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Guida all’archiviazione telematica [detta anche conservazione digitale]: cos’è e come funziona l’archiviazione digitale dei documenti?

L’archiviazione dei documenti digitali, o conservazione digitale, rappresenta un pilastro fondamentale nell’evoluzione digitale delle imprese. Attraverso l’impiego di sofisticati strumenti tecnologici, è possibile gestire con efficienza le informazioni e i documenti in formato elettronico, abbandonando gradualmente il supporto cartaceo e incrementando sia l’accessibilità che la sicurezza dei dati conservati.

Cosa significa archiviazione telematica?

L’archiviazione telematica indica il processo di conservazione dei documenti in formato digitale, consentendo di eliminare la dipendenza dalla carta e di ottimizzare la gestione delle informazioni.

Questo approccio consente alle organizzazioni di ridurre i costi legati all’archiviazione fisica, migliorare l’efficienza operativa e garantire la conformità normativa attraverso la conservazione sicura e duratura dei documenti digitali.

Come funziona l’archiviazione telematica?

L’archiviazione telematica prevede la digitalizzazione dei documenti cartacei attraverso scanner e software di gestione documentale.

Una volta digitalizzati, i file vengono organizzati in archivi e catalogati in modo da consentirne un rapido accesso e una facile consultazione. I documenti digitali vengono inoltre protetti da sistemi di crittografia e firme digitali per garantirne l’integrità e la sicurezza.

Archivio documenti digitali: cos’è?

Un archivio dei documenti digitali è un sistema di gestione e archiviazione elettronica che consente di conservare e organizzare in modo efficiente i documenti digitali.

Questi archivi possono essere centralizzati o distribuiti e offrono funzionalità avanzate per la ricerca, l’indicizzazione e la protezione dei documenti, facilitando la gestione e il controllo delle informazioni aziendali.

Archiviazione telematica e conservazione digitale: Differenza

L’archiviazione telematica si focalizza sulla trasformazione dei documenti cartacei in formato digitale e sulla gestione di questi file in modo efficiente e sicuro.

La conservazione digitale, invece, si riferisce al procedimento che consente di rendere i documenti e i file informatici facilmente accessibili, leggibili, autentici e legalmente validi.

Entrambi i concetti sono essenziali per una corretta gestione dei documenti e delle informazioni aziendali.

Quali sono i metodi di archiviazione digitale dei documenti?

Per gestire in modo ottimale i documenti dell’azienda, è possibile optare per due approcci differenti: l’archiviazione “on-site“, che implica l’utilizzo di archivi elettronici fisici gestiti internamente con software dedicato, e l’archiviazione “in cloud“, che prevede la conservazione dei documenti su piattaforme esterne basate sulla tecnologia cloud, garantendo accesso da qualsiasi luogo tramite internet.

L’archiviazione on-site sfrutta dispositivi come hard disk (HDD) o solid state (SSD), preferiti in passato per la praticità e la portabilità.

Al contrario, l’archiviazione in cloud è popolare oggi per la sua capacità di immagazzinare grandi quantità di file su data center sparsi globalmente, offrendo accesso remoto senza limiti di spazio.

Mentre il NAS (Network Attached Storage) è utilizzato per la condivisione interna dei documenti in un’azienda.

I servizi di archiviazione cloud a pagamento come Dropbox consentono di salvare e sincronizzare i documenti su diversi dispositivi online. Questi servizi forniscono uno spazio iniziale ma è possibile ampliarlo attraverso piani tariffari adattabili alle esigenze di archiviazione dell’azienda.

come organizzare l’archivio digitale?

Per organizzare un archivio digitale in modo efficiente, è fondamentale seguire una serie di buone pratiche.

Innanzitutto, è consigliabile creare una struttura gerarchica di cartelle e sottocartelle logiche e ben definite, che riflettano la natura e la tipologia dei documenti archiviati.

Poi, occorre assegnare nomi significativi ai file e alle cartelle. Questo può semplificare la ricerca e la gestione dei documenti.

Inoltre, è opportuno utilizzare un sistema di etichettatura o di categorizzazione per classificare i documenti in base a criteri come data, tipo, progetto o reparto.

Mantenere un sistema di archiviazione costantemente aggiornato e organizzato richiede una periodica manutenzione, con la rimozione dei documenti obsoleti e la revisione delle struttura delle cartelle per garantire una gestione ottimale dei dati nel tempo.

Infine, è importante implementare politiche di sicurezza e backup regolari per proteggere i documenti da perdite o accessi non autorizzati.

Organizzare l’archivio digitale in modo metodico e accurato favorisce la rapidità di accesso alle informazioni, migliora la produttività e contribuisce alla sicurezza e alla gestione efficiente dei dati aziendali.

Da quando è obbligatoria l’archiviazione digitale?

L’obbligatorietà dell’archiviazione digitale può variare a seconda della normativa locale e settoriale. Tuttavia, sempre più paesi stanno introducendo regolamenti che promuovono l’uso della conservazione digitale per garantire la sicurezza e l’integrità dei documenti e favorire la trasparenza e l’efficienza nei processi aziendali.

È importante essere consapevoli delle normative vigenti e adottare pratiche di archiviazione digitale conformi alle disposizioni legislative per evitare sanzioni e problemi legali.

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