La conservazione dei dati sanitari è una materia delicata e inquadrata da specifiche norme che ne definiscono i tempi e i modi.

Ci sono in ballo questioni di fondamentale importanza come la sicurezza, e l’integrità fisica dell’individuo, nonché il diritto di privacy di cui gode ogni cittadino. Infatti la documentazione medica è strettamente personale e può essere visionata solo dal suo proprietario e dai medici autorizzati.

Ci sono diverse norme e decreti che disciplinano la questione e sono previste sanzioni pesanti per eventuali trasgressioni. Per questo è importante saper gestire al meglio la conservazione dei documenti medici e mettere in piedi tutti gli strumenti per tutelarsi.

In questo articolo andremo ad approfondire i vari aspetti normativi e pratici, per poi soffermarci sul tema della sanità digitale con particolare riferimento alla cartella clinica elettronica.

La normativa di riferimento per la conservazione della documentazione sanitaria

Possiamo individuare tre norme di riferimento principali che intervengono sul tema della conservazione della documentazione sanitaria:

  • La circolare del Ministero della sanità del 19 dicembre 1986 n. 900: questa indica che le cartelle cliniche come i referti devono essere conservati per sempre, in virtù della loro ufficialità di fronte al diritto e perché costituiscono inoltre l’oggetto di ricerca in diversi campi. La circolare del ministero dichiara anche che le radiografie non sono atti ufficiali e perciò vanno conservate solamente venti anni. Lo stesso trattamento vale per il resto della documentazione di diagnosi.
  • L’articolo 5 del decreto ministeriale del 18 febbraio 1982: Questo decreto disciplina la tutela sanitaria dell’attività sportiva agonistica e nell’articolo in questione, viene sancito che la documentazione emersa dalle visite di accertamento necessarie per praticare questo tipo di attività, devono essere conservate per almeno cinque anni.
  • L’articolo 4 del decreto ministeriale del 14 febbraio 1997: L’articolo decreta alcune norme di conservazione dei documenti radiologici stabilendo le condizioni di conservazione e l’accessibilità al paziente. Stabilisce in oltre un periodo di conservazione di minimo dieci anni.

Inoltre, trattandosi di dati strettamente personali, la documentazione deve sottostare alle norme di garanzia di privacy e protezione dei dati come il GDPR di cui parleremo più avanti. 

Per quanto conservare i documenti sanitari?

Come abbiamo visto le norme prevedono tutta una serie di accorgimento per quanto riguarda la conservazione digitale di questo tipo di documenti.

La conservazione viene sempre protratta per dei periodi piuttosto lunghi che variano molto a seconda del tipo di documento:

  • Così per le cartelle cliniche e i referti ad esse collegate vige la conservazione illimitata.
  • Per quanto riguarda invece i documenti radiologici, essi vengono archiviati per dieci anni.

Esiste anche  tanta altra documentazione che viene prodotta con cadenza anche quotidiana all’interno delle istituzioni sanitarie. Può trattarsi ad esempio di esami di laboratorio, collaudi di apparecchiature e attrezzature o accertamenti sanitari sui lavoratori.

Inoltre la Direzione generale per gli archivi ha deciso di sviluppare un prontuario in cui sono contenute le linee guida che permettono di differenziare le varie tipologie di documenti presenti nelle aziende sanitarie e i rispettivi tempisti di conservazione. Per maggiore chiarezza vedremo ogni fattispecie nel dettaglio nel paragrafo successivo.

Tabella dei tempi di conservazione documenti sanitari

Tempo di conservazione

Documenti

Conservazione illimitata

Le analisi di accertamento sanitarie su lavoratori, i campioni in laboratorio, le cartelle cliniche proveniente sia dal settore pubblico che da quello privato, i documenti di consenso al trattamento dei dati personali, gli esami di laboratorio e infine referti e radiografie

Conservazione fino alla cessazione dell’attività

le denunce che riguardano i laboratori di analisi, gli ambulatori le case di cura e i presidi sanitari

Conservazione per quaranta anni

la documentazione relativa al recupero retribuzione dei dipendenti assenti dal lavoro per responsabilità di terzi

Conservazione per trenta anni

le ordinanze e i decreti, le attività produttive e le liquidazioni

Conservazione per venti anni

tutte le pratiche della commissione medica locale per quanto riguarda le patenti speciali e le registrazioni relative al sangue (reazioni trasfusionali, emogruppo, anticorpi irregolari, prove di compatibilità)

Conservazione per dieci anni

le radiografie, le fatture, gli estratti conto e le consulenze.

Distruzione dei documenti sanitari

Abbiamo visto che la documentazione sanitaria è un tema sensibile e tutelato da una serie di normative di interesse pubblico e riguardanti la privacy.

Questo corredo di norme riguarda non solo le modalità e i tempi della conservazione ma anche il loro smaltimento.

Infatti l’ente che ha prodotto la vostra documentazione medica non solo deve vigilare a conservarla al sicuro per i tempi previsti, ma deve anche prendere in carico lo smaltimento di questa.

Trattandosi di materiale sensibile e protetto dalle norme del GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati), anche la distruzione di questa documentazione deve rispettare precise prescrizioni.

Perciò è fondamentale avvalersi di professionisti del settore che conoscano alla perfezione le normative e che siano capaci di portare a termine questo lavoro con i migliori risultati.

La distruzione dei documenti sanitari avviene grazie a un particolare macchinario che può essere portato direttamente sul posto e ciò permette ai clienti di poter effettuare lo smaltimento direttamente in sede, evitando fastidiosi trasporti che comportano ulteriori costi e organizzazioni.

Tutto ciò è relativo ai dati cartacei, ma per quanto riguarda la documentazione digitale è altrettanto importante procedere con un servizio di pulizia dei dati capace di eliminare ogni traccia di dati sensibili, senza però compromettere l’hard disk o il supporto utilizzato.

Come conservare i documenti sanitari in formato digitale.

La digitalizzazione dei documenti sanitari rappresenta una vera svolta innovativa, un passo in avanti nella gestione e nell’efficienza dei servizi sanitari pubblici o privati.

Infatti si tratta di un cambiamento che garantisce maggiore efficacia e soprattutto molti vantaggi.

  1.  invece di avere migliaia di copie cartacee contenute in grandi e complessi archivi, tutto sarà gestito di un unico database informatico.
  2. Per cercare un documento sarà sufficiente effettuare una ricerca attraverso le funzionalità del software di archivio e risulterà possibile effettuare diversi tipi di operazioni per ordinare, spostare o modificare i dati.
  3. Tutto ciò porta a una sensibile ottimizzazione di tutto il sistema consentendo risparmio di tempo, energie e denaro, ma guadagnando in qualità del servizio.

Un appunto particolare riguarda le cartelle cliniche che rappresentano uno fra i documenti più importanti in tutto il sistema sanitario, infatti si tratta di quello più prodotto dalle asl.

Le cartelle cliniche sono spesso di mole importante e fanno parte della documentazione da conservare in modo permanente.

La digitalizzazione delle cartelle sanitarie rappresenta un vero interesse strategico e consentirebbe di snellire l’amministrazione sanitaria in modo drastico.

Perciò la cartella clinica elettronica è il fulcro della conservazione di documenti sanitari in formato digitale.

Procedere alla digitalizzazione della propria documentazione sanitaria non potrà che rivelarsi un svolta senza precedenti, tuttavia è importante ricordare alcune cose. Infatti si tratta sempre di una materia estremamente delicata in cui bisogna sapersi districare fra le norme per non commettere errori.

La scelta di professionisti altamente qualificati è un obbligo in un campo come questo. Infatti il processo di digitalizzazione richiede macchinari e competenze specifiche che solo enti qualificati, come la Savino Solution,  sono in grado di fornire.

Per maggiori informazioni consulta la sezione dedicata alla BU Clinica Digitale al link qui sotto: