Il tema della conservazione sostitutiva oggi assume notevole importanza. Come noto è fondamentale non solo redigere, ma anche aggiornare con una certa costanza il manuale della conservazione sostitutiva.

Questo manuale contiene le metodologie, oltre che i riferimenti normativi, che riguardano il processo per la conservazione digitale della documentazione elettronica.

Più in particolare, all’interno del manuale sono anche descritte le responsabilità di tutti i soggetti coinvolti, quindi dei delegati e degli altri collaboratori che partecipano alla dematerializzazione.

All’interno di questo manuale si trovano anche le correzioni, gli errori fatti con le relative soluzioni ma non solo. Sono presenti le modifiche che attengono alla gestione dell’archivio informatico.

Durante i controlli, il manuale di conservazione sostitutiva è il primo documento che viene visionato dai funzionari statali incaricati, in modo da appurare la correttezza delle attività svolta. Si tratta quindi di un documento essenziale per chi esegue la periodica conservazione digitale.

Chi redige il manuale della conservazione?

All’interno di molte aziende ancora oggi il manuale viene tenuto in formato analogico. Tutto questo è possibile perché allo stato attuale non c’è alcuna disposizione normativa che obbliga ad una specifica tenuta e su come conservare questo documento.

Sarà quindi sempre il responsabile a stabilire come dover redigere questo documento.

In ogni caso, per avere una maggiore sicurezza, è sempre indispensabile che il responsabile si preoccupi di convertire il manuale in formato digitale.

Ogni documento analogico, infatti, si presta a numerose modifiche e variazioni, quindi può essere alterato e potrebbe contenere varie cancellazioni. Il digitale, invece, si rivela sicuramente più attendibile.

Il processo di conservazione sostitutiva diventa certo quando le informazioni sono firmate digitalmente e presentano una marca temporale, aspetti che non sono attuabili quando vengono trattati i documenti analogici.

Alla luce di quanto chiarito, il responsabile dovrebbe non solo redigere in maniera digitale il manuale ma:

  • apporre la sua firma digitale
  • inserire la marca temporale
  • conservare il manuale

Cosa succede invece in merito agli aggiornamenti e alle modifiche? In questo casi basta semplicemente ripetere il procedimento, avendo cura di inserire le marche temporali e di tenere traccia di quelle vecchie.

Bisogna tuttavia considerare che in alcuni casi il manuale potrebbe essere soggetto a continue rettifiche giornaliere e ciò scoraggia il responsabile, in quanto costretto ad apporre marche temporali ad ogni cambiamento.

In realtà chi effettua numerose correzioni quotidiane dovrebbe riconsiderare la maniera in cui esegue la dematerializzazione che, con molta probabilità, non viene portata a termine correttamente.

In linea generale, infatti, il manuale deve contenere delle correzioni, ma comunque in numero limitato. Quando infatti si può contare su un processo di conservazione che sia chiaro e automatizzato, nonché rispetto della normativa di settore, i continui aggiornamenti saranno solo un lontano ricordo.

Proprio per questa ragione il responsabile riuscirà a conservare il manuale digitalmente e senza alcun disagio.

Nel frattempo le persone che sono chiamate ad eseguire il controllo sulla documentazione potranno riscontrare informazioni chiare, veritiere e non discordanti.

La marca temporale insieme alla firma digitale sono elementi che garantiscono elevata sicurezza. Sulla carta, invece, si può sempre alterare i contenuti con molta semplicità, con tutte le conseguenze negative del caso.

Vale quindi la pena di investire il tempo nella creazione di un manuale digitale che nel breve e lungo periodo si rivela non solo semplice da redigere, ma anche di rapida consultazione.

Questo documento alla fine conterrà una storia dettagliata e veritiera.

Cosa contiene il manuale della conservazione sostitutiva

All’interno del manuale della conservazione sostitutiva, obbligatorio per poter attuare la conservazione in formato digitale dei documenti, sono racchiuse tutta una serie di informazioni, a partire dall’indicazione del responsabile e degli altri soggetti coinvolti. Il documento contiene anche i dati relativi alle infrastrutture in uso, le misure di sicurezza e tutte le altre prescrizioni che sono utili per verificare il funzionamento del sistema di conservazione.

In buona sostanza questo documento si rivela fondamentale per aggiornare e consentire lo sviluppo del sistema di conservazione di ogni società. Il manuale di conservazione sostitutiva deve essere redatto dal responsabile, quindi dalla persona fisica preposta all’intero processo di conservazione.

Occorre precisare che per poter redigere in modo corretto questo documento sarà necessario predisporre un’introduzione nella quale evidenziare gli scopi della conservazione, i settori specifici, i processi coinvolti e le definizioni tecniche.

Sarà quindi indispensabile riportare:

  1. i dati identificativi di tutti i soggetti che in qualche misura hanno una responsabilità nel processo di conservazione, come ad esempio i delegati.
  2.  Specificare i dettagli sulla struttura organizzativa, con tutti gli obblighi e le funzioni che incombono sugli interessati.
  3. Non dovranno poi mancare le tipologie di oggetti che sono sottoposti alla conservazione, ovvero la descrizione di formati e metadati che sono associati ai documenti, con tutte le eventuali eccezioni del caso.
  4. Il documento avrà poi una sezione relativa ai compiti del responsabile con note che riguardano il personale.

I processo di conservazione parte dalla fase di memorizzazione dei documenti, ovvero dal salvataggio degli stessi sul supporto informatico.

Ognuno verrà poi assegnato ad un’impronta digitale. Quest’ultima non è altro che una speciale sequenza di bit denominata hash che garantisce elevata sicurezza, in quanto non può essere facilmente replicata.

Secondo quanto previsto dalla normativa vigente i documenti dovranno essere leggibili nel corso del tempo, catalogati secondo un ordine cronologico e ricercabili anche singolarmente.

In ogni caso la parte più importante del manuale di conservazione sostitutiva è quella che riguarda i pacchetti informativi, ovvero di versamento, archiviazione e distribuzione. All’interno di questi pacchetti si trova la documentazione di presa in carico, interi fascicoli e metadati.

Occorre inoltre precisare che all’interno del manuale devono essere caricate tutte le istruzioni utili per gestire possibili eventi catastrofici, oltre che sulla gestione della privacy e la manutenzione del software. Particolarmente importanti sono anche le procedure che attengono la produzione dei duplicati.

Secondo la normativa vigente il manuale illustra tutta una serie di argomenti residuali ma non per questo poco importanti, come ad esempio le tempistiche entro le quali occorre scartare determinati documenti, i casi in cui è prevista la presenza del pubblico ufficiale e ogni altro riferimento legislativo.

Perché conviene convertire il manuale di conservazione sostitutiva in digitale

Come visto, anche se il documento aziendale è personalizzabile in base alle specifiche esigenze, visto che si può redigere in qualsiasi formato, le informazioni essenziali non dovranno mai mancare.

Premesso ciò, la stragrande maggioranza delle aziende opta ancora per un manuale di conservazione sostitutiva in formato analogico che, solo apparentemente, potrebbe essere più veloce da redigere e pratico da consultare.

I responsabili scelgono spesso questa soluzione che comunque potrebbe generare tutta una serie di inconvenienti pratici, incongruenze e difficoltà nel reperimento e consultazione dei dati. Con un formato analogico si tende anche a compiere numerose rettifiche che alla fine non forniscono una storia completa e reale dell’azienda.

Diversamente il digitale è molto più sicuro, o meglio si presta benissimo ad un discorso di auditing. Tipicamente nel manuale tenuto in formato analogico, per ogni operazione fatta, scriverò una data con il rispettivo processo fatto in quel preciso giorno. Ora la domanda è : e se ci fosse una marca temporale a “certificare” che in quel giorno il manuale aveva quei contenuti ? E un altra domanda : e se ci fosse la firma digitale, o le firme digitale di tutti gli attori che intervengono sul manuale, nel “certificare” la sottoscrizione dei contenuti ?

Mia personale risposta : molto meglio!. Non solo si avrebbe un vantaggio evidentemente dal punto di vista della correttezza-onestà del processo di conservazione sostitutiva, ma anche dal punto di vista della certificazione dello stesso. 

Quindi, perché rischiare? Un manuale  di conservazione sostitutiva digitale offrirà di certo maggiore sicurezza e garantirà un processo di conservazione chiaro e automatizzato e che segue tutte le indicazioni della normativa.

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