Definizione di dematerializzazione e digitalizzazione

Dematerializzazione e digitalizzazione sono due termini, molto utilizzati negli ultimi anni e spesso confusi, che fanno parte di una strategia aziendale precisa, ovvero quella di partecipare attivamente al progetto globale di riduzione dello spreco di carta, per un mondo meno inquinato e più pulito. “Dematerializzare” un documento significa trasformare in formato digitale un documento cartaceo, utilizzando strumenti in grado catturare immagini, quali scanner, macchine fotografiche, ma anche semplici smartphone. Il processo di dematerializzazione può avere dei limiti in quanto non è un file elaborabile, pensiamo alla presenza di timbri, di firme autografe etc. Con “digitalizzati” invece, si intendono quei documenti già prodotti in formato digitale, come per esempio una fattura in PDF che viene generata automaticamente da un software gestionale o un contratto che viene creato tramite un’applicazione aziendale. Tutti e due sono file informatici, la differenza sostanziale sta nell’origine dei documenti, uno nasce su materiale cartaceo, uno non ha bisogno di trasformazione.

Dematerializzazione dei documenti

La dematerializzazione è un’azione volta a trasformare un supporto cartaceo in un’immagine digitale, a norma di legge e mantenendo il valore giuridico. Come si procede? Il punto di partenza è scannerizzare tutti i documenti, il secondo passo è la creazione di un sistema di archiviazione per la ricerca degli stessi. Il tempo perso per archiviare e ricercare documenti cartacei è una perdita di tempo e, conseguentemente di produttività, che si stima intorno al 5% e il 15% del fatturato aziendale. La dematerializzazione è in grado di portare alle aziende numerosi vantaggi:
  • Liberarsi da kg e kg di carta
  • Abbattere i costi per la stampa e la manutenzione delle stampanti
  • Rendere facile e veloce la tracciatura e la ricerca dei documenti
  • Riproducibilità senza limiti dei documenti conformi all’originale
  • Archiviazione rapida
  • Risparmio dei costi dedicati al personale apposito per l’archivio
  • Abbattere le spese di gestione
  • Liberare gli spazi fisici destinati all’archiviazione
  • Invio rapido dei documenti digitali e senza costi aggiuntivi per le spese di spedizione
Ci sono innumerevoli vantaggi per cittadini e professionisti nell’utilizzo della dematerializzazione da parte di Enti Pubblici e della Pubblica Amministrazione, come il rendere i documenti consultabili e scaricabili online, o la consultazione di manoscritti antichi e preziosi altrimenti non raggiungibili.

Digitalizzazione dei documenti

La digitalizzazione dei documenti permette una condivisione rapida delle informazioni, consentendo inoltre l’integrazione di documenti di vario formato: testo e immagini, video, elementi interattivi, etc… Sono numerosi i vantaggi nel creare documenti direttamente in formato digitale:
  • Si evita la stampa
  • Si ha la sicurezza che i documenti arrivino al destinatario, tramite le notifiche di avvenuta ricezione
  • Documenti elaborati rapidamente che non restano in attesa
  • Informazioni facilmente accessibili, recuperate e trasmesse istantaneamente
  • Automatizzazione dei processi amministrativi
  • Liberare il tempo che si può dedicare alla produttività
L’ottimizzazione dei processi, grazie alla tecnologia digitale, non è un mero progetto informatico, ma un’operazione di trasformazione globale. Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti sono una vera sfida economica ed ecologica per tutte quelle aziende, enti pubblici e privati che, oltre a:
  • ridurre la quantità di rifiuti
  • risparmiare sui costi per la stampa e l’archiviazione
  • facilitare lo scambio di documenti
riusciranno a rendere i processi amministrativi più veloci e sicuri, snellendo le procedure burocratiche, riducendo il rischio di errori, e i costi che ne derivano, dell’elaborazione manuale. Secondo quanto stabilito dal codice dell’Amministrazione Digitale-CAD sia i file dematerializzati, sia i file digitalizzati tipi di file devono essere conservati digitalmente.

La digitalizzazione in Italia

Il nostro Paese sta facendo molti passi in avanti nella digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti. Progressi volti a semplificare l’accesso alla PA, soprattutto durante il periodo del Covid. Il Decreto di Semplificazione e innovazione digitale (DL n. 76/2020) contiene nuove regole e strumenti per velocizzare il processo di trasformazione digitale del Paese, accelerare la digitalizzazione dei servizi pubblici e semplificare i rapporti tra cittadini e pubblica amministrazione. Entro il 28 febbraio 2021, per esempio, tutte le amministrazioni dovranno passare al Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID) e alla Carta d’Identità Elettronica (CIE). L’identificazione digitale sarà equiparata all’esibizione di un documento d’identità e permetterà di evitare lo spreco di carta per fotocopie o allegati. Tramite l’app “IO” inoltre, i cittadini avranno accesso, anche tramite smartphone, a tutti i servizi pubblici trasformati in digitale; si potranno effettuare autocertificazioni e pagamenti alla Pubblica Amministrazione, presentare istanze e dichiarazioni. Tra le novità per cittadini e le imprese forniti di domicilio digitale c’è la raccomandata cartacea, che verrà sostituita da una comunicazione digitale, un sistema rapido e sicuro per la notifica degli atti amministrativi. Ci stiamo evolvendo verso una PA sempre più digitalizzata, che ha anche come progetto la creazione di un cloud nazionale per i dati pubblici. Questo garantirà una maggiore autonomia tecnologica dell’Italia, assicurando ulteriormente la sicurezza delle infrastrutture digitali della pubblica amministrazione e dei servizi online.  

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