Benvenuto nel primo bunker digitale italiano per la conservazione digitale a norma, l’unico sistema di archiviazione compatibile con il Metodo Savino
Che cos’hanno in comune: la tua azienda, un ente pubblico, una chiesa, una banca, un ente di beneficienza, un negozio e una multinazionale?
Prova a pensarci.
Vuoi un indizio?
Guarda la foto 🙂
Entro pochi mesi, sarai obbligato – per legge – a mandare in pensione
i faldoni nella tua azienda.
Leggendo questa pagina, stai per scoprire come farlo (e cosa può accaderti se non lo fai)
Il faldone è in assoluto uno degli articoli più venduti in Italia dal dopoguerra ad oggi, ed è onnipresente in qualsiasi organizzazione.
Perchè questa è la patria delle carte bollate, degli atti, delle raccomandate con ricevuta di ritorno….in una parola della BUROCRAZIA sfrenata.
Quella in cui viviamo rimane – per me – la nazione più bella del mondo, ma è sempre stato – di gran lunga – il paese più “burocratico” della cosiddetta “sfera Occidentale”.
Per questo motivo, praticamente dal primo giorno di vita della tua azienda, hai dovuto cedere pezzi del tuo ufficio ai faldoni.
Ricordi? All’inizio erano pochi e stavano comodamente su uno scaffale. Ci tenevi le prime bollette del telefono e della luce, le primissime fatture ai fornitori, poi i contratti di assunzione dei tuoi primi dipendenti storici.
Fino a produrre le prime dichiarazioni dei redditi.
Poi – di pari passo con la strada che hai tu e la tua azienda avete percorso – lo scaffale è diventato prima un armadietto, poi un armadio a tre ante.
Trascorsi i primi quattro – cinque anni, hai iniziato ad archiviare i documenti più vecchi in magazzino o in cantina, senza buttare via nemmeno un foglio, perchè “non si può mai sapere”.
Quando arrivi in azienda alla mattina, infatti, non puoi mai sapere se nella buca delle lettere troverai una cartella esattoriale, la lettera di un legale, la contestazione di una bolletta non pagata o direttamente i funzionari di Agenzia delle Entrate che vogliono ispezionare le tue carte “a sorpresa”.
Quindi l’archivio – per quanto fastidioso, ingombrante, antieconomico possa essere – deve contenere ogni pezzo di carta prodotto dalla tua azienda, anche oltre i limiti di legge.
Questo è l’unico modo per dormire sonni tranquilli e non trovarti, un giorno o l’altro, a sbattere la testa sul muro perchè quel singolo foglio – quel documento archiviato anni prima, che può farti uscire da qualche guaio – non vuole proprio saltare fuori.
Ci sono bellissimi studi e teorie che provano a spiegare perchè l’ Italia abbia generato – e soprattutto mantenuto – nell’ultimo secolo, un legame così stretto con la burocrazia.
Fino a sfiorare, se non eguagliare, i livelli propri dei paesi dell’est in epoca comunista.
Perchè, già dalla prima metà del ‘900, questo strano fenomeno entra in modo dirompente nella storia d’Italia per non andarsene praticamente mai più.
Adesso, però, qualcosa sta cambiando. Ti trovi ad assistere all’alba di una nuova era, anche se forse non riesci a vederla e non sai di averla lì, davanti al naso
Ci sono voluti qualcosa come un centinaio di anni per tirarci fuori dall’era dei faldoni.
Nel frattempo abbiamo inventato i droni, i telefonini con le stesse capacità di veri e propri computer, le macchine che guidano da sole.
Mentre, i metodi di gestione documentale di oggi, sono gli stessi che si usavano quando c’erano gli aeroplanini di carta, i telefoni con “la rotella” e in giro c’erano ancora più calessi che Isotta.
Non siamo mai stati velocissimi nei cambiamenti, ma meglio tardi che mai!
L’ alba di cui ti parlo è infatti quella del digitale, della trasformazione dei fogli in dati informatici, che come tali non possono più trovare dimora in un faldone fatto per la carta.
Ogni grande cambiamento epocale, come sai, si porta dietro note positive e note negative.
L’aspetto positivo è il più facile da cogliere. Niente più montagne di carta da incasellare con il massimo ordine dentro il giusto faldone, a sua volta collocato nel giusto ordine in archivio.
Finalmente i faldoni vanno in pensione; ora potrai avere tutta la storia documentale della tua azienda dentro uno SmartPhone.
Potrai cercare qualsiasi atto, qualunque fattura e ogni singolo contratto stando anche comodamente sul divano di casa, volendo.
Con la stessa identica facilità con cui cerchi un ristorante su Google. E non è un modo di dire, è proprio così!
L’ aspetto negativo è che, mentre spariscono gli archivi cartacei dalla tua azienda, la complessità della controversa burocrazia italiana rimane la stessa.
Vedo che non ne sei affatto sorpreso 
Infatti sai benissimo che la burocrazia, ormai, fa parte del nostro DNA; impossibile liberarsene.
Esiste un impianto di leggi e normative estremamente corposo per la conservazione digitale in Italia, che ogni imprenditore deve conoscere per non compiere errori che potrebbero farti commettere reati, anche gravi!
Il problema è che questo cambiamento non è un optional, non stiamo parlando di fare qualche abbellimento in azienda, ma un obbligo di legge.
Passare alla gestione documentale elettronica non è una scelta che puoi fare o meno, a seconda che ti stia a cuore introdurre un pò di innovazione nel tuo ambiente di lavoro.
Non si parla, “semplicemente”, di apportare qualche vaga miglioria alla quotidianità del tuo ufficio e dei tuoi collaboratori.
Ogni imprenditore, come me e te, è obbligato ad affrontare il tema della conservazione sostitutiva/digitale perchè da quest’anno sai che le fatture – ad esempio – devono essere in formato elettronico e quindi archiviate digitalmente.
E non sarà l’unico provvedimento di legge che, di qui a pochissimo, ti obbligherà ad affrontare questo cambiamento.
Per questo ho creato Conserva.Cloud, il primo strumento di conservazione digitale/sostitutiva in Italia ingegnerizzato direttamente da me e certificato AGID in quanto siamo conservatori accreditati.
Che cos’ è AGID?
Se hai già letto un pò dei miei materiali, sai che AGID è l’Agenzia per l’Italia Digitale.
In pratica, è il dipartimento ministeriale che si occupa di rendere Digitale il Nostro Paese, le norme e le leggi che devi conoscere e rispettare per i tuoi adempimenti digitali; sia quelli attuali che quelli che diventeranno obbligatori entro pochi mesi.
Essendo io stesso un imprenditore, esattamente come te, so benissimo come non sia materialmente possibile sapere tutto ciò che bisogna per forza sapere, se vuoi gestire la tua azienda nel pieno rispetto di ogni singola legge.
E’ già difficilissimo gestire tutte le scadenze e gli oneri fiscali, senza cadere in errore, senza contare il fatto che – in realtà – la tua azienda deve produrre ricchezza per continuare ad esistere; quindi, tutte queste attività collaterali di pura gestione, sono tempo sottratto al benessere della tua impresa.
In questi anni, moltissimi imprenditori come te – che hanno iniziato a formarsi con i miei materiali, i miei webinar e i miei tour in giro per l’Italia – mi hanno detto:
“Nicola, anche se diventassi un vero esperto della materia grazie a ciò che ci spieghi, non potrei mai gestire questa materia in autonomia. Per favore, oltre alla consulenza, dammi anche degli strumenti chiavi in mano per mettermi in regola, senza che debba informarmi, studiare, ed essere poi io a prendere i rischi delle scelte da fare.”
Quindi ho prima creato un sistema documentale, che probabilmente conosci già, chiamato “DM7” per mettere a disposizione delle aziende uno strumento in grado di digitalizzare i documenti e i relativi processi di elaborazione.
Poi ho creato Conserva.Cloud, per archiviare tutti i dati generati a norma con DM7.
Infine, ho completato il mio percorso di certificazione in AGID.
Quindi puoi fare affidamento, da un lato, sulle mie competenze informatiche che ho usato per creare – insieme al mio team – il pacchetto di soluzioni in grado di digitalizzare la tua azienda.
Dall’altro, sulle mie conoscenze in materia di normative, per essere sicuro di metterti “in casa” soluzioni veramente rispettose dell’intero quadro normativo.
Sono il primo ingegnere gestionale, in Italia, ad aver fatto un percorso di questo tipo per aiutare le aziende italiane a uscire indenni dal cambiamento della digitalizzazione.
Ho creato un’azienda apposta per questo, ho divulgato una moltitudine di contenuti per sensibilizzare i miei colleghi imprenditori (come te), ho sviluppato delle soluzioni “chiavi in mano” e mi sono certificato in prima persona presso l’agenzia ministeriale di riferimento.
Ci sono tante aziende e consulenti in Italia che parlano di questi temi, ma nessun altro ha fatto un percorso uguale al mio, investendo tempo e denaro in un intero percorso professionale, prima che di impresa.
Conserva.Cloud è il tuo archivio digitale; resistente alle bombe atomiche, più inviolabile di fort Knox, sempre allineato all’ultima normativa, perchè tu possa superare questa era di cambiamento – anche domani mattina – senza nessuna preoccupazione
La missione che io stesso ho scelto – quella di aiutare migliaia di aziende italiane ad affrontare positivamente l’era della digitalizzazione – mi ha portato ad assumere un ruolo di enorme responsabilità.
Quando un’azienda si rivolge a Savino Solution, infatti, non solo acquisisce consulenze e soluzioni informatiche.
Acquisisce un responsabile della conservazione.
Divento, in sostanza, responsabile della conservazione di quell’azienda, nei confronti degli enti di controllo, come fossi un pubblico ufficiale.
Un notaio, piuttosto che un “commercialista della conservazione”, ecco.
Arrivato a questo punto, il protocollo vorrebbe che io ti dessi una valanga di garanzie e di prove per dimostrare che Conserva.Cloud sia realmente ciò che dico.
Il tuo nuovo archivio digitale, dove archiviare – a norma – tutti i documenti di valore legale elaborati dalla tua azienda.
Il punto è che, se così non fosse, io per primo rischierei tonnellate di sanzioni, cause civili e penali.
Quindi questo è uno di quei casi in cui non è possibile millantare e raccontare frottole.
Se vuoi essere certo di acquisire un servizio di conservazione a norma, compatibile con il Metodo Savino e con il DM7, allora Conserva.Cloud è ciò che ti serve.
Inoltre il DM7 per te è gratuito se compri il nostro servizio di conservazione:)
Come parte del Metodo Savino, Conserva.Cloud non si limita , come ti dicevo, a gestire la conservazione dei documenti prodotti della tua azienda.
Il Metodo Savino, come saprai se mi segui da un pò – e come mi sentirai dire migliaia di volte, se mi seguirai d’ora in poi – digitalizza processi prima che documenti.
Significa che, oltre ai documenti, il mio Metodo – unico in Italia – permette di conservare digitalmente tutta la sua storia, la sua evoluzione all’interno della tua azienda.
E di dare valore legale anche a queste informazioni, oltre che al documento in sé.
Chi l’ha generato, chi l’ha compilato, chi l’ha modificato, se sono state inserite foto o allegati all’interno del processo di elaborazione.
Tutte informazioni che DM7 traccia – anche qui secondo normative, senza creare inutili duplicati di files ma separando il documento dai dati di compilazione – e che Conserva.Cloud archivia.
“OK, tutto chiaro. Ma perchè mettere un servizio così delicato in Cloud? Nella mia azienda il cloud non esiste, voglio tutti i dati all’interno dei miei server aziendali”.
E’ una preoccupazione condivisibile, credimi.
Io stesso – se fossi un imprenditore ignaro di cosa ci sia dietro a questo mondo della conservazione – ragionerei così, pensando alla delicatezza delle informazioni contenute all’interno di questi dati.
Ma devi sapere che anche ogni aspetto legato alla sicurezza dei dati e alla loro collocazione fisica, deve rispecchiare requisiti di legge.
Requisiti che sono talmente stringenti, talmente esigenti, che è praticamente impossibile per soddisfarli tutti, per un’azienda che non fa questo di mestiere ma ha bisogno di farlo, perchè la legge lo chiede.
Tieni presente che, a differenza dei classici servizi Cloud di cui sentiamo parlare – come, ad esempio, film e musica on demand (come Spotify, per citarne uno), oppure piattaforme di cloud storage (come Dropbox, per citarne un altro) – l’archiviazione dei documenti quali fatture, contratti e atti in generale deve seguire regole infinitamente più precise.
Quindi, il grado di sicurezza che viene richiesto al mio Cloud per essere a norma con i requisiti Agid, è molto ma molto più elevato di quelli che devono garantire quelli di Dropbox, o gli altri servizi dove puoi conservare files che non contengono atti legali.
E, per me, sarebbe impossibile garantire la conservazione a norma dei tuoi documenti, al cospetto degli enti preposti, senza il rispetto rigoroso di tutti questi parametri di sicurezza e ridondanza dei dati.
Per creare un ambiente simile, ho investito oltre 300.000 euro negli ultimi due anni.
E’ la cifra che dovrei chiederti per ricreare un ambiente di conservazione a norma all’interno della tua sala server.
Non sarebbe proprio un inizio in discesa, non credi?
Scopri quali sono gli elementi che caratterizzano Conserva.Cloud
Conserva.Cloud è caratterizzato da 9 elementi chiave, che un sistema di conservazione a norma ben fatto, affidabile e performante, DEVE rigorosamente poterti garantire
- Possibilità di gestire le utenze in maniera semplice garantendone la separazione degli ambienti; così sarà facile adattare Conserva.Cloud al tuo organigramma aziendale e alle gerarchie dei tuoi processi. In pratica, hai la garanzia che Conserva.Cloud riesca – in pochi minuti – ad adattarsi perfettamente al tuo organico e ai ruoli attribuiti al suo interno.
- Creazione automatica dei pacchetti di conservazione tramite selezione dettagliata dei documenti con filtri avanzati sui metadati; una volta terminato il documento, Conserva.Cloud si occupa automaticamente di tutta la procedura di conservazione a norma, dividendo i documenti dai dati di elaborazione degli stessi
- Monitoraggio dei processi di conservazione tramite sistema di notifiche web e mail; non solo Conserva.Cloud pensa a tutto ciò che occorre per conservare automaticamente i documenti, ma ti invia notifiche per avvisarti se è andato tutto bene o se c’è qualcosa che occorre rivedere. Saprai se devi fare qualcosa solo se Conserva.Cloud ti manderà un messaggio, altrimenti potrai tranquillamente pensare ad altre attività utili per la tua azienda.
- Possibilità di ricerca dei documenti conservati e navigazione dei pacchetti; Conserva.Cloud è il “Google” del tuo archivio digitale. Pensa a come sarà comodo, per te, trovare i documenti utilizzando un motore di ricerca – da telefonino, PC, tablet, ecc – senza perdere un solo minuto per andare a cercarli in magazzino, estraendo contemporaneamente tutti i dati di elaborazione.
- Controlli di integrità dei documenti conservati; Conserva.Cloud ti avvisa se, all’interno dell’archivio, sono presenti files e documenti corrotti che devono essere revisionati, senza che tu lo venga a sapere sul più bello, quando – anni dopo – scopri che ti servono assolutamente proprio quei documenti.
- Possibilità di schedulare operazioni automatiche secondo frequenze prestabilite; grazie a questa funzione, Conserva.Cloud permette di pianificare minuziosamente i processi di conservazione dei documenti che hai appena chiuso.
- Esportazione dei log delle operazioni effettuate sul sistema Crittografia password e controllo accessi; oltre ai documenti, all’occorrenza, potrai trovare – ed estrarre dall’archivio – tutti i log di sistema per ricostruire ogni operazione effettuata e il relativo esecutore.
- Interfaccia nativa HTML5 responsive; questo è l’elemento che ti permetterà, finalmente, di non avere più faldoni in giro per l’azienda e di poter usare il tuo telefonino, il tuo tablet, o quello che vuoi tu per cercare ed estrarre documenti con gli stessi strumenti che usi per lavoro e nel tempo libero, in piena sicurezza grazie alla protezione dei dati tramite password.
- Portabilità su vari ambienti Windows/Linux/OSX. Non importa quali sistemi utilizzi in azienda, Conserva.Cloud può tranquillamente adattarsi a qualsiasi sistema operativo.
Vuoi saperne di più su Conserva.Cloud?