I processi di archiviazione elettronica e di conservazione sostitutiva rientrano nell’ambito della gestione documentale aziendale, con il fine di assicurare la corretta amministrazione, archiviazione e conservazione dei documenti, nel rispetto delle norme di legge vigenti.

Spesso confusi come simili, se non addirittura come sinonimi, in realtà si tratta di due processi diversi.

Cos’è l’archiviazione elettronica?

Per archiviazione elettronica si intende quell’insieme di processi amministrativi e informatici che permettono di conservare i documenti su supporti digitali o su di un computer.

Con “documenti “si intendono sia quelli creati direttamente in digitale, sia quelli realizzati nella fase del processo di dematerializzazione, volto a eliminare i documenti cartacei.

L’ archiviazione elettronica non è soggetta ad alcuna normativa di legge, ma riguarda la facilità e la velocità con cui, soprattutto in ambito aziendale, si possono reperire i documenti salvati.

Grazie a questo procedimento un’azienda potrà consultare velocemente i documenti, senza doverli cercare in archivi cartacei, traendone un notevole vantaggio sia in termini di costi che di tempo.

Cos’è la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva è un processo complesso che, avvalendosi di soluzioni informatiche, conferisce ai documenti informatici un valore giuridico, garantendone l’integrità e l’autenticità nel tempo, ma anche la consultazione e la leggibilità degli stessi.

Nella conservazione sostitutiva, proprio come chiarisce il termine stesso, i documenti sono trasformati da cartacei in digitale tramite appositi strumenti, come fotocamere o scanner. Tale processo di sostituzione consente, nei casi previsti dalla norma, di poter distruggere i documenti cartacei originali o di non doverli stampare.

Archiviazione e Conservazione: la differenza principale

Archiviando dei documenti li collochiamo, protocollati, in uno spazio preciso per essere in seguito trovati e consultati facilmente. Questo riguarda sia i documenti cartacei che quelli informatici.

La conservazione dona valore giuridico ai documenti conservati digitalmente, è obbligatorio nella Pubblica Amministrazione, consigliato anche per il settore privato e aziendale.

Il processo inizia con la conversione e memorizzazione del documento in formato digitale, in secondo luogo vengono apposti firma digitale, marca temporale e altri metadati da parte del responsabile della conservazione.

Validità legale e conservazione a norma: le caratteristiche

La conservazione sostitutiva è regolamentata da normative di legge volte a garantire l’integrità e la leggibilità di un documento informatico, con il fine che questo non venga modificato e resti integro nel tempo.

I documenti informatici, derivanti dalla conservazione sostitutiva, devono essere autenticati tramite firma digitale e marcatura temporale.

La prima viene applicata sui documenti in digitale, come la firma autografa.

La seconda è una sequenza di caratteri, contenenti una data e un orario preciso, che attribuiscono a un documento informatico un riferimento temporale certo, e quindi opponibile a terzi, così come delineato dall’articolo 20, comma 3 Codice dell’Amministrazione Digitale Dlgs 82/2005.

Le nuove Regole Tecniche, DPCM del 3/12/2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12/03/2014, ed emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale definiscono i ruoli e le figure del produttore dei documenti, dell’utente e del responsabile della conservazione.

Quali documenti si possono conservare?

La legge prevede l’obbligo di conservazione per ricevute fiscali e fatture elettroniche. Seguendo le normative in vigore è possibile conservare digitalmente anche altri documenti, liberandosi così degli archivi cartacei, vediamone alcuni:

  • Contratti firmati digitalmente
  • DDT documenti di trasporto
  • Scontrini fiscali
  • Dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
  • Modelli di pagamento come F23 e F24
  • Registri contabili
  • Cud
  • Corrispondenza
  • Libro dei soci, delle adunanze e deliberazioni
  • Documenti protocollati
  • Documenti sanitari
  • Bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
  • Scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
  • Registro giornaliero di protocollo

Il Responsabile della conservazione: chi è e qual è il suo ruolo

Il Responsabile della conservazione gestisce e attesta che svolgimento del processo di conservazione digitale sia eseguito correttamente e secondo le norme di legge. Si occupa di generare il rapporto di versamento dei documenti e del pacchetto di distribuzione apponendo la firma digitale, garantisce la conservazione e la consultazione dei documenti digitalizzati.

Archiviazione e Conservazione delle fatture elettroniche

L’obbligo di fatturazione elettronica comporta la necessità di conservare, secondo la normativa vigente, sia le fatture ricevute che quelle emesse. Le fatture elettroniche devono essere in formato XML, contenere riferimenti quali: mittente, destinatario, partita iva, codice fiscale, importo fatturato.

Il processo di fatturazione elettronica si conclude con l’archiviazione e la conservazione.

Con l’archiviazione si rendono immodificabili i dati delle fatture nel corso dell’anno; la conservazione è un procedimento informatico che rende disponibile la consultazione delle stesse, a fronte di richieste di controllo dagli organismi predisposti, garantendone l’integrità e la validità.

Fatture cartacee: perché conservarle e chi deve farlo

Nella circolare del luglio 2020 sulle deduzioni fiscali si legge: “Si ricorda che, qualora il cliente sia un consumatore finale (operazione B2C), l’esercente dovrà comunque mettere a disposizione della controparte, al momento dell’emissione della fattura elettronica, una copia analogica o elettronica della fattura, salvo che il cliente non vi rinunci.”

Conservatore accreditato

Le fatture elettroniche possono essere conservate in azienda o si può incaricare un soggetto esterno autorizzato, il cosiddetto “conservatore accreditato”, in possesso dei requisiti in termini di qualità e di sicurezza individuati da AgID.

Vantaggi e Benefici

La digitalizzazione ha molti vantaggi evidenti come:

  • ridurre lo spreco di carta
  • non dover avere spazi fisici per gli archivi
  • accessibilità immediata alle informazioni e ai documenti
  • comunicazione e condivisione facile e immediata

Archiviazione Documenti. Perché usare un software di gestione documentale?

Per un’azienda che vuole essere efficiente e performante, il passaggio alla gestione e archiviazione digitale è uno step che non può tralasciare.

I procedimenti per farlo richiedono requisiti di legge talmente esigenti che per un’azienda è difficile riuscire a soddisfarli del tutto.

Utilizzare un software di gestione documentale ad alta sicurezza, ti permetterà di sgravarti da questo lavoro, liberandoti, inoltre, da tonnellate di documenti cartacei.

Savino Solution agisce per te professionista da responsabile della conservazione digitale, mettendo a disposizione prima un sistema, il “DM7”,  in grado di digitalizzare i documenti con i relativi processi di elaborazione; in seguito l’applicazione full web CONSERVA.cloud®, un archivio digitale totalmente sicuro, in cui poter conservare tutti i documenti di valore legale elaborati dalla tua azienda secondo le norme di legge.

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