Esatto.

Lo ripeto : Non esiste processo aziendale che non abbia all’interno almeno un documento digitale giuridicamente rilevante.

Questo è un Must che ti dimostrerò a breve e che è collegato con la Digitalizzazione dei Processi Aziendali a Norma di Legge. 

Ma andiamo per ordine.

Perché prima ti dicevo che non esiste un processo aziendale che non abbia un documento al suo interno?

Perché oggi in realtà per “documento informatico” non si intende soltanto il PDF.

Il regolamento europeo eIDAS, che non è recente, dice “è un documento qualsiasi contenuto conservato”.

State attenti alla parola “contenuto”.

Prendiamo dei fogli di carta dalla scrivania (si lo so che ce li hai:)) e facciamo finta che siano un PDF: se io apro un PDF con Acrobat e vedo il contenuto, il PDF è il contenitore e il contenuto invece sono i fogli che hai in mano. L’eIDAS ci dice che il contenuto è il documento, cioè questo foglio.

Invece – e questo che ti sto trasferendo è un valore incredibile – se io so che il contenuto, sia esso elettronico, testo, suono, audiovisivo, ecc., è il documento stesso, cambia radicalmente e deve cambiare radicalmente tutta la mia visione dei processi aziendali, ed è il motivo per il quale non esiste un processo aziendale senza un documento informatico.

Perchè ?

Perché il contenuto è ovunque: il database, un form via web, un contenuto audio ad esempio su WhatsApp o su altri social, un’immagine… qualunque cosa si trovi nelle aziende è un documento informatico.

Tanto è vero che il decreto legislativo CAD 82/2005 con le recenti modifiche fatte sia dal DLGS 217/2017 sia dal recente Decreto Semplificazioni,  ci dice che è un documento elettronico quello che contiene la rappresentazione di fatti o dati giuridicamente rilevanti.

Cioè ci dice che tutti i documenti che hanno un valore giuridico rientrano nel mondo della digital compliance.

Ti faccio un esempio pratico, per chi non conosce il codice dell’amministrazione digitale, è la Bibbia della digitalizzazione in Italia, ma non solo in Italia. Noi siamo ultimi in tutte le classifiche, ma in una cosa siamo primi, cioè sulle normative verso la digitalizzazione.

Oggi gli altri paesi europei ci copiano le norme perché abbiamo legiferato tanti anni fa su cose che sono sensibili.

Quindi nel nostro processo abbiamo due aspetti: c’è il documento informatico non giuridicamente rilevante e ci sarà il documento informatico giuridicamente rilevante.

Quindi se ci sono queste due tipologie di documento, devo sapere individuare al volo cosa in quel processo è giuridicamente rilevante e cosa non è giuridicamente rilevante.

Perché?

Perché questo fa tutta la differenza del mondo: se io ho un processo aziendale, e abbiamo detto che c’è sicuramente il documento perché c’è un dato all’interno, e c’è qualcosa che è giuridicamente rilevante, io che ho le competenze devo capire come reingegnerizzarlo in chiave digitale facendo il link a mano a mano che vado a spulciare il processo con le rispettive normative.

Se non è giuridicamente rilevante vado avanti sull’efficienza e sull’efficacia.

Attenzione, perché non riconoscere questi due aspetti è un problema enorme, perché l’azienda un domani si troverà con i contenziosi, con i problemi, con le sanzioni, e così via. Anche perché rischiate di mettere su un processo che non è a norma e quindi domani mattina il primo che conosce e fa problemi ti crea ulteriori problemi.

Quindi è un aspetto che vedremo e che per me è molto caro, e credo che probabilmente questa informazione che ti ho dato adesso sia molto importante.

Qualcuno potrebbe alzare la mano e dire : Nicola, c’è un problema nel tuo ragionamento. Il CAD si applica solo alle Pubbliche Amministrazioni.

Eh no.

Non è così.

E non lo dice Savino. Ma il CAD stesso :

L’art. 2 comma 3 del CAD amplia l’ambito di applicazione ai privati prevedendo che “Le disposizioni del presente Codice e le relative Linee guida concernenti il documento informatico, le firme elettroniche e i servizi fiduciari di cui al Capo II, la riproduzione e conservazione dei documenti di cui agli articoli 43 e 44, il domicilio digitale e le comunicazioni elettroniche di cui all’articolo 3-bis e al Capo IV, l’identità digitale di cui agli articoli 3-bis e 64 si applicano anche ai privati, ove non diversamente previsto.”

Quindi pensa qui stiamo parlando solo dei documenti informatici.

Ma se è vero quanto indicato dall’articolo 2 comma 3, ti devo parlare anche di un altro aspetto: Ovvero della validazione di un processo documentale, cioè come dare valore legale a qualunque processo documentale digitale se io ho un dato giuridicamente rilevante.

Vedi che saper riconoscere non è banale, perché se io disegno un bellissimo processo digitale ma non mi accorgo che dentro c’è una norma da linkare questo è un problema enorme perché mina il business dell’azienda. Quindi i documenti devono rispettare i requisiti del CAD e ce ne sono tantissimi.

Ad esempio se deve eventualmente esserci un ciclo di firme, e poi bisogna riconoscere quali firme: firme elettroniche, firme semplici, firme qualificate, firme avanzate, firme digitali, firma con lo SPID, firma con la blockchain.

Oggi c’è la firma sulla blockchain, che per me è – passatemi il termine – una cagata pazzesca e ve lo dimostrerò nei prossimi articoli.

Adesso c’è la firma con SPID, che è una bella cosa perché oggi siamo a 20 milioni di SPID erogati su 60 milioni, e c’è stata questa accelerazione per il covid e perché l’INPS, per esempio, ha detto che dal 1° ottobre non c’è più il PIN ma c’è lo SPID.

Il bello è che il cittadino può firmare qualunque documento con la pubblica amministrazione.

Quindi capire quale firma serve, se serve una firma, perché oggi anche se si può immaginare che una firma digitale vale sempre non è detto che sia necessario in quel processo, magari basterebbe una firma elettronica semplice. Quindi anche capire come analizzare il processo e capire quale firma, quando va fatta, e così via, diventa molto importante.

Perché sappiamo che se io ho dei documenti giuridicamente rilevanti la strada è segnata, c’è una norma, o più norme (la maggior parte delle volte sono più norme) e si dovranno riconoscere quali norme inserire. Ma questo anche per ciò che riguarda il mondo contabile e amministrativo: la fatturazione elettronica è l’esempio eclatante di normativa unica ma che in realtà esplode in un milione di normative da incrociare, interpelli dell’Agenzia delle entrate, e così via.

Insomma la domanda ora da porti alla fine di questo articolo è questa : Cosa è giuridicamente rilvente nella tua azienda ?

Io ti dico quasi tutto, poi vedi tu.

Ma come si dice, uomo avvisato, mezzo salvato.

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