“La grafometrica” è una modalità di firma che – fin dai tempi della sua ascesa, il cui picco è stato raggiunto intorno, direi, al 2014 – ha sempre rappresentato una dimostrazione tangibile di come la tecnologia possa trasformare i processi da cartacei a digitali.

Applicare questo processo in modo corretto – tuttavia – è sempre stato piuttosto impegnativo….

 

Per anni (adesso meno) si è sempre fatta enorme confusione in merito ai dispositivi certificati per una corretta raccolta della firma grafometrica.

 

Ricordo ancora quando, circa 5 anni fa, comparvero i primi pos alle casse automatiche dei supermercati, che permettevano di firmare la ricevuta della carta di credito direttamente sul terminale (assolutamente fuori norma).

I prodotti “consumer”, certificati per questo genere di firma, hanno cominciato via via ad acquisire quotazioni di mercato più abbordabili rispetto agli inizi, quando un tablet idoneo alla raccolta della firma grafometrica, arrivava a costare mediamente intorno ai 700 euro al pezzo.

Una volta distribuiti su larga scala, come sempre accade, i prodotti consumer hanno iniziato ad essere distribuiti con un turnover decisamente troppo veloce.

Prova a pensare ad una compagnia di autonoleggi, che per implementare la firma grafometrica in tutte le “stazioni” italiane – per esempio – può impiegarci circa un anno. Per poi scoprire che il tablet scelto è diventato obsoleto, sostituito da un altro device.

Avere dispositivi diversi installati in rete per una stessa funzione, non è solo un problema di stile. Diventa un problema di “processo”. Avere dispositivi diversi significa non avere una routine di installazione, significa avere eccezioni su eccezioni da gestire, significa avere falle di sicurezza da colmare costantemente.

 

È semplicemente ingestibile. 

  • Le tavolette grafiche sono più affidabili rispetto ad un ipotetico tablet consumer, ma sono limitate ad un singolo impiego.

Le puoi usare solo per firmare documenti, come fossero un foglio di carta “digitale”.

Se una postazione non viene utilizzata, quel dispositivo semplicemente non lavora e non lo puoi ammortizzare in altro modo. Mentre un tablet, installato in un punto di front end chiuso, può comunque mostrare informazioni, può mostrare delle pagine web, pubblicità, contenuti multimediali.

Inoltre, la tavoletta grafica “vive” solo collegata ad un PC, non ha fotocamere per raccogliere i documenti di identità dell’utente prima della firma (che – ti ricordo – è un’operazione ESSENZIALE se l’utente sta firmando per la prima volta un tuo documento aziendale con questa modalità).

  • Infatti, per una corretta acquisizione della firma grafometrica….devi acquisire i documenti del cliente, almeno la prima volta.

 Come raccontato più volte nelle pagine di questo blog, non puoi acquisire la firma di un utente con “la grafometrica”, se la prima volta non hai acquisito e conservato a norma almeno il suo documento di identità. Cosa di per sé non difficile dirai, ma dipende dai casi. Molte aziende, ad esempio, non avrebbero nessun motivo “di business” per implementare degli scanner su ogni singola postazione di front office. Ma per un corretto processo di firma, occorre prevedere anche questo strumento e – se ragioniamo sempre su larga scala – questo fa lievitare i costi.

  • I prodotti di fascia alta sono costosissimi per implementazioni su larga scala.

 Nel recente passato, alcuni ospedali hanno cercato di adottare dispositivi di firma da installare agli sportelli e nei reparti.

Ma un dispositivo di fascia alta, idoneo per la raccolta della firma grafometrica, può arrivare a costare tra i 1.500 e i 3.000 euro. Acquistarne anche solo 100 pezzi (un numero ridicolo, se applicato ad una grande organizzazione), richiede budget impensabili per il 99% delle aziende italiane. Questo nonostante buona parte di questi costi siano ammortizzabili proprio grazie alla longevità di questi dispositivi, che si rompono più raramente di quelli consumer e restano sul mercato molto più tempo di quelli consumer. Ma è molto difficile che una fornitura simile possa risultare accettabile per una PMI.

  • Per ogni singola postazione, devi anche considerare il costo del singolo certificato. Una voce di spesa che – spesso – è ricorsivo, in quanto il certificato va rinnovato annualmente.

 

Insomma, implementare un processo di firma grafometrica, all’interno di un’organizzazione, è una vera sofferenza

Questi sono alcuni dei motivi per i quali, se ci pensi, la firma grafometrica non ha raggiunto negli anni il successo che – alla sua “nascita” – tutte le attribuivano, dando praticamente per scontata una sua diffusione di massa dentro ospedali, autonoleggi e in qualunque organizzazione faccia sottoscrivere documenti attraverso reception, sportelli e punti di front end.

Così non è stato, se non nelle banche.

Ma i problemi di natura tecnico/tecnologica non sono i soli ostacoli che frenano il successo di questa innovazione (che ormai tanto nuova non è).

Col passare del tempo, infatti, si è aggiunta un’aggravante: gli studi legali hanno capito quanto buchi normativi si nascondano – mediamente – dietro ai documenti sottoscritti con firma grafometrica negli ultimi 5-6 anni.

Presentare un’istanza di disconoscimento della firma del cliente, è diventato facile come bere un bicchier d’acqua. Basta seguire un protocollo iper-collaudato, presentando l’istanza con tutta calma. Un legale ha tempo fino alla prima udienza, che tipicamente non viene fissata il giorno dopo l’istruzione della causa.

Basta navigare in qualsiasi blog di qualunque avvocato scriva online per capire che ormai il disconoscimento della firma è un metodo comunemente usato per sciogliere un contratto, o destituire un documento di qualunque solidità.

La triste fine del pioniere

 

Così, chi si è avventurato per primo nella digitalizzazione delle firme autografe, si trova oggi un danno enorme.

Perché inizialmente non è che la firma grafometrica fosse implementata con grande accortezza; ricordo ancora i terminali POS delle casse automatiche con il pennino in gomma per firmare la ricevuta della carta di credito.

Per non parlare di quanto – fin qui – sia stato raro vedere processi di acquisizione fatti per bene, acquisendo il documento d’identità dell’utente.

La stragrande maggioranza delle organizzazioni che hanno implementato questo strumento, oggi si trova tonnellate di documenti digitali in archivio che non valgono praticamente nulla.

Ma se fino a poco tempo fa si poteva giocare con la scarsa consapevolezza degli utenti – e dei loro avvocati – oggi la procedura di disconoscimento delle firme grafometriche è diventata “roba mainstream”, come le sigle dei cartoni animati per la mia generazione.

 

Se solo esistesse un modo per permettere agli utenti di firmare contratti e documenti digitali nei punti accettazione, senza dover elaborare complessi certificati e procedure di firma e senza esborsi economici ingenti per acquisire device idonei e certificati di firma….

 

Non sarebbe fantastico, se ci fosse un modo per consentire agli utenti di firmare documenti digitali in tempo reale, senza doversi necessariamente svenare per acquistare dispositivi appositi e certificati di firma?

E non sarebbe tutto molto più facile, se si potesse fare tutto questo senza che l’operatore allo sportello fosse costretto ad acquisire i documenti di identità del cliente, se è la prima volta che sta apponendo una firma grafometrica su un documento generato dalla tua organizzazione?

 

Risolvi tutto con un Token

Per questo motivo, nell’ultimo anno, ho investito tempo e risorse nello sviluppo di sistemi che consentano agli utenti di firmare documenti digitali offline, in tempo reale, senza la necessità per la persona di avere con sé una pennetta per la firma digitale e senza dover necessariamente acquisire i documenti di identità dell’utente, con ulteriori aggravi di tempo per la raccolta di appositi consensi privacy per questo genere di attività.

Il mercato, da tempo, chiedeva con insistenza un metodo di firma che permettesse la chiusura di transazioni in tempo reale, e che fosse per di più trasversalmente valida sia per i processi “offline” che per quelli “online”, incluse le transazioni telefoniche che possono avvenire – per esempio – tramite call center.

Grazie alla generazione dei token di firma, posso – per dire – inviare un codice temporaneo sullo smartphone del cliente che sta sottoscrivendo un documento, e associare questo token alla pratica sottoscritta digitalmente, in modo inoppugnabile, stavolta.

 

Ma….non si può farla sempre così facile

 

Ci sono, pur sempre, da considerare delle possibili casistiche per le quali la firma grafometrica resta fortemente consigliata.

Se pensiamo ai processi clinici, ad esempio, possiamo immaginare le difficoltà che incontreresti nel tentativo di sfruttare i token per far firmare – digitalmente – al paziente un consenso informato, in un punto di front end situato presso le diagnostiche, collocate normalmente nei sotterranei e in ambienti schermati.

Oppure al letto del paziente, durante un ricovero, nel caso in cui si rendesse necessario sottoporre la persona ad una TAC, facendole firmare un consenso informato.

Il rilascio di un token richiede quantomeno l’utilizzo di uno smartphone, da parte dell’utente, e che ci sia connettività almeno sulla linea GSM.

 

È indispensabile ripensare ai processi di firma degli utenti attraverso dei Signature Orchestrator

Segnati il termine “Signature Orchestrator”, perché ne sentiremo parlare parecchio nei prossimi anni.

Perché, come hai potuto capire leggendo queste righe, il processo di firma degli utenti è destinato a diventare qualcosa di molto delicato ed imprescindibile, anche dal punto di vista della resilienza e delle normative sulla sicurezza post covid, per diminuire il fattore di “contatto fisico”.

Ma non puoi pensare di gestire questi processi come successo negli anni passati:

Non puoi pensare di perderti dietro a diatribe tecnologiche sui device da usare, sulla fascia di prezzo su cui orientarti e sulla longevità dei prodotti che cambiano ogni giorno

Non puoi combattere con procedure articolate che ti vogliono obbligare a raccogliere documenti di identità a chiunque debba sottoscrivere un documento presso un punto di front end aziendale

Nell’ottica di misure anti covid, non puoi neppure pensare di limitarti a risolvere il problema delle sottoscrizioni di consensi e contratti con modalità diverse, a seconda che il cliente si presenti fisicamente in azienda o voglia finalizzare la sua pratica al telefono, oppure online.

Ecco perché è indispensabile pensare all’adozione di un Signature Orchestrator; una piattaforma, basata sempre sul concetto di Workflow, capace di orchestrare le modalità di firma giuste nel posto giusto.

Portiamo avanti l’esempio dell’ospedale e dei consensi.

Con un Signature Orchestrator, posso istruire la mia piattaforma affinché predisponga un processo digitale di firma dei consensi con token per i pazienti che prenotano una visita agli sportelli di prenotazione delle visite ambulatoriali, o attraverso un totem self-service, o una app dell’ospedale, oppure ancora telefonicamente.

In questo caso il paziente firma semplicemente inserendo il proprio token nel documento di prenotazione, senza bisogno di tablet, pennini, o di scanner per la scansione dei documenti di identità.

Mentre potrei istruire il Signature Orchestrator affinché predisponga processi di firma grafometrica solo nell’ufficio ricoveri, dove attrezzerò postazioni idonee per questo processo, con tablet certificati per la rilevazione delle firme grafometriche e scanner per la scansione dei documenti di identità.

In questo modo, faccio firmare al paziente il consenso e raccolgo la sua firma grafometrica, in modo che se il personale medico si trovasse nella condizione di fargli firmare ulteriori consensi informati durante il ricovero, avrò già predisposto correttamente il processo, acquisendo una prima firma grafometrica dell’utente e registrando i suoi documenti d’identità.

Così il paziente è tranquillo e il personale medico-infermieristico anche.

Perché qualsiasi cosa debba essere firmata digitalmente durante il ricovero, potrà essere sottoscritta tramite un token o tramite la firma grafometrica indistintamente.

Prova con un minimo di immaginazione a pensarci su; quanti possono essere i campi di applicazione di un Signature Orchestrator?

Sono pressoché infiniti.

Un Signature Orchestrator può essere sfruttato anche per allestire processi di firma digitale capaci di adattarsi al contesto logistico.

Posso essere l’IT manager di una compagnia di autonoleggi con diversi uffici in Italia. Posso fare una veloce assessment logistico e determinare, ad esempio, che l’80% degli uffici si trova in luoghi e spazi dove la connettività, o il segnale GSM, sono sempre disponibili.

E allora istruirò il Signature Orchestrator per acquisire le firme dei clienti attraverso token.

Poi posso constatare che il 20% degli uffici si trova in zone sotterranee o schermate di aeroporti e stazioni; in questo caso – E SOLO IN QUESTO CASO – mi doterò di tablet per la firma grafometrica – e scanner per la scansione dei documenti di identità – istruendo il Signature Orchestrator affinché SOLO in quelle sedi recepisca documenti firmati – appunto – con le firme grafometriche.

 

Sembra fantascienza vero? Ma se ti dicessi che puoi, invece, visionare un Signature Orchestrator oggi stesso?

Negli ultimi mesi mi hai visto trafficare parecchio con i processi di firma.

A Novembre è stato lanciato Securorder, che è in realtà una piattaforma progettata per firmare digitalmente ordini a distanza, anche se nessuna delle due parti possiede una firma digitale, in cui la tecnologia “ Identity Token “ rappresenta il maggior elemento di innovazione.

Negli ultimi giorni ho lanciato Symphosign, per la gestione delle firme grafometriche.

Mettendo insieme queste piattaforme, e legandole insieme attraverso le tecnologie documentali messe a disposizione da DM7, oggi sei in grado di assistere ad una Demo completa sulle funzionalità di un Signature Orchestrator e puoi farlo anche….subito….

 

Hai la possibilità di vedere in azione questo ecosistema con una demo gratuita

Voglio che, in tutta comodità, tu possa assistere all’efficacia di un Signature Orchestrator in una sessione Live – di ben TRENTA minuti – con Dante Granese, che sarà ben felice di farti alcuni esempi pratici, mentre – nello stesso momento – risponde alle tue domande, risolve i tuoi dubbi, analizza con te ogni singolo aspetto.

 

Ma, naturalmente, questa Demo non è per tutti

Se mi segui da un po’, conosci bene la prassi di dare una notizia cattiva dietro ad una notizia buona.

Sembrano volgari trucchetti di marketing, ma in realtà – se ci pensi un attimo – capisci perfettamente che non c’entra nulla.

Non mi diverto mettendo limitazioni.

Ma è evidente che Dante non sia in grado di gestire 3000 demo in un giorno, tanti quanti sono i manager, gli imprenditori e i professionisti che seguono i miei canali e che finiranno col leggere questo articolo.

Quindi non si tratta di fare la televendita dei divani e di usare i proclami da “solo i primi fortunati”, è che Dante non si lascia clonare.

Ho provato a prendergli il DNA, ma si rifiuta.

Quindi solo se sei uno tra i primi 20 a compilare – gratuitamente – il form qui sotto, potrai concordare direttamente con Dante una Demo del nostro ecosistema di Singature Orchestrator.

 

Compila subito il form, se non riuscirai a rientrare tra i primi 20 ti inseriremo in lista di attesa e ti contatteremo appena possibile

 

Non vogliamo lasciare nessuno indietro, ma se non dovessi farcela a piazzarti tra i primi 20 forsennati disposti a scrivere il loro nome sul form qui sotto, ti richiameremo.

Non so quando potrò rimettere a tua disposizione Dante per 30 minuti gratis, ma ti prometto che appena sarà possibile ti chiameremo.

 

Se vuoi vedere all’opera un Signature Orchestrator, senza aspettare le calende greche, compila SUBITO il form qui sotto. Verrai contattato in poche ore per concordare una demo live di Symphosign, il Signature Orchestrator progettato secondo il Metodo Savino

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