Nel momento in cui un’azienda si rende conto che deve digitalizzarsi, le serve una metodologia corretta per digitalizzare i processi aziendali.

Oggi è aumentata la consapevolezza sull’importanza della digitalizzazione, ma non perché gli imprenditori o i manager non ne fossero a conoscenza, ma semplicemente perché il covid ha accelerato il bisogno di farlo.

C’è un approccio alla digitalizzazione valido per qualunque settore, tipo di azienda o professionista, che trascende dalle tecnologie, dai software, da tutto quello che ruota attorno alla digitalizzazione.

In sostanza, è un approccio di cinque step che permette a un’azienda di digitalizzarsi in maniera corretta e indipendentemente dalla tecnologia. Ora vediamo questi step uno per uno.

I cinque step per digitalizzare correttamente i processi aziendali e a norma di legge

Ancora oggi per digitalizzarsi si parte dalla tecnologia, ma è sbagliato. Strumenti come Teams, Dropbox, CRM e i gestionali sono asset importanti, per carità, ma non sono il punto di inizio.

Cominciare da questi strumenti non serve a niente se non si reingegnerizzano i processi in chiave digitale, e per farlo serve tempo. Vediamo dunque ai cinque step necessari per digitalizzare i processi aziendali.

Primo step: analisi e reingegnerizzazione in chiave digitale dei processi aziendali

In questo step si applicano le regole e le leggi del business process management o del business process reengineering management. In sostanza si fa l’AS IS dell’azienda, cioè un’analisi dei processi attuali, e si individua il TO BE, cioè l’obiettivo da raggiungere in termini di digitalizzazione e reingegnerizzazione dei processi aziendali.

Purtroppo, però, nel 70% dei casi nemmeno i membri dell’azienda sanno come funziona l’azienda stessa e lavorano a braccio. Alcune procedure non vengono rispettate e ragionano con la mentalità del “ho sempre fatto così e ha sempre funzionato”.

Un altro ostacolo è che spesso si vedono soltanto due aspetti del digitale: l’efficienza e l’efficacia. Il digitale deve giustamente apportare delle migliorie, ma non possiamo dimenticarci del terzo aspetto, ovvero la sicurezza. A tal proposito, c’è un impianto normativo robusto sia in Europa sia in Italia (ad esempio il regolamento europeo eIDAS ed il Codice dell’Amministrazione Digitale) proprio perché quando ci si digitalizza bisogna rispettare delle norme.

Ad esempio il processo di sottoscrizione. E qui casca l’asino. A volte succede che le aziende usino programmi americani o europei per le firme elettroniche che non rispettano la normativa italiana. Così quelle firme sono insufficienti dal punto di vista normativo, perché hanno una valenza legale molto bassa e al primo contenzioso ne pagano le conseguenze. 

Secondo step: Dematerializzazione dei processi documentali

Non esiste processo aziendale che non abbia almeno un documento. Il documento è infatti l’attore principale del processo stesso e deve essere gestito in modo intelligente, sicuro e nativamente digitale.

Il fatto che alcune aziende digitalizzano la carta mi meraviglia sempre: producono l’informazione in maniera analogica, la scansionano e dicono di essere digitalizzate. Bisogna invece ragionare al contrario, cioè il documento deve essere nativamente digitale e tutt’al più, in caso di necessità, lo si può stampare.

Spesso i documenti aziendali viaggiano su strumenti come Dropbox e Google Drive – strumenti bellissimi e che uso anch’io – ma che non hanno una valenza legale nella gestione dei documenti informatici, mancando sia un processo di conservazione a norma Agid, sia un processo di immodificabilità, integrità ed autenticità . Per l’appunto, esiste una norma che si chiama “conservazione digitale” ormai da tanti anni. 

Terzo step: Sistemi informativi digitali

La tecnologia non è il punto di partenza e non dev’essere valutata in primo luogo, ma è solo lo strumento.

Dopo avere fatto l’analisi AS IS, avere reingegnerizzato i processi in chiave digitale e verificato che il TO BE risponda alle norme, posso scegliere la soluzione. Quindi non compro il gestionale prima di aver fatto tutto questo.

Inoltre, nello scegliere la tecnologia, non si può ignorare che un’azienda è fatta di persone e processi a monte, e che c’è tutta una considerazione di puro BPM da considerare. Potremo anche avere la migliore piattaforma della NASA o di Tesla, ma se non consideriamo questi aspetti non saremo digitali.

Quarto step: Feedback

Qui entra in gioco la Digital Mindset, infatti non possiamo pensare di fare digitalizzazione in azienda senza una cultura digitale. Nulla può essere imposto, in nessuna azienda.

Bisogna partire dal basso verso l’alto dei processi, e non delle persone, perché il digitale non guarda la gerarchia, non ha un approccio piramidale, ma attraversa in maniera orizzontale tutte le risorse. Bisogna quindi lavorare sul Digital Mindset, cioè creare attraverso i feedback una cultura digitale nelle aziende.

Quando faccio domande del tipo: “Che cosa succede nel TO BE?” oppure “Che cosa hai da dirmi su questo progetto di digitalizzazione?” spesso le persone rimangono a bocca aperta.  Ma non è colpa loro; è colpa di chi ha inserito il digitale dall’alto verso il basso.

Nell’AS IS si fa esattamente questo: si intervista e ci si chiede “Se facessi così che cosa succederebbe?”. E poi si crea una cultura di Digital Mindset che permette all’azienda di pensare in digitale.

Quinto step: Go Live

Questi step non devono necessariamente essere fatti in sequenza, ad esempio lo step quattro può precedere gli step due e tre. Comunque, una volta che le persone e le tecnologie sono allineate ai processi di digitalizzazione, go live! Soltanto allora si potrà parlare di vero Smart Working.

Ora non ti resta che applicare questa metodologia per digitalizzare qualunque processo aziendale.

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Che il digitale sia con te.

Nicola, il Digializzatore

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