La trasformazione digitale non è più una semplice opportunità, ma è un passaggio obbligato

Nel 2011 i gestori telefonici hanno inventato le formule per mettere in mano a CHIUNQUE un Iphone o un Samsung Galaxy, pagando rate bassissime e regalando (di fatto) un oggetto che all’epoca era più che altro di moda.

Le tecnologie digitali sono, di fatto, entrate prepotentemente nelle tasche di utenti che fino a quel momento non avevano nemmeno pensato all’utilizzo di device del genere.

Ma possono davvero aiutarti a digitalizzare la tua impresa?

Le porte del web e del mondo connesso si sono immediatamente aperte per MILIONI di persone, appartenenti a qualunque classe sociale e fascia d’età.

Giovani, giovanissimi, adulti e persino anziani.

Il luogo comune del “ma in Italia gli anziani non sono tecnologici” si è dissolto nel giro di un paio d’anni.

E questa non è un’opinione.

Voglio dire; basta mettere insieme una piccola rassegna stampa per comprenderlo.

Inoltre se diamo insieme un’occhiata a tutte le ricerche mondiali, da Gartner fino ad arrivare agli studi di mercato condotti dalle Università mondiali di tutto il mondo, vediamo che la verità rimane comunque una sola.

Siamo al cospetto di una verità conclamata, espressione di statistiche provenienti da tutto il mondo che non puoi ignorare.

Digitalizzazione delle imprese

Cos’è la digitalizzazione aziendale?

La Digitalizzazione vuol dire tante cose. La Digitalizzazione aziendale può essere :

 

  • Creare un Ecommerce per i servizi della propria impresa (solo il 10% delle piccole e medie imprese lo usa)
  • Creare un App per i propri clienti o per far conoscere la propria impresa
  • Creare un nuovo modello di business
  • Creare una piattaforma digitale
  • Comprare software e tecnologia

 

Ecco.

Il problema è che ci dimentichiamo un aspetto fondamentale.

Cosa si intende per digitalizzazione dei processi aziendali?

La Digitalizzazione aziendale per prima cosa, dovrebbe invece essere :

 

  • Reingegnerizzare i tuoi processi interni in chiave digitale
  • Gestire i processi aziendali senza più fogli di carta in azienda
  • Gestire i processi aziendali solo con documenti digitali
  • Ricordarsi che esistono normative italiane ed europee sui documenti digitali

 

Ecco, come possiamo pretendere di diventare aziende digitali, se non lo siamo prima internamente.

Come possiamo immaginare nella nostra impresa di creare modelli di business digitali, se prima internamente i nostri processi non sono veloci, efficaci, efficienti e sicuri ?

Digitalizzazione processi aziendali: blockchain

Come possiamo pensare all’ultima tecnologia nata, la Blockchain (che si dovrebbe dire le Blockchain), senza capire che dobbiamo imparare prima la gestione adeguata dei dati digitali dei nostri processi ? Sulle Blockchain ci vanno dati digitali, non fogli di carta!

Il livello di digitalizzazione delle imprese deve cambiare marcia!

Digitalizzare le aziende significa lasciare “l’analogico”, per semplificare e snellire i flussi di lavoro automatizzando procedure ed attività aziendali, sia che si tratti di produzione e distribuzione, sia di contabilità aziendale, customer care e marketing.

Si tratta di un percorso costoso e difficoltoso, specialmente per quelle aziende che si affacciano alla digital transformation per la prima volta.

Le aziende che decidono di intraprendere questa strada devono innanzitutto capire cosa di hanno davvero bisogno a livello di tecnologie, le competenze che hanno internamente e quali sono gli investimenti che possono sostenere per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Ecco, questa è la VERA digitalizzazione.

Eppure sento imprenditori che si vogliono digitalizzare e poi magari fanno questo processo :

 

  • arriva un ordine o un contratto in PDF. Già immagino la scena : lo stampi, lo firmi a mano, lo scansioni e lo rimandi via email. Vero ? Ecco, questa NON è digitalizzazione.

 

Questo non è un processo di digitalizzazione aziendale, non è incentrato all’ottenimento di vantaggi sul medio/lungo termine piuttosto che nel solo immediato.

Siamo capaci di trasformare un processo che nasce in digitale, in analogico ed inoltre creiamo anche un impianto documentale a valenza legale quasi nulla. Eh si, perché quella che scambi via email, nell’esempio di sopra, è una semplice fotocopia ! L’originale probabilmente lo getterai nel cestino.

Come avviene la digitalizzazione?

E pensa che per digitalizzare quel processo, non ci sarebbe neanche bisogno di una firma digitale, ma semplicemente di un processo digitale con sottoscrizione elettronica direttamente online e senza appunto chiavette e quant’altro.

E questo è solo un esempio.

L’idea alla base del processo di digitalizzazione delle imprese, è di gestire informazioni e processi in maniera integrata sfruttando la convenienza data dalle tecnologie digitali.

Ti potrei direi che sono quasi certo che scambi migliaia di email al mese per scambiarvi documenti aziendali, senza invece la gestione del workflow digitale documentale che tiene traccia di tutti gli step della tua attività.

Oppure ti potrei dire di tutte quelle procedure aziendali (anche quelle delle ISO) che rimangono procedure su carta. Ma nel vero senso della parola. Senza mai essere digitalizzate, senza controllo, senza efficienti ed efficacia, senza sicurezza.

Potrei anche dirti di tutti quei documenti che hai in azienda e che sono informatici e che non conservi a norma di legge?

Già so che stai pensando: Conserva che? Io archivio.

Ecco, devi sapere che archiviare è una cosa, conservare è un’altra.

Archiviare è quando prendi un documento e lo carichi sui vari Dropbox, Google drive o su un bel server sicuro in cloud, oppure sul nas in azienda e quant’altro.

La conservazione, invece, obbligatoria per legge, è quel processo tecnico-giuridico ed informatico, che garantisce valenza legale nel tempo ai documenti nativi digitali.

Esempio classico? La PEC: documento informativo che deve essere conservato a norma. Oppure la tanto odiata fatturazione elettronica.

La conservazione è regolamentata prima dal DPCM del 3 Dicembre 2013 e poi dal 7 Giugno 2021, dalle linee guida di Agid (Agenzia per l’Italia Digitale).

Quindi, come vedi, ti ricordi quando ti dicevo che esistono delle norme?

Ecco. Probabilmente, per colpa di un mercato che banalizza tutto, non ne sei a conoscenza. E questo ti porta ad avere problemi legali… Vedi ?

E potrei continuare all’infinito. Con tanti altri esempi.

Qual è il vantaggio dei dati digitali?

Prendendo gli esempi di prima, se applicassimo davvero le regole della digitalizzazione, l’imprenditore avrebbe dei vantaggi molto diretti e semplici:

 

  • Digitalizzare le proprie procedure interne ed i propri processi interni. Se l’azienda cresce o vuole crescere, è pronta internamente. Efficienza ed efficacia.
  • Digitalizzare rispettando le norme. L’azienda non avrà contenziosi, problemi legali o con gli enti e gli organi di controllo. Questo perchè ha applicato le norme italiane ed europee (in Europa ad esempio esiste eIDAS) sulla digitalizzazione.
  • Gestire i processi e flussi documentali, tramite workflow digitali. Tutti sanno cosa devono fare e il Board ha traccia di tutti i flussi e tutte le attività.
  • Gestire in modo efficace i dati digitali, il petrolio del nuovo millennio. Tutti lo dicono, anche i bambini, ma nessuno li gestisce bene.
  • Gestire a norma di legge i documenti approtivi (vedi quelli su cui è necessario apporre firme) e digitali (vedi quelli su cui è obbligatorio un processo di conservazione Agid)

 

E questi vantaggi sono anche gli asset-elementi essenziali della digitalizzazione aziendale.

5 cose. Non 1000.

Fatte queste cose, dopo possiamo anche andare a fare gli e-commerce, le App, nuovi modelli di business, blockchain, etc… Se vuoi conoscere nel dettaglio i 5 asset delle imprese digitali, vediti questo video che ti racconta come puoi digitalizzare davvero la tua azienda seguendo i 5 obiettivi e vantaggi sopra indicati:

Se vuoi conoscere nel dettaglio i 5 asset delle imprese digitali, vediti questo video che ti racconta come puoi digitalizzare davvero la tua azienda seguendo i 5 obiettivi e vantaggi sopra indicati: