Introduzione ai problemi che portano l’imprenditore a dover digitalizzare l’azienda

La trasformazione digitale non è più una semplice opportunità, ma è un passaggio obbligato

Nel 2011 i gestori telefonici hanno inventato le formule per mettere in mano a CHIUNQUE un Iphone o un Samsung Galaxy, pagando rate bassissime e regalando (di fatto) un oggetto che all’epoca era più che altro di moda.

Le porte del web e del mondo connesso si sono immediatamente aperte per MILIONI di persone, appartenenti a qualunque classe sociale e fascia d’età.

Giovani, giovanissimi, adulti e persino anziani.

Il luogo comune del “ma in Italia gli anziani non sono tecnologici” si è dissolto nel giro di un paio d’anni.

E questa non è un’opinione.

Voglio dire; basta mettere insieme una piccola rassegna stampa per comprenderlo.

Inoltre se diamo insieme un’occhiata a tutte le ricerche mondiali, da Gartner fino ad arrivare agli studi di mercato condotti dalle Università mondiali di tutto il mondo, vediamo che la verità rimane comunque una sola.

Siamo al cospetto di una verità conclamata, espressione di statistiche provenienti da tutto il mondo che non puoi ignorare.

Cos’è DAVVERO la digitalizzazione aziendale

LA Digitalizzazione vuol dire tante cose. La Digitalizzazione aziendale può essere :

  • Creare un Ecommerce per i propri servizi
  • Creare un App per i propri clienti o per farsi conoscere
  • Creare un nuovo modello di business
  • Creare una piattaforma digitale
  • Comprare software e tecnologia

Ecco. 

Il problema è che ci dimentichiamo un aspetto fondamentale. 

La Digitalizzaziona aziendale per prima cosa, dovrebbe invece essere :

  • Reigengerizzare i tuoi processi interni in chiave digitale
  • Gestire i processi aziendali senza più fogli di carta in azienda
  • Gestire i processi aziendali solo con documenti digitali 
  • Ricordarsi che esistono normative italiane ed europee sui documenti digitali 

Ecco, 

come possiamo pretendere di diventare aziende digitali, se non lo siamo prima internamente. 

Come possiamo immaginare di creare modelli di business digitali, se prima internamente i nostri processi non sono veloci, efficaci, efficienti e sicuri ?

Come possiamo pensare all’ultima tecnologia nata, la Blockchain (che si dovrebbe dire le Blockchain), senza capire che dobbiamo imparare prima a gestire in modo adeguato i dati digitali dei nostri processi ? Sulle Blockchain ci vanno dati digitali, non fogli di carta!

Ecco, 

questa è la VERA digitalizzazione. 

Eppure sento imprenditori che si vogliono digitalizzare e poi magari fanno questo processo :

  • arriva un ordine o un contratto in PDF. Già immagino la scena : lo stampi, lo firmi a mano, lo scansioni e lo rimandi via email. Vero ? Ecco, questa NON è digitalizzazione. 

Siamo capaci di trasformare un processo che nasce in digitale, in analogico ed inoltre creiamo anche un impianto documentale a valenza legale quasi nulla. Eh si, perchè quella che scambi via email, nell’esempio di sopra, è una semplice fotocopia ! L’originale probabilmente lo getterai nel cestino. 

E pensa che per digitalizzare quel processo, non ci sarebbe neanche bisogno di una firma digitale, ma semplicemente di un processo digitale con sottoscrizione elettronica direttamente online e senza appunto chiavette e quant’altro. 

E questo è solo un esempio.

Ti potrei direi che sono quasi certo che scambi migliaia di email al mese per scambiarvi documenti in azienda, senza invece usare un workflow digitale documentale che tiene traccia di tutti gli step della tua attività. 

Oppure ti potrei dire di tutte quelle procedure aziendali (anche quelle delle ISO) che rimangono procedure su carta. Ma nel vero senso della parola. Senza mai essere digitalizzate, senza controllo, senza efficienti ed efficacia, senza sicurezza. 

Potrei anche dirti di tutti quei documenti che hai in azienda e che sono informatici e che non conservi a norma di legge?

Già so che stai pensando: Conserva che? Io archivio. 

Ecco, devi sapere che archiviare è una cosa, conservare è un’altra. 

Archiviare è quando prendi un documento e lo carichi sui vari Dropbox, Google drive o su un bel server sicuro in cloud con nas e quant’altro. 

La conservazione, invece, obbligatoria per legge, è quel processo tecnico-giuridico ed informatico, che garantisce valenza legale nel tempo ai documenti nativi digitali. 

Esempio classico? La PEC: documento informativo che deve essere conservato a norma. Oppure la tanto odiata fatturazione elettronica. 

La conservazione è regolamentata prima dal DPCM del 3 Dicembre 2013 e poi dal 7 Giugno 2021, dalle linee guida di Agid (Agenzia per l’Italia Digitale). 

Quindi, come vedi, ti ricordi quando ti dicevo che esistono delle norme?

Ecco. Probabilmente, per colpa di un mercato che banalizza tutto, non ne sei a conoscenza. E questo ti porta ad avere problemi legali…

Vedi ? 

E potrei continuare all’infinito. Con tanti altri esempi. 

I Vantaggi della digitalizzazione aziendale

Prendendo gli esempi di prima, se applicassimo davvero le regole della digitalizzazione, l’imprenditore avrebbe dei vantaggi molto diretti e semplici:

  • Digitalizzare le proprie procedure interne ed i propri processi interni. Se l’azienda cresce o vuole crescere, è pronta internamente. Efficienza ed efficacia. 
  • Digitalizzare rispettando le norme. L’azienda non avrà contenziosi, problemi legali o con gli enti e gli organi di controllo. Questo perchè ha applicato le norme italiane ed europee (in Europa ad esempio esiste eIDAS) sulla digitalizzazione. 
  • Gestire i processi e flussi documentali, tramite workflow digitali. Tutti sanno cosa devono fare e il Board ha traccia di tutti i flussi e tutte le attività. 
  • Gestire in modo efficace i dati digitali, il petrolio del nuovo millennio. Tutti lo dicono, anche i bambini, ma nessuno li gestisce bene. 
  • Gestire a norma di legge i documenti approtivi (vedi quelli su cui è necessario apporre firme) e digitali (vedi quelli su cui è obbligatorio un processo di conservazione Agid)

E questi vantaggi sono anche gli asset-elementi essenziali della digitalizzazione aziendale. 

5 cose. Non 1000. 

Fatte queste cose, dopo possiamo anche andare a fare gli e-commerce, le App, nuovi modelli di business, blockchain, etc…

Se vuoi conoscere nel dettaglio i 5 asset delle imprese digitali, vediti questo video che ti racconta come puoi digitalizzare davvero la tua azienda seguendo i 5 obiettivi e vantaggi sopra indicati: