PAdES è l’acronomico di PDF Advanced Electronic Signature, si tratta di una firma elettronica che si basa sul PDF e permette, secondo specifiche tecnologie, di identificare l’autore del documento.

I formati disponibili per le firme elettroniche sono molteplici, ognuno ha delle caratteristiche e delle limitazioni precise. Questo risulta essere uno dei più utilizzati per semplicità, completezza e grado di accettazione da parte delle istituzioni.

Una firma elettronica avanzata che ha valore legale, si può aprire su qualunque pc con un programma gratuito e permette di apporre anche più firme su un solo documento. I file con questo formato hanno l’estensione in .pdf e per verificare la conformità ci sono appositi strumenti designati.

Si utilizza per documenti come atti, contratti, file che necessitano della firma digitale d’autore. Serve in sostanza a dare ad un documento informatico integrità ed autenticità. Lo rende non modificabile e per questo è valido in ogni sede, civile e penale ma anche tributaria. Il formato è accettato in tutta Europa come stabilito dalla normativa vigente in materia.

Cos’è il formato PAdES?

Il formato PAdES permette di creare un file associato al documento che viene generato con un software apposito che firma il documento e il certificato. Da un punto di vista strettamente tecnico per la firma PAdES c’è una caratteristica precisa e la firma viene inglobata nel documento. Questa però serve solo per i documenti in .pdf e non per altre tipologie.

Ci sono quindi dei profili precisi che rendono i documenti in linea con gli standard previsti e che ne assicurano non solo le funzioni tecniche ma anche gli adempimenti legali. Con questi standard è possibile identificare il firmatario in modo univoco, controllare i dati della firma ma anche tutti quelli legati all’ID. La firma digitale formato PAdES ha infatti 4 livelli di verifica per il certificato digitale che vanno da bb per una firma eseguita con un certificato valido in una determinata data a b-LTV per i documenti firmati elettronicamente che devono essere validi per periodi a lungo termine, anche quando gli altri certificati sono scaduti.

Il documento originale è sempre incluso quindi non è necessario salvarlo a parte perché sarà sempre presente e memorizzato. Nel caso del formato PAdES le firme sono esplicite. Nel caso di firma elettronica di base quando il certificato risulta scaduto, la firma non è più valida. I formati di questo tipo invece permettono di integrare delle informazioni che garantiscono la validità della firma a lungo termine quindi anche oltre la data di scadenza del certificato stesso. Questo perché sono dotati di prove di terze parti che autentificano la certificazione.

La firma PAdES viene impiegata, nell’ambito delle firme elettroniche, per autografare un documento come se il firmatario lo facesse di persona. Questo rende più facili le transazioni perché evita la necessità di essere presenti fisicamente.

Tale modalità è sicura, legale e ben strutturata grazie un algoritmo crittografico preciso. I formati più utilizzati sono i PDF che permettono di apporre la firma direttamente al momento, cosicché questa diventi parte del file stesso e non venga registrata a parte come avviene per altri formati. Ciò rende l’invio, l’apertura e la gestione del documento più semplice.

Non serve un software specifico né uno strumento personalizzato, si può usare questa estensione anche per firmare un documento che presenta il modulo apposito. I tre formati consentiti a livello europeo per le firme digitali sono FAdES, CAdES e XAdES.

Che differenza c’è tra firma PAdES e CAdES

La firma PAdES viene riservata ai documenti in formato pdf che mantengono tale estensione e quindi viene letta mediante un software apposito. Diversamente, la firma digitale CAdES rende possibile la modifica al documento e quindi l’apposizione di una nuova firma che non va a modificare l’originale ma lo integra.

La differenza quindi riguarda le due tecnologie, pur restando il contenuto cristallizzato in entrambi i casi.

  • CAdES necessita di un formato software apposito
  • mentre PAdES può essere aperto con un qualunque sistema come Acrobat Reader completamente gratuito.

Tutti e due garantiscono autenticità e non alterabilità e la valenza giuridica ma cambiano le modalità di apertura da un punto di vista strettamente informatico. Nel caso del formato digitale CAdES, la firma digitale ha l’estensione .p7m come tutti gli altri formati.

Se la firma PAdES permette di firmare solo i documenti in .pdf questa variante consente invece di firmare qualunque tipo di documento e qualunque tipo di formato.

Firma PAdES e CAdES sono quindi rispettivamente due modalità con cui è possibile sigillare un documento, di fatto però il formato in pdf risulta più facile da utilizzare ed eseguire per tutti.

Con tutti e due gli strumenti vengono assicurati:

  • Autenticità della firma e quindi identità della persona che ha sottoscritto il documento
  • Integrità della stessa poiché il documento non viene modificato una volta firmato, in caso di firme secondarie sarà sviluppata una nuova versione del file che si aggiunge alla precedente senza riscriverla, così da avere tutto tracciato
  • Non ripudio poiché una volta firmato il documento il soggetto non può ripudiare la sua firma o rinnegarne l’apposizione
  • Validità legale perché tale firma ha valore perfettamente legale in tutte le sedi sia legali che civili.

In generale è possibile apporre entrambe le firme, tuttavia in casi specifici sono richieste delle firme piuttosto che altre:

  • PCT, in caso di processo civile telematico possono essere usate firma PAdES o CAdES a scelta
  • PAT, per il processo amministrativo telematico può essere scelta solo la firma PAdES
  • PTT, con il processo tributario telematico invece è indispensabile l’uso della firma CAdES

In tutti gli altri ambiti è possibile invece avere libera scelta, per una questione di semplicità è comunque indicato il formato digitale PAdES, più facile da gestire e anche da leggere per coloro che ricevono il documento, soprattutto nei casi in cui sia necessario apporre più firme congiuntamente.

Come apporre la firma digitale PAdES

  1. Per firmare i documenti con la firma digitale PAdES è necessario che il documento venga salvato in PDF.
  2. A questo punto è possibile aprire il documento da sottoscrivere con un apposito programma con Acrobar Reader (che si può scaricare gratuitamente dal sito ufficiale).
  3. Aprendo il file, sotto il menu principale nella stringa in alto, è disponibile un sotto menu dove si trovano: Home e Strumenti.
  4. Cliccando su strumenti, bisogna cliccare su Certificati.
  5. Si apriranno quindi diverse opzioni, tra cui Firma Digitalmente. È possibile cliccare su questa dicitura, si aprirà un rettandolo dove sarà possibile apporre la firma. Si può spostare questo in ogni parte del documento in cui sia necessario che vada la sottoscrizione quindi in basso, sul laterale ecc.
  6. Una volta scelto il punto della pagina si può aprire la finestra per scegliere l’ID digitale da usare. Apparirà una preview della firma, si potrà inserire il PIN e poi salvare.
  7. Il salvataggio diretto di Acrobat avviene con l’algoritmo SHA256, è consigliabile non modificarlo perché altre tipologie potrebbero non essere accettate nel caso di documenti specifici.
  8. Una volta terminato il tutto è possibile anche verificare la conformità della firma, basta cliccare sul rettangolo e poi su proprietà, a questo punto è possibile leggerne i dettagli.

Come risolvere il problema delle firme digitali

Quando è necessario inviare una molteplicità di file con firme PAdES il discorso cambia e anche se è facile gestire questa modalità con il formato .pdf, può risultare poco agevole.

Per questo è utile scegliere il nostro programma per la firma automatica massiva da apporre su tutti i documenti. Trattandosi di uno strumento automatico è possibile apporre la sottoscrizione digitale direttamente senza per questo doverlo fare manualmente ad ogni file.

Il programma ha un pannello di firma apposito, è facile da gestire ma ha una modalità semplificata per la firma congiunta di tutto i documenti. Questo non modifica la sua funzionalità, né validità legale, semplifica piuttosto il lavoro di coloro che devono per necessità adoperare molteplici documenti.

Con il programma è possibile firmare documenti ma anche atti. Si può personalizzare graficamente ed è possibile accedere ad una serie di modalità e caratteristiche aggiuntive studiate mediante il programma personalizzato.

Tutti i documenti così firmati avranno facilità di utilizzo mediante i sistemi informatici e saranno automaticamente corretti in caso di eventuali errori.

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