Come si trasforma un documento analogico in documento digitale conforme alla normativa

Guida completa per chiarire gli aspetti e le nozioni sul tema della dematerializzazione dei documenti analogici

L’approccio al tema della dematerializzazione dei documenti analogici, attraverso la lettura di questo articolo, non deve spaventare l’imprenditore o il manager poco allineato alle tecnologie informatiche, ma ai fini di una corretta applicazione della norma su questi temi, a mio avviso, è opportuno orientare gli imprenditori ed i loro manager nella giusta direzione, approfondendo in maniera chiara e indiscussa la tematica sulla dematerializazione e conservazione dei documenti, soprattutto quanto questi sono nativamente analogici e devono essere trasformati in digitale.

Con il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 e le Linee Guida di Agid sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti, sono state emanate le Regole tecniche, che hanno sostituito in toto le precedenti regole di cui alla Deliberazione CNIPA n. 11 del 2004.

Quando nei propri processi aziendali sono presenti documenti analogici e questi devono essere dematerializzati, il processo da applicare si chiama : conservazione sostitutiva e differisce in maniera sostanziale dalla conservazione digitale dei documenti, sia in termini normativi sia in termini di processo.

La prima infatti si applica appunto ai documenti nativamente analogici e quindi con questi due elementi :

1. Sono documenti cartacei
2. Sono documenti informatici ma privi delle caratteristiche di autenticità, integrità ed immodificabilità così come definita dal Codice dell’Amministrazione Digitale, che, ricordiamo, vale anche per il mondo privato e quindi delle aziende.

La seconda invece si applica ai documenti nativamente digitali, che soddisfano già i requisiti del punto 2.

Nel decreto del 2013 la conservazione viene definita come “l’insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione”.

Il ricorso alla conservazione sostitutiva e quindi alla dematerializzazione richiede una attenta analisi alla normativa di riferimento.

In particolar modo, il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 21 marzo 2013 individua particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenza di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico. Quindi non potranno mai essere dematerializzti. Il riferimento é agli atti pubblici di rilevanza generale, come i decreti Ministeriali e Interministeriali, il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri e gli atti amministrativi.

Questo vuol dire che tutti gli altri documenti, invece, possono essere tranquillamente dematerializzati. 

Anche quando il documento analogico è ad esempio unico. Unico vuol dire che non esiste in nessuna parte del mondo, la stessa informazione contenuto nel documento d’origine. Cioè non è mai possibile recuperare quella informazioni in un altro documento, anche se questo ha forma diversa.

Un esempio di documento unico è l’assegno bancario. Un esempio di documento non unico, è ad esempio una fattura.

Tuttavia, anche in presenza di documento analogico unico, il legislatore all’art. 22 del Codice dell’Amministrazione Digitale d.lgs. 82/2005 s.m.i. rubricato “Copie informatiche di documenti analogici” ha disposto al comma 1 che “I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, ((se sono formati ai sensi dell’articolo 20, comma 1-bis, primo periodo.)). La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell’originale.” Ciò significa che anche un documento analogico originale unico può essere conservato e tenuto in un archivio informatico se la conformità al documento viene apposta da un pubblico ufficiale autorizzato.

La ragione di tale orientamento trova risposta nel vantaggio della dematerializzazione dei documenti analogici.

Per qualunuqe impresa, infatti, è semplicissimo comprendere che mantenere le informazioni su un supporto informatico, piuttosto che analogico, è un’agevolazione in termini di tempo e produttività oltre che sicurezza. Archiviare documenti informaticamente, permette di ricercarli velocemente, di renderli più sicuri e di avere processi aziendali digitalizzati.

Ad esempio tramite una apposita piattaforma di gestione documentale si possono ricercare più informazioni correlate tra loro soltanto con un click ed avviare conseguentemente un workflow documentale e di processo per essere più efficienti ed efficaci. Inoltre, i documenti informatici, sono più sicuri di quelli cartacei, permettendo dunquel al patrimonio documentale aziende, di avere quella necessaria valenza probatorio nel tempo, in modo sicuro, semplice e certo.

Per approfondire la tematica della dematerializzazione e conservazione dei documenti a norma di legge, segui il link in basso.