Come firmare digitalmente: la guida completa

La tecnologia odierna ha raggiunto dei traguardi che, oltre a facilitare e a rendere più sicuri processi come firmare digitalmente un documento, impongono la conoscenza dei metodi e delle regole per gestire queste operazioni.

Oggi spiegheremo come si firma digitalmente un documento, di cosa si ha bisogno, dei vantaggi e dei rischi che comporta questa pratica sempre più diffusa.

Se ancora non sai come firmare digitalmente, con la nostra semplice guida imparerai come muoverti, cosa fare, come firmare un documento digitale e come trarne dei vantaggi.

Come si fa a firmare digitalmente un documento

Firmare digitalmente ci permette di sottoscrivere in modo autografo un documento informatico. La firma digitale, dati i suoi parametri, garantisce autenticità, affidabilità e validità legale dei documenti sottoscritti avendo lo stesso valore della firma autografa. 

Tutte le persone fisiche possono richiederla e poter firmare un documento con firma digitale.

Per ottenere la firma digitale è necessario avere una specifica dotazione, degli strumenti indispensabili erogati da provider qualificati che rilascino tutto il materiale necessario per la firma elettronica.

Le dotazioni atte a rilasciare la firma digitale sono diverse.

Partiamo da un device, che solitamente è una smart card contenente un certificato di firma digitale rinnovabile ed un piccolo dispositivo che serve proprio per leggere la smart card. In alternativa alla smart card possono essere rilasciati anche degli appositi kit che si compongono di una dotazione hardware e una software.

Per ottenere la firma digitale esistono anche soluzioni remote, che permettono di firmare in cloud con un accesso virtuale e sicuro.

Smart card e kit con hardware e software, sono le soluzioni più usate, pratiche e indispensabili per firmare un documento digitale, è fondamentale, però, che questi non possano essere modificati.

Questo dato di fatto comporta che tutti i documenti che si presentano nei formati più diffusi, quali .doc (Word), .xls (Excel), .ods (Open Office), che sono tutti formati modificabili, non possano essere firmati digitalmente se non prima convertiti in un formato non modificabile, ovvero il PDF.

Di cosa hai bisogno per firmare un documento con firma digitale

Per firmare digitalmente un documento si avrà bisogno di possedere la dotazione hardware e software corretta.

Scopriamo nello specifico cosa comprende questa dotazione.

  • HARDWARE

Uno o più dispositivi hardware: smart card o chiavetta USB che contengano il certificato di sottoscrizione rilasciato dall’ente certificatore. Nel caso della smart card è necessario anche un un lettore di smart card.

  • SOFTWARE

Il software deve permettere di applicare la firma ai documenti digitale. Il software può essere fornito “di serie”, con l’acquisto del kit, oppure scaricabile sul sito dell’ente certificatore. Come suggerisce la Camera di Commercio i software gratuiti più utilizzati sono Dike e File Protector, da scaricare gratuitamente.

Ottenuta la nostra firma, vediamo adesso come firmare un documento con firma digitale.

Guida alla firma digitale di un documento

Arriviamo al nocciolo della questione e rispondiamo alla domanda: in un documento, come si mette la firma digitale?

La firma digitale di un documento prevede dei passaggi essenziali, al fine di ottenere un documento legalmente valido.

La procedura da seguire è la seguente:

  1. Convertire il file da firmare in PDF, ovvero il formato non modificabile. Come farlo? Direttamente dai programmi di Office, scegliendo il salvataggio in questo formato oppure tramite il web grazie ai siti che permettono la conversione di qualsiasi tipo di file in PDF.
  2. Una volta ottenuto il PDF si può procedere con la firma digitale. È importante verificare che la smart card sia inserita in modo corretto nel lettore, facendo attenzione a rivolgere il chip verso l’alto. Dopo di che si passa alla procedura vera e propria della firma, che è molto semplice.
  3. Basta cliccare su “Firma” e selezionare il file in PDF che occorre firmare.
  4. Dal menù a tendina si sceglie il tipo di firma che si desidera (es. .p7m)
  5. Si inserisce il Pin della smart card e si clicca ancora su “Firma”.
  6. Si attende la conferma del messaggio: “Documento firmato” e la procedura è completata.

Qual è il valore della firma digitale

La firma digitale, secondo l’articolo 2702 del Codice Civile, ha l’efficacia della scrittura privata.

Ciò significa che apponendo la firma digitale su un contratto, equivale a firmarlo e a sottoscriverlo seguendo le norme che regolano le sottoscrizioni dei classici documenti cartacei.

Sarà bene, quindi, assicurarsi che, come per la firma autografa, la nostra firma digitale non venga falsificata o rubata.

I rischi di firmare digitalmente un documento

Per utilizzare la nostra firma digitale, il provider usato, rilascia un pin o una password associata unicamente alla nostra firma.

È fondamentale, per preservare la legalità e l’unicità della nostra firma digitale, che pin e password ad essa associata rimangano di nostro esclusivo possesso. Ovvero, si dovrà assolutamente evitare di fornire pin e password della nostra firma digitale a terze persone.

Il rischio che si corre, infatti, è quello che la nostra firma digitale venga utilizzata da terzi per sottoscrivere dei documenti che risulterebbero falsificati.

In caso di furto di pin e password della nostra firma digitale, sarà necessario denunciare subito l’accaduto alle autorità competenti. Denunciando, infatti, il furto del pin o della password associati alla nostra firma, potremmo contestare la firma falsificata che l’eventuale truffatore ha apposto su qualche documento.

Diversamente, sarà molto difficile dimostrare che quella firma digitale, non apposta da noi, non sia veramente la nostra.

Cosa fare in caso di perdita della firma digitale

Come per il furto di pin e password associati alla nostra firma, anche lo smarrimento stesso della firma digitale ha le sue conseguenze.

Se dovessimo perdere, infatti, la chiavetta USB contenente la nostra firma digitale, originale e valida, questa potrebbe essere utilizzata da terzi, mettendoci in una posizione scomoda.

La nostra firma digitale smarrita potrebbe essere tranquillamente utilizzata da terzi per firmare contratti e documenti a noi ignoti, addossandoci di fatto responsabilità a noi ignote.

In caso di perdita della firma digitale sarà, quindi, necessaria la denuncia tempestiva dell’accaduto, ai fini di poter contestare le eventuali firme falsificate apposte da terzi.

Come conservare un documento firmato digitalmente

Quando si firma un contratto digitalmente, questo dovrà essere adeguatamente conservato.

Per conservare in maniera corretta un documento digitale, non basterà archiviarlo, ovvero caricarlo su Dropbox, Google Drive o Onedrive, ma si dovranno seguire delle regole specifiche di conservazione digitale.

La conservazione digitale di un documento è la procedura che garantisce che il documento abbia valenza legale nel tempo ed è materia del CAD e dell’AgiD.

Questi due elementi, amministrano quelle che sono le norme che riguardano, appunto, la conservazione dei documenti digitali. Nello specifico:

  • Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) è un testo unico che riunisce e organizza le norme che riguardano l’informazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti sia con le imprese che con i cittadini. 
  • L’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), invece, è l’agenzia tecnica della Presidenza del Consiglio e ha il compito di garantire la realizzazione e alla diffusione dell’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, favorendo l’innovazione e la crescita tecnologica. 

Come verificare la firma digitale su un documento

Se stai pensando che ottenere, utilizzare e preservare la firma digitale sia difficile, non devi cadere nell’errore di credere che sia una procedura destinata a pochi, magari ai più esperti in ambito tecnologico.

Alle volte si può erroneamente pensare che sia difficile anche verificare la firma digitale su un documento, ovvero capire se quel documento sia o meno firmato digitalmente.

Sfatiamo questo mito, facendo un semplicissimo esempio.

Considerando che per firmare un documento digitalmente, questo debba essere di un formato non modificabile, prenderemo come esempio il PDF.

Adobe Acrobat Reader, che è il programma di lettura PDF, ha un’applicazione interna che permette di sapere se quel documento sia o meno firmato digitalmente. Tale applicazione, non solo è gratuita, ma è anche molto semplice da interpretare. 

Infatti, l’applicazione di Adobe Acrobat Reader, prevede l’apertura di una scheda che in maniera molto chiara indica se la firma è valida o meno e se il documento sia stato o meno modificato dopo l’apposizione della firma digitale.

Se invece hai ricevuto (o firmato) un documento e vuoi verificarne la firma, puoi leggere questa guida.

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