la conservazione delle fatture cartacee appunto per garantire la sua validità nel tempo, la conservazione digitale delle fatture deve assolutamente garantire la valenza legale e nel tempo della fattura.

Ricordano sempre che l’archiviazione sostitutiva delle fatture elettroniche non garantisce alcuna valenza legale, la giusta conservazione delle fatture elettroniche dovrà sempre seguire le norme (AgID, CAD e EDA), per far sì che le operazioni digitali siano legali e tutelate dalle normative vigenti.

Chi è il responsabile della conservazione delle fatture

Dal momento che l’archiviazione sostitutiva fatture non ha alcuna valenza legale, per la conservazione delle fatture elettroniche servirà una figura che garantisca la loro validità e legalità.

Proprio l’AgID ha contribuito alla definizione di una figura specifica che si occupa di garantire la validità della conservazione delle fatture elettroniche.

Tale figura, di grande responsabilità, è il responsabile del servizio di conservazione

Il servizio del responsabile del servizio di conservazione viene qualificato e certificato dall’AgID. Cosa vuol dire?

Tale condizione ha come conseguenza la seguente: esistono enti certificati e qualificati da AgID che garantiscono all’azienda, posseditrice delle fatture elettroniche, la certezza di non perdere le suddette fatture (attuando la giusta conservazione digitale delle fatture).

La certezza di non perdere le fatture elettroniche, in questi casi, viene anche garantita da piani di disaster discovery e backup organizzati, atti proprio a l’ottimale conservazione delle fatture elettroniche.

Come garantire l’immodificabilità dei file xml

Garantire l’immodificabilità dei file xml (delle nostre fatture elettroniche) significa far sì che questi file non possano essere modificati in alcun modo.

Per garantire tale immodificabilità esistono almeno 3 modi.

1. Firma digitale (FD)

L’azienda può apporre la firma digitale (FD) sul file xml.

Questo comporta sia la legalità e la sicurezza del documento, che la sua immodificabilità

Si ricorda, infatti, che la firma digitale assicura a un qualsiasi documento digitale, nel nostro caso alla fattura elettronica, valore legale e continuità nel tempo, sempre rispettando le norme di conservazione digitale.

2. Marca temporale (MT)

L’azienda può aggiungere una marca temporale (MT).

La marca temporale è una sorta di bollo digitale virtuale, atta a garantire la data e l’ora certa del file xml.

Tutto ciò, ovviamente, garantisce l’immodificabilità del file xml.

3. Codice HASH

Oltre alla firma digitale e alla marca temporale, un altro strumento importante per l’immodificabilità dei file xml è il codice HASH.

Il codice HASH è definibile come il codice fiscale del file xml. È una stringa composta da lettere e numeri che rende unico il file xml alla quale è legato. 

Ogni file xml, ogni documento digitale, ogni fattura elettronica ha il suo personalissimo codice HASH che garantisce la validità legale nel tempo del documento e la sua immodificabilità.

Firma digitale, marca temporale e codice HASH garantisco l’immodificabilità del documento, la sua sicurezza e la sua valenza legale nel tempo, ovvero le caratteristiche principali che rendono l’azienda sicura e a norma di legge.

A chi affidare la conservazione delle fatture elettroniche

Compresa la fondamentale importanza della conservazione delle fatture elettroniche, ci si dovrà affidare ai servizi che garantiscono proprio che la conservazione fatture sia gestita nel migliore dei modi.

Il servizio gratuito di Agenzia Entrate riguarda solo le fatture elettroniche ed è un servizio che funziona se non si ha l’esigenza di dare valenza legale a tutto il processo digitale documentale. 

Se, invece, si ha intenzione di proteggere l’azienda contro qualsiasi tipo di contenzioso,e non solo verso verifiche e accertamenti di natura fiscale, il Centro di Competenze Digitali che ho costruito interno a Savino Solution, serve proprio a questo.

Pensando a tutti i documenti collegati alla conservazione di fatture elettroniche (ordini, DDT, gestione della commessa, verbali di consegna, offerte, contratti, ecc.), si potrà avere la garanzia di gestire l’intero fascicolo a norma di legge.

Non è solo questione di efficienza o efficacia è anche, e soprattutto, questione di proteggere le tue informazioni da evidenti problemi giuridici e contenziosi.

Nel mondo della digitalizzazione aziendale, tutelarsi e rispettare tutte le normative del caso, garantirà non solo l’efficacia dell’azienda stessa ma anche la fiducia da parte dei clienti.

A proposito di “saperne di più”:

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Un caro saluto

Nicola.

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